Memperkenalkan diri Anda secara langsung sangat mudah karena ada konvensi yang mapan untuk diikuti. Selalu, Anda akan berjabat tangan dengan kenalan baru Anda dan beri tahu namanya. Menjangkau melalui email lebih sulit. Apa salam yang sesuai? Seberapa formal Anda seharusnya? Seperti halnya komunikasi bisnis, ada aturan tertentu yang harus Anda ikuti agar pesan Anda tetap profesional.
Buat Baris Subjek yang Menarik
Karena pesan Anda mungkin bersaing dengan 500 orang lain di kotak masuk penerima, Anda harus membuat baris subjek yang akan mendorong penerima untuk membuka email Anda. Sebutkan di sini bahwa seseorang telah merujuk Anda - “Jennifer Williams menyarankan agar saya menghubungi Anda” - karena keakraban mungkin mendorong prospek Anda untuk mengklik. Atau, Anda dapat menyebutkan tujuan email Anda. “Bertanya tentang layanan katering Anda” harus membujuk penerima untuk mengklik. Pertahankan baris subjek di bawah 30 karakter sehingga terbaca di smartphone.
Gunakan Salam Resmi
Email diakui sebagai metode komunikasi yang kurang formal daripada surat bisnis, dan Anda mungkin tergoda untuk menyapa penerima secara informal, misalnya, "Hai David." Ini boleh jika Anda mengenal orang tersebut atau ia bekerja di industri informal, tetapi itu tidak tepat jika Anda mengirim email kepada seseorang di industri konservatif seperti keuangan atau pemerintah. Jika ragu, "Tuan Matterson yang terhormat," atau hanya "Tuan Matterson ”akan bekerja dengan baik.
Perkenalkan dirimu
Berikan nama, jabatan, dan perincian lainnya yang relevan dengan penerima. Ini adalah kesempatan Anda untuk menjalin hubungan manusiawi dengan penerima, misalnya, dengan menyebutkan sekolah, tempat kerja atau industri yang Anda miliki bersama. Misalnya, Anda dapat menulis, “Nama saya Sonia Jindal. Saya sesama alumni UCLA yang bekerja dalam desain grafis. "Menyebutkan kenalan timbal balik adalah nilai tambah karena penerima mungkin lebih reseptif jika Anda telah dirujuk oleh seseorang yang ia kenal dan percayai.
Jelaskan Apa yang Anda Inginkan
Jelaskan mengapa Anda menulis. Jaga pesan Anda jelas dan singkat untuk menghindari kesalahpahaman. "Saya bekerja untuk Perusahaan ABC dan saya ingin memberi tahu Anda tentang acara yang kami luncurkan" lebih baik daripada "Berita yang menggembirakan tentang acara baru kami!" Sertakan ajakan bertindak yang jelas dengan memberi tahu penerima apa yang Anda inginkan terjadi berikutnya. Untuk menjadwalkan panggilan tindak lanjut, misalnya, Anda dapat menulis, “Saya ingin menjadwalkan panggilan untuk membahas masalah ini lebih lanjut, karena ada potensi besar bagi kami untuk berkolaborasi. Apakah Senin sore akan bekerja untuk Anda?"
Akhiri Dengan Syukur
Terima kasih kepada penerima atas waktu dan perhatiannya. Email yang berakhir dengan rasa terima kasih menerima kenaikan 36 persen pada tingkat respons rata-rata. Pilihan yang baik termasuk "terima kasih sebelumnya," "terima kasih banyak atas waktu Anda," atau cukup "terima kasih." Keluar dengan nama dan detail kontak Anda.
Jangan Lupa Mengedit
Pastikan untuk mengoreksi email Anda sebelum mengirimnya. Anda hanya memiliki satu kesempatan untuk membuat kesan pertama, dan kesalahan ejaan dapat membuat Anda terlihat tidak profesional. Pastikan tata bahasa Anda juga tepat dan bahwa Anda menggunakan kalimat lengkap dan tulisan formal, daripada menggunakan singkatan dan ekspresi yang dapat Anda gunakan dengan teman tetapi tidak dengan bos.
Dapat membantu untuk mencetak surat itu dan membacanya dengan lantang dan jika ada orang di sekitar Anda, mintalah seorang teman atau saudara untuk membaca apa yang Anda tulis juga.
