Kebijakan dan prosedur akuntansi bukanlah satu dan hal yang sama, meskipun pekerja di kantor sering membingungkan keduanya. Kebijakan akuntansi mewakili pedoman atau aturan yang menentukan apa yang diharapkan oleh departemen akuntansi dalam situasi tertentu. Dengan membuat kebijakan, departemen akuntansi memastikan bahwa aturan dan standar perusahaan dipertahankan dan dipatuhi secara konsisten oleh semua pihak yang terkena dampak. Prosedur mewakili sisi-cara persamaan dengan mendefinisikan langkah-langkah individu yang memastikan kebijakan akuntansi perusahaan dipertahankan dan kontrol internal sudah ada.
Definisikan Kebijakan
Ketika muncul dengan kebijakan akuntansi dan buku pegangan prosedur yang digunakan oleh akuntan dan orang lain di perusahaan, Anda harus terlebih dahulu mendefinisikan setiap aturan atau pedoman sebagai kebijakan individu yang Anda ingin orang ikuti. Jangan gabungkan kebijakan, karena terlalu membingungkan. Departemen akuntansi membuat kebijakan arus kas, kebijakan penggantian biaya perjalanan, kebijakan kas kecil, kebijakan hutang dagang atau kebijakan penagihan, hanya untuk beberapa nama. Kebijakan tersebut harus mendefinisikan aturan - dikenal sebagai apa - dan termasuk siapa yang harus mematuhinya dan mengapa harus dipatuhi. Kebijakan dan prosedur dipertahankan sebagai dokumen terpisah.
Tulis Tinjauan Umum
Setiap kebijakan harus mencakup ikhtisar atau ringkasan pedoman atau aturan tersebut. Tinjauan umum hadir terlebih dahulu, dengan informasi terperinci yang mencakup spesifik. Misalnya, departemen akuntansi mungkin memiliki kebijakan dana kas kecil yang merinci berapa banyak uang yang akan tersedia untuk kas kecil, jenis pembelian yang dicakupnya dan judul orang yang bertanggung jawab untuk memastikannya dikelola dengan baik. Kebijakan ini tidak mencantumkan nama orang, melainkan judul atau posisi di perusahaan yang bertanggung jawab untuknya.
Buat Garis Besar Prosedur
Prosedur adalah proses langkah demi langkah yang digunakan individu untuk mematuhi kebijakan perusahaan.Misalnya, departemen akuntansi dapat menetapkan kebijakan arus kas yang menentukan berapa banyak kas operasi yang harus tersedia setiap saat dan apa yang harus terjadi jika tidak tersedia. Tetapi untuk memastikan kebijakan itu dipertahankan, seseorang di departemen akuntansi harus menyelesaikan rekonsiliasi rekening bank. Proses rekonsiliasi bank memiliki langkah-langkah terperinci tentang bagaimana melakukan rekonsiliasi bank untuk memastikan kebijakan arus kas dipatuhi. Untuk menulis prosedur, uraikan setiap langkah yang harus dilakukan, termasuk judul orang yang menyelesaikan setiap langkah dan apa yang terjadi pada langkah selanjutnya.
Beri Nomor Langkah
Tulis prosedur sesuai urutan langkah yang harus dilakukan. Misalnya, dengan menggunakan proses rekonsiliasi bank, mulailah dengan hal pertama yang perlu terjadi, seperti: laporan bank harus diberikan tanpa dibuka kepada manajer akuntansi. Masukkan langkah-langkah yang harus dilakukan manajer akuntansi sebelum meneruskan pekerjaan rekonsiliasi yang sebenarnya kepada orang lain dalam bidang akuntansi. Ini dapat mencakup hal-hal seperti tinjauan singkat untuk ketidakkonsistenan cek, nama penerima pembayaran, dan lainnya.
Manual Kebijakan dan Prosedur
Sertakan daftar judul di departemen akuntansi dengan deskripsi singkat tentang tugas yang dilakukan oleh setiap posisi di perusahaan di bagian depan manual kebijakan dan prosedur. Ini membantu menciptakan kontrol internal sambil memastikan pemisahan tugas. Tulis kebijakan pada setiap halaman, buat halaman baru atau set halaman untuk setiap kebijakan. Setiap kebijakan menerima tajuk dan judulnya sendiri dalam daftar isi untuk memudahkan orang-orang mencarinya. Setelah kebijakan, sertakan semua prosedur di halaman mereka sendiri sebagai cadangan. Daftar isi dapat mencakup "Kebijakan Arus Kas," sebagai judul utama dengan subjudul dan halaman mereka sendiri yang mencakup "Rekonsiliasi Bank," "Rekonsiliasi Rekening Buku Besar Bank," atau prosedur lain yang berlaku untuk kebijakan spesifik tersebut.
