Cara Menulis Memo Pelatihan

Saat Anda perlu memperbarui manual pelatihan, proses bisnis atau buku pegangan, kendaraan yang sempurna adalah memo pelatihan. Format memo memungkinkan Anda untuk menargetkan penerima Anda dan memasukkan informasi tindak lanjut yang tepat waktu, dan sangat berguna dalam situasi di mana pertimbangan hukum baru atau langkah-langkah yang diperlukan telah ditambahkan ke proses yang ada. Dengan mengikuti beberapa langkah sederhana, Anda dapat memastikan bahwa memo Anda mengomunikasikan ide-ide Anda dengan jelas dan ringkas sambil menghindari perangkap umum.

Identifikasi audiens Anda. Ini akan membantu Anda memasukkan informasi yang paling relevan untuk memo Anda. Misalnya, jika Anda menulis untuk menjelaskan cara menggunakan mesin fotokopi baru di lantai tiga, jangan mengirim memo ke setiap karyawan di gedung. Atau jika undang-undang baru akan memengaruhi cara pernyataan tertulis diambil di kantor hukum, Anda tidak perlu menyertakan tim pemeliharaan.

Perkenalkan topik Anda. Beberapa baris pertama harus memberi tahu pembaca Anda mengapa memo ini penting bagi mereka. Biarkan mereka tahu apa proses yang lama, atau proses saat ini yang berlaku untuk pembaruan ini, serta alasan pembaruan itu.

Uraikan langkah-langkah atau persyaratan baru. Gunakan hanya satu tingkat judul dan jaga agar penjelasan Anda singkat dan fokus. Sertakan informasi yang diperbarui serta langkah atau proses sebelumnya yang tidak boleh lagi diikuti atau dilakukan.

Sertakan garis waktu. Beri tahu audiens Anda dengan jelas kapan kebijakan baru akan berlaku. Jika ini adalah perubahan langsung, nyatakan dengan jelas apakah ada masa tenggang atau proses transisi untuk prosedur sebelumnya. Misalnya, jika ada formulir baru untuk meminta cuti, beri tahu karyawan apa yang akan terjadi pada permintaan yang sudah diproses.

Tutup dengan langkah-langkah tindak lanjut. Di akhir memo Anda, beri tahu audiens Anda apa yang harus mereka lakukan jika mereka memiliki pertanyaan yang belum dijawab dalam dokumen Anda. Ini mungkin termasuk tautan ke dokumentasi tambahan, atau nomor kontak yang dapat mereka hubungi. Jika memo pelatihan Anda merupakan bagian dari serangkaian pembaruan, sebutkan kapan pembaruan berikutnya akan siap.