"5S" adalah alat yang membantu mendorong Toyota Production System (TPS), sistem manajemen lengkap dan filosofi perusahaan yang berfokus pada menghilangkan limbah dalam proses untuk mendorong efisiensi yang lebih besar. 5S mewakili bagian dari keseluruhan sistem dan digunakan untuk memungkinkan manajemen visual. Tujuan 5S adalah membuat masalah mudah dikenali. Masalah dalam proses apa pun merupakan pemborosan, yang pada gilirannya merupakan ketidakefisienan. Nama "5S" berasal dari lima istilah yang digunakan untuk mengidentifikasi setiap langkah yang harus diikuti ketika menggunakan alat ini.
Seiri, istilah Jepang diucapkan "Say-Ree," diterjemahkan ke dalam bahasa Inggris sebagai kata kerja "sort" atau "terpisah." Sortir semua item di setiap stasiun kerja dan pisahkan apa yang dibutuhkan setiap hari dari apa yang tidak diperlukan. Tandai item yang jarang atau jarang digunakan dan pindahkan item tersebut dari stasiun. Item yang ditandai kemudian akan dibuang atau dipindahkan ke area lain berdasarkan penilaian kebutuhan yang mencakup seluruh lantai pabrik atau bagian dari fasilitas.
Seiton, dilafalkan "Say-Ton," berarti "diatur dalam urutan" atau "luruskan." Atur barang-barang yang dibutuhkan di lokasi yang ditentukan dan tandai secara visual di mana barang-barang itu berada. Buat garis besar lokasi di sekitar peralatan dengan menandai lantai dengan cat. Jika peralatan dipindahkan ke area lain, tanda itu akan tetap sebagai indikasi yang jelas tentang peralatan apa yang hilang. Buat garis besar setiap alat di ruangnya pada papan pasak dengan selotip. Jika alat tidak pada tempatnya di akhir shift, karyawan akan tahu untuk mencarinya dan mengembalikannya ke tempatnya sehingga siap untuk shift berikutnya. Tujuannya adalah untuk membuat kondisi abnormal terlihat sehingga tindakan dapat segera diambil untuk memperbaiki situasi. Kondisi abnormal mengakibatkan pemborosan atau ketidakefisienan, seperti ketika seseorang harus membuang waktu untuk menemukan alat yang hilang.
Seiso, dilafalkan "Say-So," berarti "bersinar." Setelah memilah dan mengatur berbagai hal secara berurutan, lakukan pembersihan awal menyeluruh pada setiap area kerja. Membersihkan kemudian harus menjadi kegiatan sehari-hari. Selalu menjaga area di sekitar peralatan tetap bersih akan membuatnya mudah mengenali masalah, seperti kebocoran minyak. Penting juga untuk menjaga puing-puing turun dari lantai untuk menghilangkan hambatan yang dapat mencegah kelancaran aliran proses atau menimbulkan bahaya tersandung. Bahkan kertas di lantai dapat mewakili masalah yang mengarah pada pemborosan. Label yang dibuang di lantai bisa berarti produk di suatu tempat di fasilitas tidak diidentifikasi dengan benar.
Seiketsu, diucapkan "Say-Ket-Soo," berarti "standar." Sekarang semuanya bersih dan teratur, cari praktik terbaik di semua stasiun kerja. Tetapkan aturan dan standar yang terkait dengan apa yang telah dilakukan dalam masing-masing dari tiga langkah sebelumnya. Jelaskan standar apa yang harus dicocokkan di setiap stasiun dengan mendefinisikannya dalam instruksi kerja, memposting alat bantu visual atau metode lain yang bermakna bagi karyawan.
Shitsuke, diucapkan "Shi-Tsu-Kay," berarti "menopang." Ini adalah langkah tersulit untuk dicapai. Untuk mempertahankan siklus 5S, sudah menjadi kebiasaan bagi semua karyawan untuk mencari hal-hal yang tidak pada tempatnya, mengidentifikasi barang-barang yang tidak perlu yang tersisa di setiap area kerja dan mengambil puing-puing setiap kali terlihat. Harus ada upaya berkelanjutan untuk mengenali limbah dan mengambil tindakan untuk meningkatkan aliran masuk dan keluar dari masing-masing stasiun kerja. Shitsuke umumnya membutuhkan perubahan dalam budaya organisasi dan akan selalu membutuhkan komitmen manajemen.
Kiat
-
Komunikasi dan pelatihan yang konsisten dan berkelanjutan, serta sistem penghargaan, akan membantu mendorong filosofi 5S di seluruh organisasi. Audit harian atau mingguan yang dilakukan oleh setiap karyawan di setiap stasiun kerja, diikuti dengan audit acak sesekali oleh manajemen, dapat membantu mengubah praktik 5S menjadi kebiasaan.
Peringatan
Banyak organisasi cenderung berhenti pada Langkah 2. Begitu ada tempat untuk segala sesuatu dan segala sesuatu ada di tempatnya, aktivitas dapat mandek. Jika ini terjadi, hal-hal baru akan mulai menumpuk hingga tidak akan ada lagi tempat untuk semuanya dan tidak ada yang akan menggantikannya.
