Agenda seperti bahan bakar oktan tinggi untuk rapat - mereka dapat sangat meningkatkan efisiensi dan produktivitas dari setiap proses pengambilan keputusan. Satu agenda yang baik dapat memotong jumlah pertemuan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek menjadi dua dan sangat mengurangi kecenderungan pertemuan untuk bercabang menjadi diskusi yang tidak berguna untuk pencapaian tujuan.
Peran Agenda
Tujuan dari suatu agenda adalah untuk memfasilitasi proses pengambilan keputusan di antara anggota kelompok. Ini mungkin untuk peningkatan teknologi atau diskusi anggaran. Agenda membantu untuk menjaga peserta rapat tetap fokus pada keputusan akhir. Agenda juga memudahkan untuk mengevaluasi keberhasilan pertemuan dengan menyediakan daftar periksa untuk tindak lanjut dan pertanggungjawaban.
Format
Baris pertama dari agenda harus menyatakan tujuan dan tujuan pertemuan. Beberapa format agenda lebih suka menyatakan tujuan bersama dengan sub-tujuan setelah setiap item agenda. Kedua format tersebut membentuk kerangka kerja untuk diskusi. Agenda dapat bervariasi dari yang sederhana hingga yang kompleks. Mereka dapat menyertakan lampiran dan bahan bacaan atau agenda dari pertemuan sebelumnya. Jenis format yang digunakan umumnya ditentukan oleh formalitas dan lamanya pertemuan. Aturan praktis yang baik adalah bahwa formatnya harus sesuai dengan pakaian peserta rapat; yaitu, pertemuan yang penuh dengan sandal dan celana pendek dapat diakhiri dengan agenda informal sementara ruangan yang penuh setelan mungkin memerlukan agenda formal.
Informal vs. Formal
Pertemuan singkat atau informal dapat dimasukkan ke dalam email atau pengingat pertemuan. Mungkin berisi satu baris untuk tujuan pertemuan dan kemudian tiga hingga lima poin diskusi singkat. Agenda panjang biasanya satu halaman penuh, yang mencakup judul, lokasi pertemuan, tanggal dan waktu, tujuan dan topik atau pokok diskusi. Pertemuan panjang juga harus mencakup waktu untuk setiap topik diskusi dan nama presenter. Kedua format agenda harus diakhiri dengan bagian untuk "Langkah Berikutnya" untuk tindak lanjut. "Langkah Berikutnya" ini akan menjadi dasar untuk topik agenda pada pertemuan berikutnya.
