Sebagai pemilik bisnis, Anda ingin menghasilkan pendapatan dan memberikan pengalaman terbaik bagi pelanggan Anda. Pada saat yang sama, Anda mencoba untuk menjaga biaya tetap rendah tanpa mengurangi kualitas produk. Inilah yang dimaksud dengan efisiensi operasional. Jika Anda melakukannya dengan benar, organisasi Anda akan menjadi lebih produktif, menghasilkan laba lebih tinggi dan mendapatkan keunggulan kompetitif.
Kiat
-
Efisiensi operasional mengacu pada langkah-langkah yang dapat diambil perusahaan untuk merampingkan proses inti mereka dan mengoptimalkan kinerja bisnis.
Apa Arti Efektivitas Operasional?
Efisiensi operasional, juga dikenal sebagai efektivitas operasional atau produktivitas operasional, adalah metrik yang digunakan oleh organisasi di seluruh dunia. Ini mengukur output bisnis dari setiap unit input. "Output" mengacu pada layanan atau produk yang ditawarkan, sedangkan "input" adalah waktu, pekerjaan, orang, dan biaya yang digunakan untuk memproduksi barang dan jasa.
Konsep ini meliputi praktik yang dimaksudkan untuk meningkatkan proses perusahaan sehingga dapat berjalan secara efisien dan memberikan layanan yang konsisten dan berkualitas. Ini bukan hanya tentang mencapai tujuan Anda tetapi mempersingkat operasi Anda untuk memberikan produk yang lebih baik dengan harga yang lebih baik dan untuk mengurangi biaya yang tidak perlu. Dengan memaksimalkan kemanjuran operasional, Anda dapat mengoptimalkan biaya, mengotomatiskan proses yang kompleks, dan memiliki akses lebih cepat ke informasi di dalam organisasi Anda.
Dalam survei terbaru terhadap 400 perusahaan IT, 39 persen responden mengatakan sebagian besar efisien. Hanya dua dari 10 perusahaan yang menilai operasi mereka saat ini sangat efisien. Sekitar 36 persen berada di suatu tempat di tengah dalam hal efisiensi. Hampir setengahnya mengatakan bahwa menjalankan bisnis lebih kompleks daripada sebelumnya karena besarnya jumlah data yang mereka butuhkan untuk dianalisis dan kelola. Beberapa menyebutkan tantangan teknologi baru dan permintaan pelanggan yang terus meningkat.
Satu-satunya cara untuk mengatasi rintangan ini dan memastikan keberhasilan organisasi Anda adalah memprioritaskan efektivitas operasional. Ini dapat membantu Anda mendapatkan keunggulan kompetitif, memberikan nilai pelanggan yang lebih besar, dan memperkuat merek Anda. Selain itu, Anda akan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk tugas dan proses berulang.
Tergantung pada industri dan jenis bisnis Anda, ada berbagai cara untuk meningkatkan efisiensi operasional. Misalnya, Anda dapat memanfaatkan teknologi terbaru untuk merampingkan komunikasi pelanggan. Perangkat lunak manajemen hubungan pelanggan, misalnya, dapat membantu mengubah tantangan menjadi peluang, yang mengarah pada lebih banyak penjualan, pendapatan yang lebih tinggi, dan pengalaman pelanggan yang unggul. Selanjutnya, tim SDM Anda dan departemen lain akan menjadi lebih produktif dan mendapatkan hasil yang lebih baik dalam waktu yang lebih singkat.
Dengan perangkat lunak semacam ini, perusahaan dapat menyatukan sistem mereka di pusat hub dan mengelola operasi sehari-hari mereka dengan lebih mudah. Program seperti Salesforce membanggakan fitur-fitur canggih yang akan memungkinkan karyawan Anda untuk menganalisis data dan mengubahnya menjadi wawasan yang berharga, melacak perjalanan pelanggan dan mengelola hubungan pelanggan dan penjualan dengan lebih efektif. Dengan memiliki akses ke data yang lebih baik, Anda akan dapat menyampaikan pesan pemasaran yang sangat bertarget dan menjangkau khalayak yang lebih luas sambil mengurangi biaya yang tidak perlu.
Efisiensi operasional sangat penting untuk kesuksesan Anda. Itu dapat membebaskan waktu Anda, mengotomatiskan tugas-tugas berat dan menurunkan biaya Anda. Ini juga menyederhanakan proses Anda dan membuatnya lebih mudah untuk mencapai pertumbuhan dan keuntungan yang sesuai. Karyawan Anda akan lebih produktif, dan kepuasan pelanggan akan meningkat. Ini berarti pendapatan dan kesadaran merek yang lebih tinggi.
Cara Mengukur Efisiensi
Konsep ini didasarkan pada rasio output terhadap input. Oleh karena itu, perlu untuk mempertimbangkan kedua aspek ketika mengukur efisiensi operasional. Metrik apa yang akan Anda gunakan tergantung pada tujuan jangka pendek dan panjang Anda, industri, ukuran bisnis dan aspek lainnya. Indikator kinerja ini bervariasi dari satu industri ke industri lainnya.
