Organisasi menggunakan laporan awal untuk menjelaskan kemajuan proyek atau pekerjaan tertentu setelah aktivitas dimulai. Komponen dalam laporan awal bervariasi tergantung pada jenis proyek atau pekerjaan yang dievaluasi. Penulis laporan awal memilih dari unsur-unsur dasar umum yang berkaitan untuk dimasukkan dalam dokumen. Ini dapat mencakup pengantar, bagian yang memperbarui kemajuan, penjelasan tentang metodologi evaluasi, bagian tentang kepatuhan, perincian keuangan, dan kebutuhan lebih lanjut. Laporan dapat diakhiri dengan evaluasi ringkasan dan lampiran yang relevan.
Memperkenalkan Proyek
Seperti namanya, laporan "awal" menggambarkan kemajuan yang dibuat selama peluncuran proyek. Pendahuluan memberikan deskripsi proyek dan tujuannya, dan dapat mencakup tujuan evaluasi awal dan salinan pertanyaan yang diajukan.
Metodologi
Laporan tersebut harus menjelaskan metodologi yang digunakannya. Ini harus memberikan perincian tentang indikator yang digunakan untuk mengukur keberhasilan dan bagaimana data yang dikumpulkan dari evaluasi akan digunakan. Jika pertanyaan diajukan dalam evaluasi, sertakan sumber data, seperti pekerja proyek, dokumen dan catatan khusus.
Pembaruan Kemajuan
Bagian pembaruan kemajuan dapat mengikuti penjelasan metodologi. Tujuan dan kegiatan yang mematuhi jadwal dan yang diselesaikan hingga tanggal laporan dimasukkan dalam bagian ini. Setiap perbedaan atau modifikasi dari jadwal proyek juga diperhitungkan di bagian pembaruan kemajuan.
Detail Kepatuhan
Jika kegiatan proyek harus mematuhi peraturan atau pedoman organisasi, berikan detail tentang kepatuhan di bagian terpisah. Ini termasuk persyaratan federal, negara bagian atau lokal yang berlaku yang harus dipenuhi oleh proyek.
Rincian Keuangan dan Kebutuhan Lebih Lanjut
Berikan detail tentang manajemen keuangan proyek, termasuk penilaian apakah proyek tersebut sesuai anggaran. Bagian selanjutnya harus menjabarkan apa yang dibutuhkan manajer proyek untuk melanjutkan dan menyelesaikan proyek, seperti bahan, peralatan, persediaan, tenaga kerja dan dana tambahan. Jelaskan bagaimana kebutuhan ini memengaruhi pekerjaan proyek di masa depan.
Ringkasan
Evaluasi singkat proyek sampai saat ini dapat berfungsi sebagai bagian ringkasan dari laporan awal. Penjumlahan dapat mencakup rekomendasi untuk kemajuan yang berkelanjutan.
Lampiran
Ketentuan referensi yang digunakan dalam laporan, yang secara umum disebut dalam badan laporan sebagai Kerangka Acuan, didefinisikan secara rinci dalam lampiran. Setiap dokumen terkait yang berkaitan dengan proyek dimasukkan sebagai lampiran dari laporan awal.
