Akhir dari surat referensi mungkin adalah bagian termudah dari surat untuk ditulis karena Anda merangkum informasi yang muncul di badan surat itu. Namun demikian, penting untuk mendapatkan bahasa yang tepat jika Anda ingin membuat kesan akhir yang baik pada pembaca. Setiap paragraf harus bersinar untuk meyakinkan penerima bahwa orang yang Anda rekomendasikan layak untuk direkrut.
Fokus pada Tubuh Surat
Bagian utama dari surat Anda harus menggambarkan keterampilan bintang dan karakter kepribadian yang membuat orang yang Anda rekomendasikan cocok untuk pekerjaan itu. Banyak pengusaha mencari karakteristik khusus yang sesuai dengan posisi itu, jadi tanyakan pada diri sendiri apa yang perlu diketahui oleh penerima. Apakah karyawan itu pemecah masalah yang kreatif? Apakah dia memiliki bakat untuk organisasi atau keterampilan kerja tim yang sangat baik? Apakah dia matang melebihi usianya? Sertakan semua alasan mengapa orang ini adalah kandidat yang memenuhi syarat, yang berkaitan dengan contoh spesifik di mana orang tersebut berhasil menggunakan keterampilan yang diperlukan untuk posisi tersebut.
Sertakan Pernyataan Penutupan
Transisi ke paragraf kedua dari belakang surat Anda dengan frasa seperti "Singkatnya," "Dalam Penutupan," "Sesuai," atau "Tanpa keraguan." Kemudian, tulis satu atau dua kalimat yang membuat pernyataan rekomendasi yang jelas. Kata-katanya harus mengalir secara logis dari poin-poin yang Anda buat di tubuh surat; pada dasarnya, Anda meringkas apa yang telah terjadi sebelumnya. Ini sebuah contoh: "Tanpa ragu, saya merekomendasikan nama untuk posisi. Sebagai karyawan yang bekerja keras dan pemain tim yang hebat, saya yakin dia akan menjadi tambahan yang berharga bagi organisasi Anda."
Undang Penerima untuk Menghubungi Anda
Gunakan paragraf terakhir untuk memberikan detail kontak Anda dan mengundang penerima untuk menghubungi Anda jika ada pertanyaan lebih lanjut. Misalnya, Anda dapat menulis: "Silakan menghubungi saya di nomor telepon jika Anda ingin membahas masalah ini lebih lanjut. Saya akan senang untuk memperluas rekomendasi saya." Dengan mengundang tindak lanjut seperti itu, Anda meyakinkan pembaca bahwa Anda bersedia untuk berdiri di belakang rekomendasi Anda. Tulis "dengan tulus," "dengan hormat" atau semacamnya untuk menyimpulkan surat, kemudian tandatangani dan tulis nama Anda.
Adil, Akurat, dan Tepat
Surat referensi sangat positif, tetapi tidak harus begitu. Kualifikasi rekomendasi Anda jika pengalaman Anda bekerja dengan karyawan belum sepenuhnya positif. Referensi yang Anda berikan harus adil, akurat, dan sesuai. Jangan menyebutkan apa pun yang Anda tidak tahu benar. Penerima dapat menantang Anda pada hal-hal yang telah Anda katakan, dan Anda harus membenarkan diri sendiri. Ingat, kredibilitas Anda ada di telepon.
