Penagihan hutang dari karyawan saat ini dan mantan merupakan perhatian utama bagi suatu organisasi. Semakin banyak perusahaan menawarkan karyawan untuk mengambil keuntungan dari pinjaman dari perusahaan mereka dengan santai, asalkan perusahaan masih mengharapkan pemulihan pinjaman yang tepat waktu.
Prosedur reguler untuk menagih utang diatur oleh kontrak pinjaman yang menetapkan bahwa perusahaan akan memotong pembayaran berkala dari gaji karyawan. Namun, dalam beberapa kasus, perusahaan dapat mengizinkan karyawan untuk menunda pembayaran. Jika seorang karyawan gagal melakukan pembayaran tepat waktu atau utang menjadi buruk, perusahaan tidak punya pilihan selain memulai proses pemulihan.
Berikan pemberitahuan tertulis kepada karyawan, lebih baik diserahkan langsung. Pemberitahuan tersebut harus ditandatangani oleh petugas penagihan utang dan harus dilayani setidaknya 30 hari sebelum melakukan penyeimbangan terhadap akun karyawan. Pemberitahuan tersebut harus secara jelas menyebutkan niat perusahaan untuk menagih utang dengan cara mengurangi dari akun gaji karyawan saat ini.
Berikan kesempatan kepada karyawan untuk secara sukarela menyetujui pembayaran dengan perusahaan dan mengusulkan jadwal pembayaran. Jika karyawan merespons, masuk ke dalam perjanjian tertulis dengan karyawan tersebut termasuk semua perincian pembayaran utang.
Atur sidang oleh pejabat dengar pendapat yang tidak memihak dengan mengajukan petisi tentang keberadaan utang dan jadwal pembayaran, jika upaya pemulihan sukarela telah gagal. Karyawan harus menyetujui sebelum sidang bahwa dia akan menerima keputusan yang diambil oleh pejabat dengar pendapat.
Jelaskan kepada karyawan bahwa pernyataan palsu yang disengaja dapat menyebabkan tindakan disipliner atau hukuman pidana. Sebutkan segala hak dan perlindungan yang tersedia berdasarkan hukum.
Sajikan pemberitahuan terakhir kepada karyawan yang menjelaskan bahwa, karena kelalaian karyawan dan keengganan untuk membayar, perusahaan tidak memiliki pilihan selain menyesuaikan utang dari gaji saat ini atau dana yang dimiliki perusahaan. Pemberitahuan harus menyebutkan bahwa hutang yang kemudian dihapuskan atau ditemukan tidak terutang kepada perusahaan akan dikembalikan kepada karyawan.
