Rapat umum tahunan (RUPS) adalah pertemuan dengan anggota dewan, pemegang saham, investor dan manajemen senior untuk meninjau informasi fiskal dan mencakup keputusan kunci dan perubahan yang dilakukan selama tahun sebelumnya. Risalah RUPS disusun sebagai catatan pertemuan, dan berisi perincian spesifik tentang setiap keputusan besar yang dibuat pada rapat dan catatan tentang pejabat terpilih. Notulensi biasanya dilampirkan pada lampiran laporan yang dibahas atau disajikan selama pertemuan.
Ketikkan nama organisasi Anda, diikuti dengan "Risalah Rapat Umum Tahunan." Kemudian ketikkan tanggal dan waktu lengkap pertemuan dimulai, dan lokasi pertemuan. Lokasi harus menyertakan nama ruang konferensi dan tempat penyelenggaraan pertemuan.
Tulis Pembukaan. Gunakan angka Romawi "I" diikuti dengan istilah PREAMBLE untuk memperkenalkan peserta. Daftarkan semua anggota yang menghadiri pertemuan, dimulai dengan presiden. Kemudian buat daftar wakil presiden, bendahara, sekretaris dan anggota eksekutif yang hadir. Nama lengkap atau inisial nama depan dan belakang dapat digunakan untuk bagian ini.
Daftar pengamat dan permintaan maaf. Jika ada hadirin rapat yang hadir yang bukan petugas atau anggota komite, mereka mungkin terdaftar sebagai pengamat atau permintaan maaf. Jika tidak ada yang termasuk dalam kategori baik, tunjukkan "Nihil" untuk masing-masing.
Perkenalkan notulen pertemuan sebelumnya. Gunakan angka Romawi "II" yang diikuti oleh MENIT PERTEMUAN SEBELUMNYA untuk bagian ini. Tunjukkan setiap gerakan yang dipindahkan, diperbantukan, dan diteruskan ke pertemuan ini.
Perkenalkan laporan pertemuan. Mulailah bagian ini dengan menggunakan angka Romawi "III" diikuti oleh REPORTS. Daftar laporan secara individual sebagai item lampiran.
Rekam proses pemilihan. Gunakan angka Romawi "IV" untuk mengindikasikan pemilihan bagi petugas yang kembali, presiden, wakil presiden, sekretaris, bendahara dan pejabat terpilih lainnya. Untuk setiap kandidat, Anda harus menyertakan: orang yang dicalonkan; siapa mereka dicalonkan; siapa yang mendukung nominasi; dan apakah calon menolak atau menerima nominasi. Petugas yang terpilih kemudian akan ditunjukkan dalam beberapa menit.
Rekam pemilihan pejabat publik. Jika Anda memilih pembuat ramuan publik, Anda perlu mencantumkan nama calon, dan orang-orang yang mencalonkan dan mendukung petugas.
Sebutkan setiap gerakan yang disetujui atau disampaikan pada pertemuan tersebut. Mosi adalah pemungutan suara untuk atau menentang kebijakan atau keputusan tertentu, dan dapat diajukan selama berlangsungnya pertemuan. Sebutkan salah satu dari diskusi ini dalam risalah, dan tunjukkan apakah mosi disetujui atau diberhentikan.
Rekam item "Bisnis Lainnya". Di bawah angka Romawi "V," daftar dan rangkum setiap diskusi atau peristiwa yang terjadi dalam pertemuan di luar pemilihan dan perkenalan. Daftar berpoin atau 2 hingga 3 kalimat tentang setiap item biasanya cukup untuk ditinjau pada pertemuan berikutnya.
Daftar informasi lampiran dan data keuangan. Bagian terakhir dari risalah RUPS perlu membuat daftar lampiran yang dirujuk sebelumnya dalam risalah, dan diakhiri dengan ringkasan data keuangan sebagaimana disediakan oleh bendahara.
Kiat
-
RUPS biasanya diadakan setiap tahun untuk memberi tahu anggota tentang kegiatan tahun sebelumnya, dan memilih pejabat dan pejabat publik untuk tahun yang akan datang. Salinan Risalah RUPS dapat didistribusikan kepada semua peserta tidak lama setelah rapat. Sekretaris mungkin perlu memberikan salinan risalah RUPS pada pertemuan berikutnya untuk ditinjau.
