Informasi rahasia adalah setiap bagian data yang ingin Anda jaga kerahasiaannya, baik untuk bisnis maupun untuk alasan pribadi. Jika Anda mengirim informasi rahasia ke pihak lain, itu adalah tindakan berisiko. Anda harus mengamankan pesan rahasia itu sama seperti Anda akan melindungi apa pun yang Anda yakini memiliki nilai tinggi.
Skenario Umum
Bisnis umumnya mengirim informasi rahasia kepada rekan bisnis lain atau kolega mengenai proyek rahasia. Salah satu contoh adalah jika satu perusahaan mempertimbangkan merger dengan yang lain, perlu mengkomunikasikan rencana yang diusulkan dan tidak ingin pesaing tahu dulu. Skenario umum lainnya di mana satu pihak harus mengirimkan informasi rahasia adalah jika seorang penulis film ingin mengirim naskah yang tidak dirilis ke sutradara. Seorang majikan dapat mengirim tawaran kerja rahasia kepada seorang kandidat, atau sang kandidat dapat meminta untuk menjaga kerahasiaannya. Dalam ketiga kasus tersebut, adalah bijaksana untuk membuat surat pengantar kerahasiaan sebagai pembukaan untuk informasi yang terlampir.
Mengapa Surat Pengantar?
Saat Anda mengirim informasi rahasia, baik melalui email atau surat, Anda berisiko disadap oleh pihak ketiga yang tidak berwenang. Tetapi bahkan jika informasi mencapai penerima dengan aman, Anda masih berisiko kecerobohan di pihak penerima yang dimaksud ketika datang untuk mengelola informasi dan merahasiakannya. Anda dapat meminimalkan risiko dengan membuat surat pengantar yang memperkuat keinginan Anda untuk kerahasiaan lengkap.
Apa yang Termasuk?
Salah satu item pertama yang dimasukkan pada surat pengantar adalah label "Rahasia" atau "Pribadi dan Rahasia" dicetak dengan huruf tebal, huruf kapital di bagian atas atau langsung di atas badan surat. Ingatkan penerima secara umum tentang komunikasi yang menjadi rujukan, seperti "diskusi yang baru-baru ini kami bahas tentang Proyek X." Nyatakan dengan jelas bahwa semua isi yang akan dibaca penerima harus disimpan dalam kerahasiaan yang lengkap - tidak ada pihak harus melihatnya kecuali penerima yang disebutkan secara eksplisit.
Pertimbangan Lainnya
Sebelum Anda mengirim dokumen rahasia ke pihak lain dalam keadaan tertentu, sebaiknya minta orang itu meninjau dan menandatangani perjanjian nondisclosure (NDA) - terutama jika itu adalah data yang sangat rahasia. NDA menentukan apa yang disertakan ketika Anda merujuk pada informasi rahasia, kewajiban penerima dan setiap jangka waktu tertentu untuk menjaga kerahasiaan informasi tersebut. Tegaskan kembali persyaratan utama perjanjian kerahasiaan Anda dalam surat pengantar Anda. Anda juga harus menyertakan salinan NDA yang ditandatangani langsung di belakang surat pengantar.
