Bisnis, gereja dan banyak jenis organisasi lainnya menggunakan formulir penggantian sebagai cara melacak pengeluaran dan melakukan pembayaran kepada pekerja atau sukarelawan untuk biaya yang dikeluarkan. Ketika karyawan atau sukarelawan melakukan berbagai kegiatan atau membeli persediaan untuk keperluan organisasi, mereka umumnya diganti untuk uang yang dihabiskan. Untuk melacak pengeluaran ini dan memastikan bahwa orang yang benar menerima pembayaran untuk mereka, mereka mengharuskan semua orang untuk mengisi formulir penggantian bila perlu.
Gunakan program spreadsheet untuk membuat formulir penggantian. Cetak formulir pada kop surat perusahaan.
Buat tempat untuk nama, nomor telepon, dan alamat orang yang mengklaim penggantian biaya.
Masukkan tanggal pengeluaran. Jika pengeluaran berlangsung beberapa hari, semua tanggal yang sesuai masuk ke kolom atau baris ini.
Biarkan kosong untuk deskripsi tujuan pengeluaran, seperti perjalanan bisnis, persediaan yang dibeli untuk proyek, atau pertemuan bisnis saat makan siang.
Tinggalkan beberapa baris untuk jenis biaya yang dikeluarkan. Sertakan kotak untuk pengeluaran umum yang sering dialami organisasi Anda, seperti makanan, persediaan, atau gas.
Tinggalkan baris untuk jumlah di sebelah jenis pengeluaran. Beberapa baris untuk jenis dan jumlah akan memungkinkan permintaan penggantian untuk beberapa pengeluaran pada formulir yang sama.
Tinggalkan garis tanda tangan. Tunjukkan bahwa Anda lebih suka salinan kwitansi untuk dilampirkan pada formulir juga.
