Jika Anda mengirim surat bisnis hard copy, Anda paling aman jika menggunakan format standar dan tradisional. Universitas Purdue menyarankan agar Anda mulai dengan nama dan alamat Anda sendiri - kecuali ada di kop surat - dan kemudian tanggal di bawahnya. Di bawahnya, tuliskan nama dan alamat penerima, lalu salam. Jika Anda mengirim banyak surat, Anda dapat menghemat waktu dengan mengatur templat di komputer Anda.
Periksa Fakta Anda
Anda tidak akan memenangkan pelanggan atau memengaruhi orang jika Anda salah fakta dasarnya. The Emily Post Institute mengatakan Anda harus yakin dengan nama dan alamat penerima, dan nama bisnisnya, sebelum Anda mengirim surat. Jika nama penerima netral gender, seperti Pat atau Sam, cari tahu, jika Anda bisa, apakah Anda sedang menulis kepada seorang pria atau wanita. Ketika Anda menulis surat itu, proofread untuk mengonfirmasi bahwa Anda mengeja semuanya dengan benar.
Menulis kepada Orang Asing
Jika Anda menulis kepada seseorang yang tidak Anda kenal dengan baik, seperti pelanggan potensial, buatlah hal-hal yang formal menggunakan Ms., Mr. atau Dr., sesuai keperluan. Jika Anda tidak tahu jenis kelaminnya, mainkan aman dengan "Dear Pat Smith." Jika semua yang Anda miliki adalah judul seperti direktur penjualan, "Direktur Penjualan yang Terhormat" dapat diterima. Namun, majalah Inc. mengatakan bahwa jika Anda dapat menemukan nama yang tepat, itu lebih baik. Jika seseorang yang Anda temui, "Pat yang terhormat" mungkin dapat diterima - ini panggilan penilaian yang harus Anda buat.
Tetap Ringkas
Saat Anda menulis surat bisnis, buatlah itu tetap singkat. Jika Anda memiliki koneksi - Anda bertemu di Kamar Dagang, seorang rekan merekomendasikannya - Anda mungkin ingin membahasnya, Xerox mencatat di situs webnya. Kemudian sampai ke titik surat itu, yang seharusnya menjadi apa di dalamnya untuk penerima. Jika itu adalah surat penjualan, misalnya, Anda ingin memunculkan keuntungan membeli dari Anda. Namun, jangan dekati seperti ledakan email - bahkan jika Anda mengirim selusin surat serupa, buatlah se-individual mungkin.
Pilih Kata-kata dengan Hati-hati
Jika Anda menulis kepada seseorang di perusahaan Anda, pilihan salam Anda mungkin bergantung tidak hanya pada apakah Anda pernah bertemu dengannya tetapi juga apakah itu supervisor Anda, CEO atau salah satu bawahan Anda. Perusahaan konsultan World Public mengatakan bahwa Anda harus memilih kata-kata Anda dengan hati-hati untuk menghindari sesuatu yang kembali menyakiti karier Anda. Bahkan jika Anda sedang membahas masalah atau mengirim surat peringatan, tetap dengan nada sopan dan sopan - jangan menulis ketika Anda sedang marah.Asumsikan bahwa apa pun yang Anda katakan tidak akan dirahasiakan, karena seringkali tidak.
