Menulis surat penagihan kepada klien yang tidak membayar adalah tugas yang tak terhindarkan dari setiap pemilik bisnis. Untuk meningkatkan peluang Anda untuk mendapatkan bayaran apa yang menjadi utang Anda, buat kebijakan pembayaran terperinci sebelum mengeluarkan kredit dan gunakan kebijaksanaan dan profesionalisme ketika mencoba menagih di akun yang jatuh tempo sebelumnya.
Buat Kebijakan Pembayaran
Sebelum Anda mengizinkan pelanggan atau klien untuk menunda pembayaran, membayar kredit atau membayar setelah pengiriman produk atau layanan, kembangkan kebijakan pembayaran yang menguraikan persyaratan Anda. Ini harus mencakup perincian tentang kapan Anda mempertimbangkan pembayaran lewat jatuh tempo, seperti 10 hari atau 30 hari setelah faktur diterbitkan. Ini juga harus mencakup perincian tentang apa yang akan terjadi jika tidak ada pembayaran berlanjut, seperti mengeluarkan penalti dan biaya keterlambatan, menghentikan layanan atau mengambil tindakan hukum.
Alamat Spesifik
Lihat perjanjian kontrak Anda dengan pelanggan dalam menyusun surat koleksi Anda. Referensi pesanan, nomor faktur, tanggal layanan atau pembelian dan tanggal jatuh tempo pembayaran asli. Jika ada upaya sebelumnya untuk mengumpulkan, sebutkan juga, dan berikan pelanggan total yang mencakup penalti. Misalnya, "Pesanan 1.000 botol air Anda dikirim pada 1 Oktober dan faktur sebesar $ 250 dikeluarkan melalui email 3 Oktober dengan tanggal pembayaran 3 November. Akun Anda sekarang sudah lewat 30 hari dan akun Anda telah dinilai sebesar Biaya $ 25, membuat saldo Anda $ 275, dibayarkan segera."
Bersimpati, Tegas
Sementara beberapa pelanggan yang tidak membayar mungkin menghindari tagihan mereka, yang lain mungkin lupa tanggal pembayaran mereka atau memiliki masalah arus kas yang serius. Beri pelanggan keuntungan dari keraguan ketika menulis surat koleksi untuk menghindari menempatkan mereka pada posisi defensif. Misalnya, "Kami memahami keadaan yang tidak terduga dapat muncul dan kami berkomitmen untuk bekerja sama dengan Anda untuk menyelesaikan masalah ini." Pendekatan ini tidak menghina pelanggan, tetapi memperjelas bahwa pembayaran harus dilakukan terlepas dari keadaan.
Lampirkan Dokumen Verifikasi
Lampirkan salinan surat tagihan Anda dari faktur yang diterbitkan sebelumnya, korespondensi masa lalu atas masalah ini, salinan kontrak apa pun yang ditandatangani atau perjanjian tertulis dan kutipan dari kebijakan pembayaran Anda. Jika Anda bersedia bernegosiasi mengenai saldo atau melakukan pembayaran parsial, uraikan ketentuan spesifik penawaran Anda. Berikan nomor untuk dihubungi jika pelanggan memiliki pertanyaan dan sertakan amplop yang sudah dibayar sebelumnya dan ditujukan sendiri untuk pembayaran yang mudah.
Gunakan Pengacara
Jika upaya berulang untuk mengumpulkan pada akun yang lewat jatuh tempo tidak terbukti berhasil, Anda dapat memilih untuk meminta pengacara mengirim surat tagihan atas nama Anda. Pengacara Anda dapat merekomendasikan ancaman pengadilan klaim kecil, rujukan ke agen penagihan, pelaporan kredit atau tindakan hukum lainnya. Timbang biaya-manfaat dari apa yang diperlukan untuk mengusahakan upaya pengumpulan Anda kepada profesional hukum versus jumlah yang berpotensi Anda kumpulkan dari pelanggan Anda. Misalnya, menggunakan seorang pengacara untuk menulis surat tagihan untuk tagihan $ 50 mungkin tidak efektif biaya, tetapi menggunakan bantuan profesional untuk pengumpulan pada akun $ 10.000 hampir pasti akan sebanding dengan biayanya.
