Skenario bisnis sekarang berbasis proyek. Proyek melibatkan tim lintas fungsi, dan keragaman pendapat membantu dalam inovasi. Tujuan dari banyak proyek bisnis adalah untuk memenuhi dan melampaui harapan pelanggan. Manajemen proyek terintegrasi adalah mantra bisnis baru, di mana manajemen proyek adalah proses integral dari pelaksanaan rencana strategis. Memahami proses siklus proyek sangat penting untuk semua bidang pekerjaan karena diterjemahkan ke efisiensi yang lebih baik.
Definisi Proyek
Bisnis sering mengandalkan "proyek" untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. “Proyek” dibedakan dari kegiatan rutin sehari-hari dan “program” jangka panjang dengan karakteristik tertentu. Agar dapat disebut "proyek" tugas harus memiliki tujuan tertentu, harus menjadi upaya satu kali dengan rentang hidup yang ditetapkan. Proyek juga memiliki spesifikasi kinerja dan dibatasi oleh waktu, uang, tenaga kerja, dan sumber daya lainnya. Setiap siklus hidup proyek ditandai oleh empat tahap: tahap pendefinisian, tahap perencanaan, tahap pelaksanaan dan tahap penyampaian.
Manajemen proyek
Manajemen proyek adalah proses perencanaan, penjadwalan dan pengendalian proyek. Beberapa faktor telah menyebabkan peningkatan penekanan pada manajemen proyek yang efisien. Meningkatnya persaingan global telah menyebabkan siklus hidup produk terkompresi. Bisnis menghadapi skenario pengembangan produk "waktu ke pasar" yang lebih singkat. Ledakan pengetahuan dengan jaringan informasi bersama dan peningkatan fokus pelanggan telah berkontribusi pada kompleksitas yang lebih besar dalam sifat proyek. Ini membutuhkan manajemen tim proyek lintas fungsi yang efisien. Perusahaan juga melakukan banyak proyek secara bersamaan. Oleh karena itu, alokasi sumber daya dan manajemen proyek yang efisien adalah kepentingan strategis.
Perencanaan
Perencanaan dalam konteks proyek melibatkan penyediaan peta jalan untuk pelaksanaan proyek yang tepat. Proses perencanaan melibatkan pendefinisian proyek, termasuk hasil yang diusulkan dari proyek. Proses perencanaan juga melibatkan dengan jelas menentukan tujuan dan sasaran proyek, spesifikasi kualitas, perkiraan anggaran dan waktu serta parameter kontrol. Singkatnya, tahap perencanaan adalah tahap untuk meninjau dan menegaskan kembali tujuan dan pedoman proyek dan menyelesaikan masalah yang merongrong. Pendekatan kontinjensi juga dirancang selama proses perencanaan untuk menghindari jebakan. Idealnya, proses perencanaan harus melibatkan semua anggota tim.
Penjadwalan
Menjadwalkan proyek melibatkan penghancuran proyek untuk tugas-tugas sederhana yang didefinisikan dengan jelas. Ini juga dikenal sebagai "struktur rincian kerja". Struktur ini memungkinkan anggota tim untuk memahami proyek yang kompleks dalam hal tugas-tugas sederhana yang dapat dicapai. Penjadwalan juga melibatkan penugasan tugas-tugas ini kepada personil yang relevan dan menetapkan waktu, uang, dan kendala sumber daya lainnya untuk setiap tugas. Sebagai contoh, jika proyek tersebut adalah untuk mengatur sebuah konvensi, maka struktur rincian pekerjaan akan melibatkan tugas-tugas seperti memesan aula atau mencetak brosur. Orang-orang tertentu ditugaskan untuk setiap tugas dengan kendala waktu, uang, dan kualitas.
Kontrol
Eksekusi proyek melibatkan berurusan dengan peristiwa tak terduga. Sementara membuat rencana yang jelas dan proses penjadwalan meminimalkan ambiguitas, kontrol yang cermat harus dilakukan oleh manajer proyek untuk menjaga waktu, kualitas, dan persyaratan anggaran. Dua elemen kontrol proyek melibatkan pembentukan dan pencapaian tonggak proyek yang jelas dan mempertahankan jalur komunikasi yang jelas. Tonggak sejarah membantu dalam memantau kemajuan, dan komunikasi membantu dalam mengawasi dan meningkatkan upaya tim.
