Waktu makan siang seharusnya bukan waktu untuk "mematikan." Acara makan siang dan belajar, kadang-kadang disebut seminar tas-coklat, “aktifkan” kesempatan untuk mengeksplorasi topik-topik bermanfaat yang sering kali jatuh di pinggir jalan karena kurangnya waktu. Ketika dirancang dengan baik, program-program ini memandu peserta melalui agenda yang terstruktur tetapi fleksibel dengan banyak waktu yang dialokasikan untuk percakapan dan diskusi. Apakah tujuannya adalah pelatihan keterampilan, penjualan dan pemasaran, pembinaan kesehatan atau keterlibatan masyarakat, fokuskan pada topik yang dapat Anda atasi dengan nyaman dalam waktu 45 menit - dan kemudian rancang setiap aspek acara sesuai dengan tujuan Anda, dari makanan hingga tempat acara hingga selebaran.
Jelaskan mengapa Anda meluncurkan program makan siang dan belajar, mengklarifikasi siapa yang akan Anda tuju dan manfaat apa yang ingin Anda sampaikan. Misalnya, "Ajari staf cara menangani stres dengan lebih baik" atau "Tunjukkan kepada arsitek manfaat menggunakan pavers kami." Rekrut bantuan beberapa orang baik untuk mengoordinasikan detail acara Anda dan membagikan misi Anda dengan mereka.
Apakah program itu acara tunggal atau satu seri, meminta seseorang bertindak sebagai MC, untuk secara singkat memperkenalkan topik dan pembicara utama, membantu memberikan rasa organisasi dan kesinambungan pada acara tersebut. Orang ini seharusnya tidak menjadi orang yang memberikan ceramah atau presentasi itu sendiri. Lebih disukai memiliki pembicara atau presenter unggulan, seseorang dengan kredensial khusus dalam topik tersebut.Ini tidak harus menjadi orang termasyhur di lapangan - makan siang dan belajar di tempat kerja tentang manfaat belajar seni bela diri, misalnya, dapat disajikan oleh karyawan yang telah belajar seni bela diri untuk sementara waktu.
Bekerja dengan presenter untuk mempersempit topik agar sesuai dalam presentasi setengah jam hingga 45 menit dan memungkinkan diskusi yang bermakna terjadi sesudahnya; jika acara tersebut diadakan di tempat kerja, sesuaikan kerangka waktu untuk memenuhi jadwal perusahaan. Salah satu cara yang baik untuk menyempurnakan suatu topik adalah dengan bertanya kepada peserta yang Anda maksud apa yang mereka hargai pelajari. Misalnya, alih-alih berbicara secara luas tentang kesehatan dan kesejahteraan, fokuslah pada minat mereka yang luas dalam pengelolaan berat badan. Jika minat pada subjek Anda dalam dan luas, rencanakan serangkaian acara makan siang dan belajar untuk membahas berbagai hal menarik satu per satu.
Rencanakan presentasi yang akan Anda fasilitasi di acara Anda, termasuk audiovisual dan selebaran yang mendukung. Buat agenda yang dimulai dengan pengantar topik dan mengapa itu penting. Berikan contoh yang relevan idealnya dari tempat kerja atau komunitas Anda dan kemudian pimpin diskusi tentang skenario saat ini versus yang diinginkan. Akhiri dengan penutup.
Tetapkan tempat dan waktu untuk acara Anda. Pilih tempat berkumpul yang akan mengakomodasi peserta Anda dengan nyaman saat mereka makan dan berinteraksi. Baik di kantor, hotel atau restoran, ruangan harus memiliki akustik yang baik dan cukup besar untuk mengakomodasi flip chart dan peralatan audiovisual, jika digunakan. Jika acara Anda ditujukan untuk masyarakat luas, dapatkan tempat yang lebih besar seperti pusat komunitas atau fasilitas serupa.
Rencanakan menu Anda. Putuskan apakah Anda akan menyediakan makanan untuk acara Anda, atau apakah peserta Anda harus membawa makan siang dan minuman sendiri. Beberapa majikan makan siang secara teratur dan belajar di mana peserta membawa makan siang mereka sendiri dan majikan menyediakan minuman. Jika melayani, Anda perlu membuat cara bagi peserta untuk RSVP sehingga Anda bisa mendapatkan jumlah karyawan sebelum memesan makan siang untuk acara Anda.
Promosikan program. Siarkan melalui media tradisional dan elektronik kepada calon peserta Anda. Sertakan detail tujuan, struktur, waktu, tempat, dan manfaat acara Anda.
Mengamankan persediaan yang dibutuhkan, seperti flip chart, spidol, catatan perekat, kertas, pena, hadiah, lembar masuk pendaftaran dan selebaran.
Kiat
-
Tetapkan anggaran untuk acara Anda sejak dini. Pertimbangkan mencari dukungan sponsor dari organisasi dan eksekutif utama untuk mempromosikan program makan siang dan belajar Anda dan membantu membiayai pengeluaran Anda.
Jika anggaran Anda memungkinkan diadakannya acara, pertimbangkan bermitra dengan restoran lokal - terutama di hari-hari yang lambat - untuk mengakomodasi acara makan siang dan belajar Anda.
Tempat Anda juga bisa virtual. Pertimbangkan mengatur makan siang Anda dan belajar online sebagai webinar.
Akhirnya, terima kasih kepada semua orang setelah acara.
