Perencanaan dan penjadwalan berjalan seiring. Rencana adalah teori atau detail tentang bagaimana sesuatu seperti proyek akan dikerjakan. Rencana digunakan untuk membuat peta jalan untuk pencapaian tujuan. Suatu jadwal, ketika ditautkan dengan suatu rencana, menetapkan waktu dan tanggal untuk langkah-langkah spesifik dari rencana tersebut.
Perencanaan
Rencana membutuhkan hasil dan merupakan peta jalan untuk mendapatkan dari saat ini ke tujuan masa depan. Paket bisa jangka pendek atau jangka panjang. Mereka selalu melibatkan detail dan langkah-langkah spesifik yang memandu rencana dari awal hingga selesai. Rencana harus selalu memberikan ruang untuk acara yang tidak terduga; misalnya jika salah satu bagian dari rencana bergantung pada faktor eksternal, rencana harus menjelaskan peristiwa semacam itu.
Penjadwalan
Penjadwalan adalah proses menentukan waktu dan tanggal untuk mencapai tujuan tertentu. Jadwal, seperti rencana, dapat jangka panjang atau jangka pendek. Seringkali, jadwal jangka pendek sangat penting dan terkait dengan jadwal jangka panjang. Ketika bekerja dengan jadwal organisasi atau kelembagaan, penting agar para pemain yang berbeda yang mengerjakan suatu proyek mengoordinasikan jadwal mereka dan memiliki akses ke jadwal satu sama lain untuk memastikan alur kerja yang lancar.
Menautkan Rencana ke Jadwal
Mengambil rencana yang sudah dibuat sebelumnya dan mengubahnya menjadi jadwal yang bisa ditindaklanjuti bisa menjadi tugas yang sangat kompleks tergantung pada ruang lingkup proyek. Rencana harus sangat rinci dan menyeluruh. Taksiran harus akurat ketika menentukan garis waktu. Kesalahan di sisi hati-hati. Kegagalan untuk memberikan estimasi yang tepat dapat menyebabkan seluruh jadwal ditunda.
Variansi dan Kontinjensi
Setiap rencana yang dijadwalkan harus berisi ketentuan untuk varian yang tidak terduga. Hal-hal muncul, dan rencana itu harus memiliki ketentuan untuk menangani kejadian tersebut. Misalnya, jika perusahaan membuat produk baru dan mengandalkan pemasok eksternal untuk suku cadang dan pemasok itu menunda pengiriman, lalu apa? Rencana tersebut harus memiliki solusi untuk menangani acara ini. Salah satu solusinya mungkin bekerja pada fase lain dari proyek yang disimpan untuk nanti.
Teknologi
Manajemen proyek berskala besar mungkin sulit diatur, terutama ketika mengelola berbagai pihak, karyawan, dan sumber daya. Ada beberapa program perangkat lunak yang sangat baik seperti Microsoft Project yang membantu dalam proses ini. Perangkat lunak ini dapat membantu dalam perencanaan dan penjadwalan sambil memungkinkan proyek menjadi fleksibel dengan perubahan yang dibuat dengan cepat, sambil berkoordinasi dengan mereka yang terlibat dengan proyek.
