Salah satu tanda pemimpin yang efektif adalah kemampuan untuk menilai situasi dan membuat keputusan berdasarkan apa yang terbaik untuk dilakukan. Seorang pemimpin yang mampu menyesuaikan responsnya agar sesuai dengan situasi berada di depan orang yang tidak dapat beralih di antara gaya kepemimpinan. Faktor-faktor dalam keputusan situasional termasuk motivasi dan tingkat kompetensi pengikut. Ada empat tingkat perkembangan pengikut yang memiliki dampak signifikan pada hasil akhir situasi. Keempat level tersebut adalah: pemula yang antusias, pelajar yang kecewa, kontributor yang enggan dan pemain puncak.
Pemula yang antusias
Seorang pemula yang antusias memiliki tingkat antusiasme dan komitmen yang tinggi serta tingkat pengalaman dan kompetensi yang rendah. Para pemimpin yang dihadapkan dengan pengikut seperti ini perlu bersikap langsung dan otokratis dalam gaya kepemimpinan mereka karena para pengikut sangat ingin dan ingin menyenangkan, tetapi seringkali tidak tahu caranya. Gaya kepemimpinan otokratis memberikan tujuan, strategi, dan tenggat waktu untuk dipenuhi para pengikut.
Pembelajar yang kecewa
Seseorang yang merupakan pembelajar yang kecewa menunjukkan kompetensi yang rendah dan antusiasme atau komitmen. Individu atau kelompok pengikut yang kecewa sulit untuk memotivasi karena mereka percaya tidak ada cara untuk mengubah situasi; bahwa itu tanpa harapan. Seorang pemimpin yang memiliki pengikut yang kecewa mungkin paling berhasil mengadopsi gaya kepemimpinan otokratis yang memberikan harapan kepemimpinan yang dapat mengesampingkan motivasi dan kompetensi yang rendah.
Kontributor enggan
Kontributor yang enggan adalah seseorang yang memiliki kompetensi tingkat tinggi dengan komitmen rendah. Dalam situasi ini, menggunakan gaya kepemimpinan partisipatif dapat memberikan motivasi untuk berpartisipasi. Gaya kepemimpinan partisipatif membawa opini dan ide semua orang ke dalam proses pengambilan keputusan. Banyak individu yang kompeten memiliki motivasi rendah karena mereka merasa kurang dimanfaatkan dan kurang dihargai. Gaya kepemimpinan partisipatif sering membuat mereka merasa dihargai dan siap untuk berkontribusi.
Performer Puncak
Seseorang yang berfungsi pada level kinerja puncak memiliki motivasi dan kompetensi yang tinggi. Menggunakan gaya kepemimpinan otokratis dengan individu ini adalah keliru dan umumnya hanya menyebabkan kebencian dan moral rendah. Gaya kepemimpinan laissez faire kadang-kadang berhasil, karena individu ini memiliki kemampuan untuk memimpin dan mengelola situasi sendiri. Gaya kepemimpinan partisipatif bekerja cukup efektif dengan pemain puncak dan benar-benar menghasilkan situasi yang diselesaikan dengan cepat dan efektif.
