Sistem penilaian kinerja membantu organisasi membenarkan keputusan ketenagakerjaan mereka. Sistem dapat terdiri dari lebih dari sekedar tinjauan kinerja tahunan. Sistem penilaian yang kuat dapat mencakup tinjauan tahunan serta penghargaan langsung, pujian dan proses disiplin. Tujuan dari sistem penilaian kinerja dasar adalah untuk mengenali dan mempertahankan kinerja yang kuat dan memotivasi karyawan untuk meningkatkan di bidang-bidang di mana kinerja pekerjaan mereka gagal memenuhi standar perusahaan.
Kiat
-
Sistem penilaian kinerja mengakui dan memberi penghargaan kepada karyawan yang memenuhi atau melampaui harapan perusahaan Anda. Sistem penilaian kinerja juga mengidentifikasi bidang-bidang di mana karyawan marjinal dapat meningkatkan keterampilan dan pengetahuan mereka.
Tujuan Penilaian Kinerja
Organisasi menggunakan penilaian kinerja untuk membuat keputusan ketenagakerjaan yang membantu perusahaan mencapai sejumlah tujuan. Penilaian kinerja berguna dalam membantu pengusaha memutuskan apakah akan mengandalkan karyawan baru untuk jangka panjang atau apakah akan meningkatkan upah karyawan. Selain itu, proses penilaian kinerja dapat sangat membantu dalam menentukan potensi karyawan untuk meningkatkan tanggung jawab, tugas pekerjaan tingkat yang lebih tinggi atau promosi. Transfer pekerjaan, penugasan kembali, atau penurunan pangkat adalah keputusan pekerjaan lainnya yang dapat didasarkan pada penilaian kinerja karyawan.
Ketika seorang karyawan berada pada tahap awal masa jabatannya dengan perusahaan, perusahaan mungkin menggunakan penilaian untuk menentukan apakah pekerjaan itu cocok untuk keterampilan dan kualifikasinya. Untuk pekerja yang baru direkrut, penilaian ini dapat terjadi antara 60 hari hingga enam bulan sejak tanggal mulai karyawan. Periode yang lebih lama (enam bulan) memberi majikan waktu yang cukup untuk mengamati kinerja karyawan dari semua tugas dan tanggung jawab pekerjaan yang ditugaskan. Ini juga menyediakan waktu yang cukup untuk menentukan apakah ada kecocokan budaya dalam hal seberapa baik karyawan baru membangun hubungan kerja melalui bergaul dengan rekan kerja, kolega, dan penyelianya.
Berdasarkan seberapa tinggi (atau rendah) skor mereka pada penilaian kinerja, karyawan yang melakukan luar biasa dalam pekerjaan mereka dapat menerima kenaikan gaji atau bonus. Misalnya, perusahaan yang memberi hadiah kepada pekerja dengan bonus berbasis kinerja dapat menggunakan metode penilaian penilaian untuk menentukan seberapa murah hati perusahaan ketika waktu bonus tiba. Demikian pula, jika ada skala kenaikan gaji, karyawan yang hanya memenuhi standar kinerja perusahaan akan menerima kenaikan gaji persentase terendah, sementara karyawan yang kinerjanya luar biasa akan menerima kenaikan gaji tertinggi, atau mereka mungkin menerima akhir tahun bonus yang memberikan penghargaan kepada mereka untuk kinerja yang sangat baik.
Keputusan pekerjaan seperti transfer dan pengalihan tugas dapat bergantung pada seberapa baik peringkat karyawan dalam pekerjaannya saat ini. Sebagai contoh, seorang karyawan yang kinerjanya dinilai biasa-biasa saja untuk bekerja dalam posisi menghadapi klien mungkin menunjukkan kinerja yang jauh lebih baik dalam peran yang tidak memerlukan interaksi dengan klien perusahaan. Secara khusus, seorang perwakilan penjualan yang merasa kesulitan untuk memupuk hubungan dengan klien dapat melakukan lebih baik dalam peran di belakang layar di mana dia tidak diharuskan untuk berinteraksi dengan klien. Keputusan pekerjaan semacam ini dapat didukung oleh penilaian kinerja yang menunjukkan bahwa dia mendapat skor lebih rendah dalam mengembangkan hubungan tetapi mendapat nilai tinggi dalam tugas-tugas berorientasi detail yang tidak memerlukan interaksi konstan dengan klien atau pelanggan.
Penilaian kinerja biasanya digunakan untuk tujuan pengembangan, seperti untuk memberikan pelatihan atau panduan tentang cara meningkatkan kinerja pekerjaan karyawan atau untuk membantu karyawan dalam memperoleh keterampilan baru. Apakah penilaian kinerja hanya berisi skor numerik atau menyertakan umpan balik pengawas dalam format naratif, ulasan tersebut merupakan sumber informasi yang sangat baik.Informasi itu dapat digunakan untuk memutuskan jenis pelatihan yang diperlukan untuk membantu karyawan meningkatkan kinerjanya atau opsi pengembangan profesional yang akan membantu dalam mempersiapkannya untuk peran kepemimpinan di masa depan, misalnya. Untuk karyawan berpotensi besar, kinerja pekerjaan yang kuat dan konsisten yang didokumentasikan dalam penilaian tahunan sering kali merupakan pembenaran untuk membuat keputusan promosi.
