Ada kalanya Anda dan karyawan Anda membutuhkan beberapa dolar tunai untuk membayar pengeluaran bisnis kecil. Anda mungkin perlu membeli beberapa perlengkapan kantor, membayar kue pada hari ulang tahun seseorang, atau sekadar mencari uang receh untuk meteran parkir, misalnya. Sebagian besar bisnis menggunakan kas kecil untuk ini, memantau pembayaran dalam buku kas kecil. Anda harus mencalonkan seorang manajer kas kecil, biasanya seorang akuntan, pemegang buku, atau penyelia lain untuk mengawasi operasi dan mengumpulkan kwitansi, jika perlu. Setiap karyawan yang ingin melakukan pembelian harus melalui perwakilan ini, daripada membiarkan kotak kas kecil atau timah terbuka untuk setiap karyawan.
Beli buku catatan resmi - buku catatan kecil berukuran jurnal mungkin yang terbaik karena dapat masuk ke kotak kas kecil. Beri label pada buku catatan dengan tanggal mulai, nama perusahaan, dan informasi kontak "Jika Kehilangan, Kontak". Gambarlah tiga garis vertikal di bawah halaman pertama buku catatan. Beri label pada empat kolom, Tanggal, Pembelian, Jumlah, dan Saldo. Anda dapat melanjutkan ini di seluruh buku catatan saat memulai buku kas kecil atau mengandalkan orang yang memulai halaman baru untuk melanjutkan format.
Daftar saldo awal pada barisnya sendiri dengan tanggal yang dicatat. Di bawah kolom Beli, beri nama Saldo Awal. Pembelian pertama akan dicatat pada baris kedua.
Masukkan jumlah awal kas kecil ke dalam kotak atau kaleng bersama notebook.
Untuk melakukan pembelian, mintalah karyawan melamar kepada akuntan atau manajer apa yang dia butuhkan dan mengapa. Akuntan atau manajer dapat menerima atau menolak gagasan itu. Jika diterima, karyawan itu diberikan akses ke buku kas kecil dan kotak atau kaleng.
Mintalah karyawan mengirimkan kwitansi setelah ia melakukan pembelian. Simpan semua kwitansi bersama, diikat dengan klip kertas, di kotak kas kecil atau buku. Hapus tanda terima bulanan dan ajukan.
Tambahkan uang ekstra ke dana kas kecil dengan menarik diri dari akun perusahaan. Pengawas kas kecil, seperti seorang akuntan atau manajer, memutuskan berapa banyak yang harus disimpan dalam kas kecil, biasanya di bawah $ 100.
Kiat
-
Simpan buku kas kecil dan kotak atau kaleng di tempat yang aman, seperti kantor akuntan atau manajer atau ruang kecil. Jangan meninggalkannya di area umum, seperti ruang makan siang atau area rapat. Simpan pembelian tunai kecil kecil, untuk pengeluaran seperti ongkos kirim, meter parkir atau perlengkapan pesta.
Peringatan
Jangan mencatat pembelian besar dalam buku kas kecil. Ini harus dicatat dalam buku kas utama.
