Organisasi nirlaba mendapat sorotan dari berbagai pemangku kepentingan karena mereka bergantung pada sumbangan amal atau karena mereka memiliki status bebas pajak. Untuk memastikan bahwa praktik pembelian Anda berjalan dengan baik ketika ditinjau oleh media, donor, Internal Revenue Service atau pemangku kepentingan lain yang berkepentingan, penting untuk membuat kebijakan pengadaan yang menghindari potensi konflik kepentingan atau kurangnya transparansi.
Beberapa Tawaran
Beberapa organisasi nirlaba mengharuskan pembelian di atas tingkat dolar tertentu disiapkan untuk penawaran, dengan organisasi menerima beberapa tawaran untuk vendor yang berbeda. Ini membantu mengurangi kemungkinan agen pembelian, kepala departemen, atau direktur eksekutif dapat memberikan hadiah kepada teman, anggota keluarga, atau rekan bisnis yang menawarkan hadiah pribadi atau suap langsung. Ini juga mencegah pemasok lama menaikkan tarif atau mengurangi layanan setiap tahun karena ia tahu tidak ada pesaing.
Tawaran Rendah vs. Tawaran Terbaik
Kebijakan pengadaan Anda dapat mengharuskan organisasi Anda mengambil tawaran terendah pada proyek, layanan atau barang, atau memungkinkan Anda mengambil tawaran terbaik. Tawaran terbaik mungkin bukan yang termurah, tetapi mungkin memberikan nilai yang lebih baik bagi organisasi. Sebagai contoh, satu firma pemasaran olahraga mungkin menawarkan untuk menjalankan balap jalan 10 kilometer amal dengan biaya lebih rendah daripada perusahaan lain, tetapi penawar yang lebih tinggi mungkin memiliki lebih banyak pengalaman menjalankan balap jalan dan memiliki lebih banyak kontak yang mungkin membeli sponsor. Dalam beberapa kasus, organisasi nirlaba memungkinkan kontrak untuk pergi ke bisnis selain dari penawar terendah selama kontrak berada dalam persentase tertentu dari penawaran terendah dan agen pembelian, kepala departemen atau manajemen dapat menunjukkan alasan mengapa penawaran terendah bukan tawaran terbaik.
Permintaan untuk Proposal
Sebagai bagian dari kebijakan pengadaan Anda, buat dan keluarkan permintaan proposal untuk proyek, layanan, atau barang yang lebih besar dari jumlah dolar tertentu. RFP adalah prosedur standar yang digunakan bisnis yang berkomunikasi dengan calon penawar, persyaratan objektif yang sama untuk suatu kontrak. RFP membantu organisasi nirlaba membuat perbandingan penawaran apel dengan apel.
Konflik kepentingan
Untuk mencegah favoritisme, atau kesan favoritisme, tanyakan kepada anggota dewan dan staf manajemen Anda apakah mereka mempunyai teman, anggota keluarga, atau mitra bisnis yang menjual barang atau jasa yang Anda beli. Banyak organisasi nirlaba memiliki kebijakan yang melarang organisasi untuk melakukan transaksi bisnis dengan perusahaan yang memiliki hubungan dekat dengan para pemangku kepentingan utama. Sebelum Anda menyetujui kontrak besar, bagikan nama-nama mitra bisnis potensial dengan pemangku kepentingan utama Anda untuk menentukan apakah ada di antara mereka yang memiliki konflik.
Transparansi
Karena organisasi nirlaba tidak bersaing dengan perusahaan lain untuk mendapatkan laba, mereka lebih bebas untuk mengungkapkan informasi bisnis dengan publik. Jadikan kebijakan pengadaan Anda tersedia untuk umum di situs web Anda. Sertakan informasi mengenai pembelian dalam jumlah besar dalam laporan bendahara yang diberikan kepada dewan direksi Anda pada rapat dewan.
Keberlanjutan
Anda mungkin ingin memberikan preferensi pada bisnis yang menggunakan praktik bisnis "hijau". Ini dapat mencakup perusahaan yang memiliki inisiatif yang dinyatakan secara terbuka dan dapat dibuktikan untuk mengurangi penggunaan energi dan air, mendaur ulang, menggunakan bahan organik dan tidak beracun atau mengurangi kemasan.
