Anda mungkin diminta memberikan surat referensi bisnis untuk perusahaan yang pernah bekerja sama dengan Anda. Komentar Anda mungkin diperlukan untuk mengonfirmasi kesehatan operasional perusahaan dan kemampuan untuk berkinerja memuaskan. Templat surat dasar dapat membantu Anda merencanakan dan membuat surat referensi bisnis yang bijaksana. Di dalamnya, Anda harus berkomentar secara jujur dan sensitif tentang kualitas dan kemampuan entitas bisnis dan memberikan sebanyak mungkin informasi bermanfaat. Kejujuran adalah kebijakan terbaik, tetapi selalu berikan komentar yang penuh pertimbangan dan profesional dalam surat Anda.
Artikulasikan detail spesifik tentang hubungan Anda dengan bisnis subjek, seperti layanan yang Anda gunakan, kapan dan berapa lama. Juga jelaskan mengapa Anda menulis surat itu. Misalnya, “Dengan senang hati saya merekomendasikan Layanan Katering XYZ. XYZ secara eksklusif melayani semua seminar makan siang dan belajar serta eksekutif kami selama tiga setengah tahun terakhir. ”
Berikan informasi tentang kinerja perusahaan dan informasi lain yang mungkin bermanfaat bagi pembaca. Misalnya, Anda dapat menulis, “Lebih dari sekadar vendor, XYZ telah menjadi mitra yang andal dan kreatif bagi kami. Perusahaan telah membantu kami merencanakan dan mengimplementasikan lebih dari seratus menu berkualitas tinggi dengan harga terjangkau untuk acara makan siang yang kami selenggarakan setidaknya sekali seminggu untuk para eksekutif, klien, dan karyawan kami. Pelanggan XYZ lain di daerah kami, seperti ABC dan DEF, telah berulang kali mengucapkan terima kasih karena telah merekomendasikan XYZ kepada mereka. ”
Jelaskan kekuatan perusahaan secara konkret. Semakin ilustratif komentar Anda, pujian yang lebih baik dan tidak berdasar dapat menjadi bumerang dan menunjukkan ketidaktulusan, bias atau ketidakbenaran. Alih-alih sekadar mengatakan bahwa bisnis menawarkan produk dan layanan berkualitas tinggi, tulis, “Pilihan menu XYZ secara konsisten terencana, dipersiapkan dengan baik dan dilengkapi dengan selera tinggi. Mereka memudahkan kita untuk membuat perubahan pada menit terakhir, seperti menambahkan kotak makan siang vegetarian khusus untuk tamu yang tidak terduga. Selama bertahun-tahun, staf XYZ tidak pernah mengecewakan kami. Mereka secara konsisten tiba 15 menit lebih awal untuk menyiapkan penyebaran sebelum grup kami tiba, lengkap dengan penghangat makanan khusus, pendingin minuman, dan bahkan aksen bunga, ketika dibutuhkan. ”
Tutup dengan ringkasan kekuatan perusahaan, diikuti dengan rekomendasi yang jelas. Misalnya, Anda dapat menulis, “Kami telah menggunakan banyak katering dalam sejarah 12 tahun kami - XYZ telah meningkatkan standarnya. Kami akan kesulitan untuk mempertimbangkan perusahaan lain untuk kebutuhan katering kami, dan merekomendasikan XYZ tanpa syarat. ”
Kiat
-
Jangan terlalu singkat atau tapi jangan mengoceh juga. Hindari penggunaan bahasa superlatif, umum, atau efusif. Daripada menggambarkan sifat dengan kata sifat belaka, berikan contoh bagaimana perusahaan menunjukkan sifat tersebut.
Berikan alamat email atau nomor telepon di penutup Anda jika Anda ingin ada untuk memberikan informasi lebih lanjut tentang bisnis, jika diperlukan.
Format surat Anda dalam format blokir. Kemudian, buktikan dan periksa ejaan surat Anda sebelum mengirimkannya.
Peringatan
Kadang-kadang Anda mungkin diminta untuk merekomendasikan atau merujuk perusahaan yang tidak dapat Anda rekomendasikan dengan jujur. Tolak permintaan sebanyak yang Anda bisa. Jika Anda tidak bisa keluar darinya, maka marah komentar Anda dengan bijaksana. Tekankan hal-hal positif dengan memfokuskan komentar Anda pada apa yang bisa dilakukan perusahaan daripada apa yang tidak bisa dilakukan.