Tujuan penilaian kinerja lain berkaitan dengan motivasi. Karyawan yang menerima pujian dan pengakuan atas pekerjaan yang dilakukan dengan baik sering kali termotivasi untuk mempertahankan atau bahkan meningkatkan kinerja pekerjaan mereka. Sementara kenaikan gaji mungkin menjadi motivator bagi beberapa pekerja, pengakuan seperti pengawas menilai keahlian teknis mereka sebagai "luar biasa" adalah inspirasi yang dihargai karyawan lain lebih dari, katakanlah, kenaikan upah 3 persen.
Metode Penilaian Kinerja
Ada beberapa metode penilaian kinerja populer atau ulasan. Memilih metode terbaik tergantung pada faktor-faktor seperti tingkat dan posisi dalam organisasi Anda, keahlian pengawasan dan manajemen dan jenis tugas dan tugas yang dilakukan karyawan Anda. Misalnya, jika Anda adalah pengawas di fasilitas produksi, penilaian berbasis produksi ideal untuk tugas-tugas pekerjaan karyawan. Penilaian berbasis produksi biasanya menggunakan skala numerik yang mengukur output karyawan. Karyawan yang outputnya tidak memenuhi standar kuantitas minimum Anda atau karyawan yang outputnya tidak memenuhi standar kualitas Anda kemungkinan akan menerima laporan atau skor penilaian kinerja rendah.
Beberapa jenis penilaian kinerja yang umum termasuk manajemen berdasarkan tujuan, skala penilaian grafik, umpan balik multi-penilai dan pemeringkatan paksa. Yang mana yang Anda pilih untuk karyawan Anda tergantung pada fungsi pekerjaan, posisi atau pangkat dan apakah Anda ingin karyawan Anda menyelesaikan penilaian sendiri atau rekan kerja untuk memberikan umpan balik.
Manajemen berdasarkan tujuan, atau MBO, penilaian berisi tujuan penilaian kinerja spesifik yang manajer dan penyelia manajer telah bekerja bersama untuk mengidentifikasi penyelesaian selama periode peninjauan. Selama diskusi penilaian, manajer dan supervisor meninjau setiap tujuan, tindakan yang diambil karyawan untuk mencapai masing-masing dan apakah tujuan telah selesai. Jika manajer gagal mencapai tujuan, mereka biasanya mendiskusikan sejauh mana manajer dalam mencapai tujuan itu dan hambatan yang mungkin mencegahnya dari penyelesaian 100 persen. Untuk tujuan yang telah dicapai manajer, karyawan tersebut menandai bahwa pencapaian itu selesai dan menambahkan komentar yang menggambarkan langkah-langkah tindakan yang diambilnya untuk mencapainya. Dia mungkin juga menambahkan tantangan yang dia temui saat bekerja menuju tujuan itu. Komentar seperti ini mungkin berguna di ujung jalan jika dia ditugaskan tujuan yang sama, atau mereka mungkin berguna bagi atasannya dalam menentukan apakah tujuan itu memang dapat dicapai. Penilaian keseluruhan dari MBO yang telah selesai dapat menentukan apakah tujuan tersebut sesuai untuk keahlian atau tingkat pengalaman karyawan.
Skala penilaian grafis seringkali merupakan metode penilaian kinerja yang paling sederhana dan paling bijaksana untuk mengevaluasi kinerja pekerjaan karyawan; namun, ada potensi subyektifitas untuk condongkan hasil, berdasarkan persepsi dan peringkat atasan. Formulir penilaian kinerja ini berisi ciri-ciri karyawan dan gaya kerja serta skala penilaian (misalnya, skala 1 hingga 5, dengan 5 sangat baik). Atau, skala peringkat bisa berkisar dari "buruk" hingga "dapat diterima" hingga "luar biasa." Supervisor menilai setiap sifat atau kualifikasi. Jika perusahaan menginginkan umpan balik dari karyawan, mungkin ada kolom lain bagi karyawan untuk memberikan penilaian sendiri. Salah satu tantangan untuk mengundang umpan balik karyawan adalah merekonsiliasi jarak potensial dalam peringkat. Sebagai contoh, karyawan dapat menilai keterampilan organisasinya sebagai sangat baik, sementara penyelia berpikir kinerjanya hanya dapat diterima. Termasuk tugas pekerjaan khusus untuk pemeringkatan adalah salah satu cara untuk menghilangkan sifat subyektif dari jenis penilaian kinerja ini. Dengan hanya menambahkan faktor-faktor seperti "menyerahkan pekerjaan yang ditugaskan tepat waktu dan tanpa kesalahan" atau "bekerja secara kolaboratif dengan anggota tim untuk menyelesaikan tugas yang ditugaskan," Anda dapat mengontrol jumlah subjektivitas yang diberikan penyelia sambil menyelesaikan jenis penilaian ini.