Katakanlah Anda memiliki pusat data yang cukup besar untuk mengakomodasi lebih banyak pelanggan. Masalahnya adalah fasilitas Anda tidak memiliki daya listrik yang cukup untuk melayani basis pelanggan yang besar. Salah satu cara untuk meningkatkan efisiensinya adalah dengan memasang sistem pendingin dan peralatan hemat energi. Selanjutnya, Anda dapat menggunakan pendapatan per kilowatt jam dan metrik lainnya untuk mengukur efektivitas operasional.
Metrik umum lainnya adalah pendapatan per karyawan. Dalam hal ini, tenaga kerja karyawan adalah input. Anda dapat mengukur produktivitas tenaga kerja berdasarkan pada seberapa banyak pendapatan yang dihasilkan oleh rata-rata pekerja.
Pabrikan mobil dengan pendapatan $ 1 juta per karyawan, misalnya, lebih efisien secara operasional daripada perusahaan sejenis dengan pendapatan $ 500.000 per pekerja. Yang terakhir, bagaimanapun, dapat meningkatkan metrik ini dengan berinvestasi pada peralatan baru, mempercepat siklus desainnya, meningkatkan harga dan sebagainya. Perusahaan IT, di sisi lain, dapat mengukur efisiensi operasional berdasarkan kepuasan pelanggan, dampak bisnis, produktivitas, waktu yang dihemat, biaya perolehan pelanggan dan banyak lagi.
Katakanlah Anda adalah agen pemasaran yang ingin meningkatkan akuisisi pelanggan. Dalam hal ini, Anda dapat mengukur efisiensi operasional berdasarkan jumlah pelanggan yang diperoleh versus biaya per pelanggan. Strategi sederhana seperti berinvestasi dalam optimasi mesin pencari, mengurangi waktu konversi timah dan penargetan iklan Anda yang lebih baik dapat menurunkan biaya perolehan pelanggan. Pada dasarnya, Anda akan menjangkau lebih banyak prospek dan mengubahnya menjadi pelanggan yang membayar lebih murah.
Sebagian besar bisnis akan membagi biaya operasi mereka dengan pendapatan untuk menghitung rasio efisiensi dasar. Rasio ini dapat diterapkan untuk organisasi Anda secara keseluruhan atau untuk departemen dan bidang operasi tertentu. Metrik utama bervariasi di antara industri dan departemen. Tim penjualan Anda, misalnya, akan memiliki metrik efisiensi operasional yang berbeda dari divisi SDM Anda.
Pastikan indikator kinerja utama Anda dapat diukur dan diukur. Mulailah dengan mengukur input dan kemudian menghitung output. Tentukan apa yang ingin Anda ukur dan bandingkan output Anda dengan rasio input berdasarkan hasil sebelumnya atau terhadap pesaing Anda. Biaya input yang lebih rendah menunjukkan keuntungan. Antara dua perusahaan yang menghasilkan output yang sama, yang menggunakan input lebih sedikit lebih efisien secara operasional.
Asumsikan bahwa Anda memiliki jumlah pengunjung situs web yang sama dengan pesaing utama Anda. Anda menghabiskan sekitar $ 10.000 per bulan untuk iklan dan SEO berbayar, sedangkan pesaing Anda tidak menghabiskan lebih dari $ 7.000. Meskipun memiliki hasil yang sama dengan Anda, perusahaan yang dipermasalahkan lebih efisien karena menggunakan sumber daya yang lebih sedikit.
Dengan mengukur efisiensi operasional Anda, Anda akan dapat menentukan apakah jumlah sumber daya yang tepat telah digunakan untuk memberikan layanan, produk, atau aktivitas. Konsep ini bukan hanya tentang memaksimalkan keuntungan dan mengurangi biaya; itu juga mencakup kemampuan untuk mempertahankan pelanggan dan mempertahankan kualitas. Selain itu, ini membantu mengidentifikasi proses dan kegiatan yang menguras anggaran perusahaan.
Apa Persamaan untuk Menghitung Efisiensi Alat Berat?
Tergantung pada industri Anda, Anda mungkin ingin menentukan kinerja dan efisiensi peralatan Anda. Jika Anda seorang produsen, misalnya, penting untuk mengetahui kinerja mesin Anda sehingga Anda dapat memutuskan apakah Anda harus membeli unit yang lebih baru atau meningkatkan yang sudah ada. Mesin yang lebih efisien dapat menghemat waktu dan uang Anda. Anda akan dapat menghasilkan lebih banyak barang dalam waktu yang lebih singkat. Plus, biaya per unit dapat berkurang.
Efisiensi mesin dapat diukur menggunakan persamaan sederhana. Yang perlu Anda lakukan adalah membagi output energi mesin dengan input energi dan gandakan hasilnya dengan 100:
Efisiensi = output energi / input energi x 100 persen
Dengan rumus ini, Anda akan menentukan efisiensi mesin yang dinyatakan sebagai persentase. Hasilnya akan selalu lebih rendah dari 100 persen karena limbah yang dihasilkan oleh mesin, seperti energi yang hilang melalui panas yang terbuang.
