Ketika bisnis Anda diundang untuk menanggapi permintaan proposal, seorang calon pelanggan mengundang Anda untuk mengirimkan tanggapan formal yang menunjukkan bagaimana Anda akan memenuhi kontrak. Walaupun calon penawar sering kali tidak diharuskan untuk secara resmi menolak undangan semacam itu, Anda harus selalu mengomunikasikan niat Anda secara tertulis maupun melalui saluran tidak resmi.
Untuk Menawar atau Tidak Menawar
Sebelum sebuah perusahaan memutuskan untuk menolak RFP, tinjauan internal RFP adalah langkah yang bijaksana. Alasan internal praktis untuk menolak termasuk penetapan harga proyek, penjadwalan dan kurangnya keahlian mengenai layanan atau produk yang diminta. Namun, alasan eksternal perusahaan Anda untuk menolak harus dinyatakan secara diplomatis - kemungkinan hubungan bisnis di masa depan tidak boleh diabaikan.
Tanggapan Resmi dan Tidak Resmi yang Sesuai
Setiap proses RFP dapat memiliki persyaratan unik untuk cara menolak pengajuan proposal secara resmi. Sebagai contoh, beberapa RFP menyertakan tanggal “tidak ada penawaran” khusus - dalam kasus seperti itu, Anda harus melakukan segala upaya untuk menyampaikan niat Anda untuk menolak berpartisipasi dalam proses proposal pada tanggal yang ditentukan dalam RFP. Ini adalah langkah yang sangat penting untuk ditangani dengan benar jika Anda awalnya meminta perusahaan Anda untuk dimasukkan dalam proses RFP.
RFP harus berisi daftar orang-orang yang harus Anda hubungi untuk menolak RFP, dan Anda harus memberi tahu satu atau lebih dari orang-orang ini melalui surat. Metode komunikasi informal seperti telepon dan email juga disarankan. Untuk meningkatkan peluang bisnis di masa depan, Anda harus berusaha mengatakan tidak dengan anggun - kadang-kadang disebut sebagai mengatakan "tidak" pada tugas sambil mengatakan "ya" kepada orang tersebut. Ini adalah pendekatan cerdas yang harus diambil ketika Anda menolak RFP.