Umpan balik multi-penilai - biasanya evaluasi 360 derajat - meminta umpan balik dari atasan, rekan kerja, dan laporan langsung karyawan. Jenis penilaian ini kemudian menilai kinerja karyawan dari tiga perspektif yang berbeda, dan ini sangat berguna bagi penyelia tingkat pertama yang secara rutin bekerja dengan manajer yang mereka laporkan, rekan kerja yang bekerja sama dengan mereka, dan karyawan yang mereka awasi. Keuntungan dari evaluasi 360 derajat adalah bahwa mereka mengidentifikasi area untuk perbaikan dan, tentu saja, menyoroti area di mana karyawan unggul. Sangat penting untuk mengumpulkan umpan balik dari beberapa penilai agar evaluasi jenis ini benar-benar efektif. Misalnya, jika atasan hanya memiliki satu laporan langsung, jelaslah apa peringkat bawahan itu, dan hanya mengetahui bagaimana bawahan menilai atasan dapat membuat hubungan kerja yang canggung. Oleh karena itu, bijaksana untuk memiliki setidaknya tiga penilai di setiap kategori: setidaknya tiga rekan dan tiga laporan langsung.
Metode penilaian kinerja peringkat paksa dipopulerkan oleh mantan CEO General Electric Jack Welch. Dengan menggunakan metode ini, pengawas memeringkat karyawan menjadi tiga kelompok: 20 persen pekerja teratas, 70 persen tengah, dan 10 persen terbawah. Sering disebut metode "pangkat dan tarik", itu berarti bahwa pengawas menganggap 10 persen pekerja terbawah sebagai karyawan yang benar-benar tidak penting. Mereka dapat diberhentikan karena kinerjanya jauh dari standar perusahaan. 70 persen yang pertengahan dapat mempertahankan pekerjaan mereka, tetapi mereka juga menerima pembinaan, pelatihan dan pengembangan profesional yang diharapkan akan memotivasi mereka untuk berusaha bergabung dengan 20 persen karyawan teratas atau setidaknya tidak masuk dalam 10 persen terbawah pada saat berikutnya penilaian kinerja muncul. 20 persen teratas adalah superstar dan jelas sangat berharga bagi perusahaan sehingga mereka tidak hanya dapat mempertahankan pekerjaan, tetapi mereka juga dihargai karena kinerja yang patut dicontoh dengan kenaikan gaji, bonus atau keduanya. (Karyawan di kisaran menengah mungkin menerima kenaikan gaji dan bonus juga tetapi tidak semurah yang berkinerja terbaik). Jenis metode penilaian kinerja ini membutuhkan banyak pekerjaan untuk mempersiapkan karyawan untuk jenis tinjauan ini, dan itu membutuhkan pelatihan pengawas untuk mencegah mereka dari peringkat karyawan sembarangan atau sewenang-wenang berdasarkan apa pun selain kinerja pekerjaan mereka.
Laporan Penilaian Kinerja
Laporan penilaian kinerja tertulis penting untuk dua alasan kritis. Pertama, karena penilaian kinerja biasanya digunakan untuk membuat keputusan ketenagakerjaan seperti kenaikan gaji, promosi, penurunan pangkat, bonus dan penugasan kerja atau transfer, Anda harus memiliki dokumentasi yang mendukung keputusan Anda. Kedua, setiap karyawan berhak memiliki salinan cetak (atau salinan elektronik jika Anda menjalankan operasi tanpa kertas) dari evaluasi untuk file pribadinya.
Saat Anda melakukan diskusi penilaian kinerja, berikan salinannya kepada karyawan dan tinjau dalam pertemuan tatap muka jika memungkinkan. Proses penilaian kinerja paling efektif jika Anda memiliki diskusi di kantor pribadi atau ruang konferensi, lebih disukai lokasi netral untuk pengawas dan karyawan. Privasi sangat penting ketika Anda mendiskusikan kinerja karyawan, terutama jika penilaian kinerja membahas hal-hal sensitif atau jika itu termasuk masalah serius tentang kinerja karyawan atau kebiasaan kerja. Jika Anda mengelola pekerja jarak jauh, berikan salinan email kepada karyawan tersebut, yang ditandai rahasia, sebelum Anda meninjau kinerjanya dalam panggilan konferensi. Cara Anda menyajikan evaluasi karyawan sering kali dapat memengaruhi moral dan kepuasan kerja karyawan.
Tujuan penilaian kinerja adalah untuk mengkomunikasikan seberapa baik seorang karyawan menjalankan tugas pekerjaannya atau untuk berkomunikasi dengan karyawan bahwa Anda berinvestasi dalam pertumbuhan profesionalnya. Elemen kunci dalam komunikasi ini adalah laporan penilaian kinerja aktual. Ini memberi karyawan referensi yang bisa dia rujuk sepanjang periode penilaian berikutnya untuk melihat di mana dia berdiri dalam hal memenuhi standar kinerja organisasi Anda.
