Perusahaan memiliki aset yang kehilangan nilainya dari waktu ke waktu dan mungkin perlu dibuang. Contohnya adalah mobil tua yang mungkin menguras perusahaan karena sering diperbaiki. Surat pembuangan aset memberikan penempatan akhir atau pelepasan limbah, kelebihan atau skrap menggunakan proses yang tepat dan di bawah otoritas yang tepat. Pembuangan dapat dicapai melalui pengabaian, penghancuran, penahanan, pembakaran, sumbangan atau penjualan. Aset harus dibuang sesuai dengan kebijakan pembuangan aset.
Tentukan prosedur pelepasan aset di negara tempat perusahaan Anda berada; kemudian tunjukkan dalam surat pembuangan aset. Isi formulir permintaan pembuangan aset, yang biasanya dapat diperoleh dari departemen pembelian perusahaan. Jika menjual aset akan menjadi metode pembuangan, mintalah agar pembeli yang tertarik menyampaikan ekspresi minat mereka. Nyatakan aset spesifik yang akan dibuang dan berikan nilainya saat ini.
Sebutkan tempat di mana mereka yang tertarik untuk membeli aset harus pergi untuk melihatnya. Tunjukkan waktu menonton akan dilakukan dan prosedur yang akan digunakan untuk melakukan penjualan. Nyatakan apakah pembeli harus membayar uang muka pada hari penjualan dan apakah ada biaya yang akan dikenakan untuk ikut serta dalam pelelangan.
Masukkan dalam surat pelepasan aset opsi tender jika Anda akan membuang aset menggunakan "sistem tender." (Perbedaan antara "penjualan" dan "tender" adalah bahwa penjualan melibatkan penjualan aset dengan harga tetap, sementara tender melibatkan pembeli yang menetapkan harga yang akan mereka bayarkan. Dalam sistem tender, aset dijual kepada penawar tertinggi)..)
Salah satu opsi adalah agar aset dijual secara internal, yaitu kepada anggota - seperti karyawan atau pemegang saham - perusahaan. Tunjukkan jika tender eksternal akan dilakukan, artinya orang luar akan diizinkan untuk melakukan tender. Surat pembuangan aset harus secara jelas menetapkan opsi-opsi ini, dan menunjukkan metode - surat kabar atau online, misalnya - untuk mengiklankan tender.
Tunjukkan dalam surat pembuangan aset apakah ada harga penawaran minimum dan apa yang akan terjadi jika minimum itu tidak terpenuhi. Nyatakan apakah pembuangan akan dihentikan atau metode pembuangan lainnya akan dipertimbangkan.
Tunjukkan dalam surat pembuangan aset apakah trade-in akan diizinkan. Di sinilah aset diperdagangkan dan diterapkan untuk pembelian barang baru. Jika demikian, tentukan bahwa formulir permintaan pembuangan aset diajukan dan diteruskan ke departemen perusahaan yang bertanggung jawab untuk mengelola aset. Namun, beberapa perusahaan mengontrak perusahaan jasa keuangan, seperti bank investasi, untuk mengelola aset mereka. Dalam kasus tersebut, formulir permintaan pembuangan aset diteruskan ke perusahaan jasa keuangan terkait.
Tunjukkan apakah aset akan dibuang melalui sumbangan kepada orang yang membutuhkan atau apakah mereka akan dihancurkan. Tunjukkan proses yang harus diikuti untuk menentukan siapa aset yang akan disumbangkan. Jika pembuangan akan melalui kehancuran, tunjukkan bagaimana ini akan dilakukan dan hukum apa yang relevan harus dipatuhi.
