Memo promosi adalah catatan singkat tentang karyawan yang dipromosikan. Ada dua jenis memo promosi. Dalam kasus pertama seorang majikan, biasanya seorang supervisor atau manajer sumber daya manusia, memberi tahu seorang karyawan bahwa ia telah menerima promosi. Dalam situasi kedua memo promosi adalah pengumuman yang dikirim ke karyawan lain. Memo adalah bentuk komunikasi bisnis yang diperlukan dalam suatu perusahaan. Memo digunakan untuk membuat karyawan mendapat informasi tentang masalah-masalah penting yang berkaitan dengan perusahaan. Menulis memo promosi adalah tugas sederhana dengan hanya beberapa persyaratan.
Hubungi orang yang mendapat promosi terlebih dahulu. Banyak kali orang diberitahu secara langsung bahwa mereka mendapatkan promosi. Mengirim mereka memo juga terkadang dilakukan dalam bisnis. Tetapi jika memo promosi umum dikirimkan, karyawan tersebut seharusnya tidak mengetahui bahwa ia dipromosikan pada saat yang sama dengan orang lain. Bicaralah dengan orang tersebut atau kirim dia email pribadi terlebih dahulu.
Ketahui siapa pembacanya. Saat mengirim memo, Anda perlu tahu siapa yang akan mendapatkannya. Pengumuman promosi dapat dilakukan ke departemen, divisi perusahaan atau seluruh organisasi. Untuk promosi di kalangan manajemen senior, memo itu harus lebih formal. Untuk memo departemen kecil, gambar seperti balon di sekitar "selamat" mungkin dapat diterima. Itu semua tergantung pada budaya dan industri perusahaan. Industri periklanan, misalnya, biasanya lebih santai daripada perbankan.
Berikan detail tentang promosi. Dalam jurnalisme ada enam huruf W: siapa, apa, kapan, di mana, mengapa dan bagaimana. Memo promosi menceritakan kisah singkat. Agar bermanfaat, Anda harus memberikan nama orang yang dipromosikan, jabatan barunya dan tanggal promosi menjadi efektif. "Di mana" adalah departemen atau divisi tempat dia akan bekerja. "Mengapa" secara singkat membahas pencapaian karyawan yang mengarah ke promosi. Mungkin ada "bagaimana" jika panitia seleksi membuat keputusan. Memo promosi juga dapat menggambarkan tanggung jawab baru karyawan yang dipromosikan.
Buat memo singkat. Memo promosi sebenarnya hanya pengumuman. Menjaga agar tetap pendek akan meningkatkan peluang itu akan dibaca oleh orang lain di perusahaan.
Mengoreksi sebelum mengirim. Ini penting karena ini adalah memo bisnis dan karyawan mengharapkan tingkat profesionalisme tertentu. Karena memo promosi pendek, sebenarnya tidak ada alasan untuk kesalahan tata bahasa, kesalahan pengejaan atau masalah penulisan lainnya. Memo itu harus ditulis dengan baik dan informatif karena akan mencerminkan orang yang mengirim memo itu.
