Surat komitmen adalah perjanjian resmi untuk memberikan dukungan material kepada bisnis, organisasi nirlaba, atau penelitian. Surat komitmen dalam dunia bisnis biasanya menjabarkan janji untuk menyediakan pembiayaan atau pinjaman, sementara yang untuk organisasi nirlaba umumnya menjabarkan komitmen untuk kolaborasi, kemitraan atau bentuk lain dari dukungan material. Apakah Anda membuat komitmen untuk membiayai bisnis atau mendukung kelompok komunitas nirlaba, Anda perlu memastikan surat komitmen Anda - seperti halnya korespondensi bisnis yang serius - singkat, jelas dan diplomatis.
Tinjau informasi Anda. Surat komitmen Anda akan menguraikan semua rincian dukungan Anda yang telah disepakati sebelumnya (seperti jumlah uang yang akan dipinjamkan, jadwal dan rencana darurat), jadi pastikan semua informasi Anda yang relevan adalah terkini. Surat Anda seharusnya hanya menjelaskan ketentuan yang sudah disepakati oleh kedua belah pihak. Jangan gunakan surat itu untuk menambah atau merevisi syarat atau ketentuan.
Identifikasi persyaratan dasar perjanjian Anda. Pembukaan surat Anda harus mengidentifikasi Anda dan semua pihak lain yang terlibat dalam perjanjian, serta persyaratan dan tujuan dasar komitmen Anda. Jika Anda melakukan dana untuk proyek atau bisnis, tentukan jumlahnya. Jika Anda berkomitmen untuk jenis dukungan atau kolaborasi lain, jelaskan secara singkat jenis dukungan yang akan Anda berikan.
Buat garis besar peran dan tanggung jawab Anda dalam perjanjian. Lebih spesifik. Katakan dengan tepat apa peran Anda dan jelaskan rentang tanggung jawab Anda. Jika Anda menyediakan dana, jelaskan jadwal pembayaran serta rencana darurat jika Anda tidak dapat memenuhi komitmen Anda. Jika Anda menyelesaikan komitmen untuk kolaborasi nirlaba atau penelitian, jelaskan tanggung jawab Anda yang sebenarnya (seperti layanan atau fasilitas yang Anda rencanakan untuk berikan) dan peran yang akan dimainkan oleh Anda atau organisasi Anda dalam kolaborasi tersebut.
Jaga agar surat Anda jelas dan singkat. Beberapa sumber menyarankan bahwa letter of intent komersial terbatas pada satu halaman. Dalam beberapa kasus, surat yang efektif dapat sesingkat satu paragraf.
Bersikaplah ramah. Jika Anda menulis surat komitmen kepada organisasi nirlaba, ingatlah bahwa surat Anda dapat dilihat oleh lembaga lain yang mendukung atau memantau organisasi itu, jadi pastikan untuk menjelaskan alasan Anda ingin bekerja dengan kelompok itu.Juga sebutkan kolaborasi sebelumnya yang Anda miliki dengan grup. Ini akan memperkuat citra Anda, dan citra kolaborator Anda, di mata pendukung nirlaba lainnya, seperti entitas pemberi hibah.