Katakanlah Anda memiliki mesin yang membutuhkan 1.000 joule untuk dijalankan, tetapi output energinya hanya 500 joule. Jika Anda membagi 500 dengan 1.000 dan kemudian mengalikan hasilnya dengan 100, Anda akan mendapatkan 50 persen, yang mewakili efisiensi mesin.
Namun, Anda dapat menggunakan metrik lain juga. Jika Anda memiliki sistem produksi botol yang harganya sekitar $ 20.000 per bulan termasuk bahan, tenaga listrik dan tenaga kerja dan menghasilkan botol dengan nilai total $ 30.000 per bulan, efisiensinya 150 persen. Sistem yang lebih baru yang menggunakan lebih sedikit listrik dan material akan lebih efisien walaupun menghasilkan output yang sama. Karena kami menggunakan berbagai metrik dan bukan hanya energi yang dikonsumsi, hasilnya dapat melebihi 100 persen.
Cara Meningkatkan Keunggulan Operasional
Meskipun istilah tersebut sering digunakan secara bergantian, efisiensi operasional dan keunggulan operasional tidak satu dan sama. Yang terakhir melampaui efisiensi, menekankan perbaikan berkelanjutan. Ini melibatkan pengelolaan kompleksitas organisasi secara terus-menerus dan menyempurnakan strategi bisnis Anda untuk tetap berada di puncak persaingan.
Pikirkan keunggulan organisasi sebagai langkah kunci dalam perjalanan Anda menuju kinerja bisnis yang optimal. Konsep ini melibatkan memenuhi dan melampaui harapan pelanggan sambil meningkatkan budaya organisasi Anda, operasi dan proses sehari-hari. Ini juga mencakup langkah-langkah yang diperlukan untuk mengurangi risiko, mengoptimalkan pengeluaran Anda dan mendorong kesadaran.
Tidak peduli seberapa besar atau kecil bisnis Anda, fokuslah pada peningkatan efisiensi dan keunggulan operasional. Ini akan membuat Anda berada di jalan menuju kesuksesan dan memberi Anda keunggulan kompetitif. Perusahaan Anda akan tumbuh dan berkembang, karyawan Anda akan lebih bahagia dan lebih produktif dan pelanggan Anda akan kembali berulang kali.
Sebagian besar organisasi yang berjuang untuk keunggulan organisasi menggunakan Model Shingo untuk mencapai tujuan mereka. Digambarkan sebagai cara berpikir baru, filosofi ini didasarkan pada 10 prinsip utama. Mencari kesempurnaan, menghormati setiap individu, berpikir secara sistematis, memastikan kualitas pada sumbernya dan menciptakan nilai bagi pelanggan hanyalah beberapa yang perlu disebutkan.
Menurut Model Shingo, setiap individu memiliki potensi dan dapat membawa nilai bagi organisasi. Sebagai pemberi kerja, tidak cukup untuk menghargai tim Anda. Anda juga harus menunjukkan rasa hormat kepada mitra, karyawan, pemasok, pelanggan, dan masyarakat Anda. Ketika orang merasa dihargai, mereka terlibat dan berupaya lebih keras dalam pekerjaan mereka.
Misalnya, Anda dapat memberikan sesi pelatihan untuk karyawan Anda dan mendorong mereka untuk mengembangkan keterampilan baru. Pikirkan ide-ide dan beri tahu mereka bahwa Anda terbuka untuk saran yang mungkin mereka miliki. Hadiahi kerja keras mereka dan hargai waktu luang mereka.
Hal lain yang dapat Anda lakukan untuk mencapai keunggulan operasional adalah terus meningkatkan proses Anda. Mencari solusi jangka panjang daripada perbaikan sementara dan berinvestasi dalam teknologi dan peralatan yang dapat merampingkan pekerjaan Anda.
Prioritaskan inovasi dalam organisasi Anda. Cari peluang baru, bereksperimenlah dengan ide-ide baru dan ambil risiko yang diperhitungkan. Berpikirlah secara sistematis dan ambil satu langkah pada satu waktu sehingga Anda dapat menentukan mana yang berhasil dan apa yang tidak bekerja tanpa takut akan kegagalan.
Sekarang setelah Anda mengetahui pentingnya efisiensi dan keunggulan untuk kesuksesan bisnis, ambil langkah-langkah yang diperlukan untuk membuat organisasi Anda berkembang.Fokus pada peningkatan yang berkelanjutan, tekankan kepuasan pelanggan dan tunjukkan kepada karyawan Anda bahwa Anda peduli terhadap mereka dan menghargai upaya mereka.
Berikan tim Anda akses konsisten ke informasi dan berinvestasi dalam teknologi baru untuk mempermudah pekerjaan. Ingat, Anda tidak dapat memberikan layanan pelanggan kelas dunia dan mencapai kinerja puncak jika karyawan Anda kekurangan sumber daya yang diperlukan untuk bekerja secara efisien. Gunakan sistem terpadu untuk berbagi informasi lintas departemen, dorong inovasi dan fokus pada pencapaian pertumbuhan berkelanjutan jangka panjang.
