Pengusaha biasanya memasukkan tanda terima cek atau pernyataan yang setara bersama dengan gaji setiap karyawan, apakah itu datang dalam bentuk dokumen kertas atau yang online untuk cek gaji yang dikeluarkan melalui setoran langsung. Periksa rintisan adalah dokumen yang mungkin diperlukan untuk memenuhi persyaratan pencatatan pemerintah. Bahkan ketika mempertahankan cek bertopik tidak wajib, masih mungkin bijaksana untuk melakukannya.
Persyaratan FLSA
Pemerintah federal tidak memiliki aturan yang mewajibkan pengusaha untuk menerbitkan atau mempertahankan potongan gaji. Persyaratan Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan yang Adil menyediakan pedoman untuk dokumentasi penggajian. Secara umum, informasi penggajian harus disimpan tiga tahun. Jika cek bertopik digunakan untuk merekam beberapa data ini, mereka harus disimpan selama tiga tahun juga. Catatan penggajian harus mencakup:
- Nama karyawan, alamat dan nomor Jaminan Sosial.
- Jenis kelamin dan pekerjaan karyawan.
- Tanggal lahir pekerja di bawah usia 19 tahun.
- Tanggal dan waktu setiap minggu kerja dimulai dan berakhir. Tanggal mulai periode penggajian diperlukan jika berbeda dari minggu kerja.
- Tanggal pembayaran karyawan
- Jam harian dan mingguan bekerja.
- Tingkat gaji karyawan.
- Upah reguler, upah lembur dan tambahan atau pengurangan dari gaji karyawan.
Pengusaha harus menyimpan kartu waktu atau catatan waktu yang setara bekerja selama dua tahun.
Persyaratan Catatan Penggajian Pemerintah Tambahan
Komisi Kesempatan Kerja Yang Setara mengatakan bahwa pengusaha harus menyimpan semua catatan pekerjaan, termasuk cek stub dan catatan gaji, setidaknya selama satu tahun. Dalam hal seorang karyawan mengajukan keluhan dengan EEOC, catatan harus disimpan hingga satu tahun setelah disposisi akhir masalah oleh EEOC atau satu tahun setelah gugatan diselesaikan.
Negara dapat memberlakukan persyaratan pencatatan tambahan. Sebagai contoh, Komisi Tenaga Kerja Texas mengatakan bahwa pengusaha harus memberi para pekerja stub cek atau dokumen yang setara yang mencantumkan semua data yang digunakan untuk menyiapkan gaji. Catatan penggajian harus disimpan empat tahun untuk mematuhi aturan penyimpanan catatan kompensasi pengangguran Texas.
Pedoman Catatan Perusahaan
Bisnis atau organisasi menghasilkan cek dan cek bertopik karena berbagai alasan. Internal Revenue Service merekomendasikan agar memeriksa tulisan rintisan dan catatan bank yang berfungsi sebagai dokumen pendukung untuk tujuan pajak dipertahankan selama periode pembatasan. Misalnya, periode pembatasan untuk pengembalian pajak adalah enam tahun. Nolo.com menyarankan agar bisnis menyimpan cek dan catatan keuangan setidaknya selama tujuh tahun.
