Surat permintaan bisnis dapat menjadi cara yang efektif untuk meminta pembayaran, mencari penawaran atau perkiraan atau meminta informasi. Surat-surat yang ditulis secara profesional bersifat spesifik, terperinci dan to-the-point. Mereka juga memberikan semua informasi yang dibutuhkan penerima untuk mematuhi permintaan secara tepat waktu dan akurat.
Gunakan Pemformatan dan Bahasa Profesional
Surat permintaan bisnis harus ditulis pada kop surat perusahaan dan datang dari individu atau departemen yang mengajukan permintaan. Misalnya, surat kepada calon pekerja potensial yang meminta informasi tambahan harus berasal dari sumber daya manusia atau manajer perekrutan, sedangkan surat permintaan yang meminta sampel produk harus berasal dari supervisor departemen pembelian. Ikuti pemformatan surat bisnis tradisional di seluruh dan gunakan bahasa formal untuk menyampaikan gambar profesional. Misalnya, "Dear Ms. Smith."
Dapatkan ke intinya
Tulis lubang yang memberi tahu pembaca apa yang Anda butuhkan saat itu juga. Misalnya, "Akun Anda sudah lewat 90 hari dan membutuhkan tindakan segera," atau, "Resume Anda mengesankan dan saya ingin melihat surat rekomendasi serta transkrip perguruan tinggi Anda." Jangan membuat penerima menerobos melalui informasi berlebihan untuk sampai ke titik Anda.
Jadilah spesifik
Berikan semua informasi yang diperlukan penerima untuk memenuhi permintaan Anda, seperti referensi pesanan pembelian atau nomor rekening atau salinan kontrak atau kebijakan. Referensi lampiran atau lampiran dalam tubuh surat Anda. Misalnya, "Seperti yang akan Anda lihat di salinan terlampir dari perjanjian awal kami, pengiriman produk dijadwalkan untuk Senin pertama setiap bulan. Ini adalah permintaan untuk mengubah tanggal itu ke Senin ketiga setiap bulan."
Buat Permintaan Anda
Perincian dengan tepat apa yang Anda inginkan terjadi selanjutnya sehingga tidak ada ruang untuk kesalahpahaman dari penerima. Misalnya, "Faktur Anda harus dibayar penuh pada tanggal 15 Juni 2015 atau kami akan dipaksa untuk menghentikan layanan Anda." Buatlah mudah untuk mematuhi dengan melampirkan amplop beralamatkan sendiri, tautan ke halaman opsi pembayaran situs web perusahaan Anda, label surat atau alamat surat lengkap Anda.
Surat Permintaan Email
Meskipun pendekatan dasar yang sama berlaku untuk email dan surat biasa, ada beberapa perbedaan yang perlu diperhatikan. Gunakan logo perusahaan dan tanda tangan elektronik Anda dan pertahankan semua formalitas penulisan surat bisnis formal lainnya. Juga, minta tanda terima kembali untuk memverifikasi penerima menerima korespondensi Anda.
Simpan Catatan
Cetak salinan surat permintaan Anda untuk referensi Anda sendiri. Ini sangat penting jika Anda menulis surat koleksi. Jika suatu utang harus diserahkan ke agen penagihan atau pengacara, Anda akan memiliki jejak kertas yang menunjukkan apa yang telah Anda lakukan untuk menagih utang sampai saat ini.
