Ketika bisnis menentukan kebutuhan untuk memperoleh bahan atau perbaikan kontrak, agen pembelian atau pemilik akan meminta penawaran - atau perkiraan biaya persediaan dan / atau lingkup pekerjaan tertentu. Sudah menjadi kebiasaan bagi pemilik atau agen untuk meminta penawaran dari beberapa perusahaan yang bersaing untuk menemukan vendor terbaik. Ketika kontraktor yang menang dipilih, adalah izin profesional untuk memberi tahu penawar yang gagal tentang niat Anda. Ingatlah bahwa Anda mungkin ingin vendor menawar proyek Anda di masa depan.
Latar Belakang
Proses pertama dalam mendapatkan penawaran, yang dikenal secara profesional sebagai permintaan penawaran (RFQ), adalah menguraikan ruang lingkup pekerjaan. Sebagai agen pembelian yang meninjau dan menolak tawaran yang diajukan, Anda harus mengetahui dengan pasti pekerjaan apa yang harus dilakukan dan apa hasil yang diharapkan, sehingga informasi tersebut dapat disampaikan ke perusahaan pengirim.
Pemilik atau pembeli juga ingin memiliki gagasan tentang berapa biaya proyek. Jika Anda meriset dan memperkirakan bahwa perbaikan atap di penjara daerah harus menelan biaya di bawah $ 350.000, dan semua tawaran kembali lebih dari $ 500.000 - Anda harus meninjau detailnya. Anda dapat memiliki anggaran yang tidak realistis, atau perusahaan yang mengajukan penawaran bisa jadi terlalu mahal.
Surat Penolakan
Jika tawaran terlalu tinggi, tolak. Mengingat bahwa Anda mungkin ingin melakukan bisnis dengan perusahaan-perusahaan ini di masa depan, Anda tidak ingin membuat mereka bertanya-tanya. Profesional dan sopan mengirim surat penolakan formulir standar.
Permintaan Penawaran Ulang
Mungkin ada saat-saat ketika proposal diajukan yang melenceng. Mungkin perwakilan penjualan atau kontraktor salah memahami ruang lingkup pekerjaan, atau mungkin Anda telah memutuskan untuk menghilangkan sebagian dari pekerjaan itu. Kirim surat yang tepat untuk meminta penawaran ulang. Dalam dokumen Anda, tawarkan saran, klarifikasi atau modifikasi kepada penawar.
Tolak Semua
Kadang-kadang semua tawaran akan datang terlalu tinggi. Ketika ini terjadi, Anda harus mengirim surat kepada semua penawar yang memberi tahu mereka bahwa semua penawaran ditolak dan memberi tahu mereka tanggal ketika pengiriman baru akan diterima.
Eliminasi Karena Spesifikasi
Beberapa perusahaan, terutama organisasi nirlaba, harus mematuhi proses proposal yang sangat rinci. Universitas Tennessee, misalnya, mengharuskan peserta lelang menyerahkan proposal mereka dalam sebuah amplop yang diidentifikasi dengan nama, alamat, permintaan nomor penawaran, dan informasi lisensi kontraktor. Ketika kutipan diterima yang tidak memiliki informasi terkait seperti yang diuraikan, cukup kembalikan kiriman dengan surat formulir singkat yang menjelaskan proses pengajuan tidak diikuti dengan benar.
