Perusahaan menggunakan surat bisnis untuk membahas organisasi bisnis lain, untuk korespondensi atau untuk mengatasi pelanggan mereka. Pelanggan, karyawan perusahaan atau perusahaan lain juga dapat menulis surat bisnis kepada perusahaan untuk membahas berbagai layanan atau kemitraan. Ada berbagai format surat bisnis; yang paling umum adalah format blok penuh. Format blok penuh umumnya digunakan karena ini adalah yang paling sederhana, dan paling mudah dibaca, dengan semua tulisan sejajar di sebelah kiri.
Item yang Anda butuhkan
-
Komputer atau pengolah kata
-
Alamat perusahaan
Gunakan komputer atau pengolah kata untuk mengetikkan surat bisnis.
Gunakan kop surat jika tersedia. Kop surat membawa alamat pengirim dan nama lengkap pengirim atau perusahaan, serta logo, jika berlaku. Jika tidak ada kop surat, ketikkan nama lengkap dan alamat pengirim perusahaan atau pengirim.
Lewati satu baris setelah informasi kontak dan ketikkan tanggal penulisan surat itu. Tuliskan bulan, hari dan tahun, seperti, "19 September 2009." Lewati satu baris sebelum mengetik alamat di dalam.
Ketikkan alamat bagian dalam. Ini adalah alamat penerima, dan harus menyertakan nama lengkap mereka atau nama lengkap perusahaan, diikuti oleh pekerjaan perusahaan orang tersebut atau departemen perusahaan dan alamat lengkap. Lewati satu baris setelah konten ini.
Ketik salam. Itu bisa dimulai dengan "Dear Mr./Mrs./Ms. (Last Name)," atau "Dear (first name)" jika hubungannya lebih informal. Mungkin juga "Terhormat (jabatan)" atau "Kepada Siapa Peduli:". Lewati garis.
Tulis tubuh. Mulailah dengan memperkenalkan topik yang ada di paragraf pertama. Ini bisa berupa pujian, keluhan, atau tindak lanjut yang melibatkan perusahaan yang sedang ditangani. Khalayak bisnis biasanya akan memiliki waktu terbatas, sehingga penting bagi tubuh untuk singkat dan ringkas. Paragraf harus diberi spasi tunggal dengan garis di antara masing-masing. Lewati garis sebelum mengetikkan penutup.
Tutup surat itu dengan "Hormat," "Terima kasih," atau penutup lain yang sesuai, diikuti dengan nama Anda. Huruf pertama dari penutupan ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan koma. Lewati 4 baris untuk memberi ruang bagi tanda tangan Anda.
Tanda tangani surat itu. Gunakan pena tinta hitam atau biru.
Perhatikan lampiran apa pun. Ini akan memberi tahu perusahaan jika ada dokumen lain yang dilampirkan.
Kiat
-
Simpan surat itu di satu halaman; surat yang lebih pendek akan menerima respons yang lebih cepat.
Periksa ejaan dan tata bahasa.
