Lewatlah sudah hari-hari ketika akuntan menggunakan buku besar kertas dan pensil yang tajam untuk mencatat entri akuntansi. Akuntansi terkomputerisasi telah menjadi hal biasa di banyak perusahaan, mulai dari perusahaan Fortune 100 sampai ke bisnis solopreneur satu orang.
Karena internet dan ketersediaan sistem berbasis online dan desktop, biaya perangkat lunak akuntansi telah turun, dan beberapa vendor bahkan menawarkan sistem pembukuan online yang diperkecil tanpa biaya. Walaupun sistem ini mungkin memiliki beberapa keterbatasan, seperti tidak dapat melacak inventaris, mereka biasanya menyediakan fungsionalitas yang cukup untuk bisnis yang lebih kecil atau berbasis layanan seperti konsultasi dan perusahaan terkait layanan lainnya.
Apa itu Sistem Akuntansi Terkomputerisasi?
Sistem akuntansi terkomputerisasi terdiri dari perangkat lunak yang dirancang untuk melacak semua transaksi akuntansi perusahaan Anda, dengan tujuan menghasilkan output keuangan untuk laporan bulanan, laporan keuangan tahunan, informasi pengembalian pajak, dan konfigurasi laporan lainnya yang digunakan untuk menganalisis operasi, efisiensi, dan profitabilitas perusahaan Anda.
Sementara sistem perangkat lunak online gratis atau murah tidak menawarkan banyak penyesuaian untuk bisnis spesifik Anda, perusahaan besar sering menggunakan paket perangkat lunak sistem akuntansi terkomputerisasi yang telah diinstal pada server komputer mainframe perusahaan dan disediakan untuk beberapa pengguna.
Jenis perangkat lunak akuntansi terkomputerisasi skala besar ini sering disertai dengan tingkat kemampuan penyesuaian yang besar. Perusahaan dapat memiliki perangkat lunak yang dirancang untuk mengakomodasi berbagai mata uang, entitas bisnis yang berlokasi di berbagai belahan dunia dan cabang perusahaan yang menjual berbagai rangkaian produk. Selain itu, dapat disesuaikan untuk menghasilkan berbagai laporan keuangan yang menghitung metrik kinerja utama yang disesuaikan dengan industri dan tolok ukur operasional perusahaan.
Siapa yang Menggunakan Sistem Akuntansi Terkomputerisasi?
Tampaknya hampir semua orang dalam bisnis dapat menggunakan sistem akuntansi terkomputerisasi akhir-akhir ini karena beragam solusi yang tersedia untuk memenuhi kebutuhan hampir semua ukuran dan jenis perusahaan. Misalnya, perangkat lunak akuntansi yang sangat populer, Quickbooks, telah digunakan selama bertahun-tahun oleh berbagai perusahaan dari kecil hingga menengah. Perusahaan ini menawarkan versi online dan desktop dari perangkat lunaknya, dan perangkat lunak ini mengakomodasi penyesuaian yang layak dengan harga yang cukup ekonomis.
Menyiapkan Sistem
Pekerjaan yang terlibat dalam menyiapkan sistem perangkat lunak akuntansi terkomputerisasi bervariasi tergantung pada ukuran dan struktur bisnis Anda. Misalnya, jika Anda bekerja sebagai konsultan tanpa karyawan, Anda mungkin dapat mulai menggunakan perangkat lunak akuntansi online segera untuk mencatat jam yang dihabiskan per klien, menyimpan semua nama dan informasi alamat klien Anda, membuat faktur dan mencatat pembayaran dari klien Anda.
Jika Anda mengizinkan klien untuk membayar dalam waktu 30 hari, misalnya, perangkat lunak akuntansi di luar rak memiliki akun piutang bawaan, memungkinkan Anda untuk mencatat transaksi dan kemudian melihat semua pembayaran terutang Anda dari pelanggan, beserta tanggalnya. Anda menerbitkan faktur sehingga Anda dapat melihat usia faktur terutang Anda.
Untuk perusahaan dengan operasi yang lebih kompleks, sebagian besar perangkat lunak memungkinkan Anda untuk merancang bagan akun dengan kode dan kategori akun yang unik untuk perusahaan Anda dan jenis bisnisnya. Ini dapat membantu menjaga data tetap terorganisir ketika Anda merekam entri untuk unit atau departemen bisnis tertentu, misalnya. Itu juga akan memungkinkan Anda untuk menghasilkan satu set laporan keuangan atau laporan untuk melihat profitabilitas perusahaan Anda menurut unit atau departemen, tergantung pada bagaimana Anda merancang sistem Anda.
Akuntansi Kas vs. Akrual dalam Sistem
Anda dapat mencatat transaksi akuntansi Anda baik secara tunai atau akrual di sebagian besar perangkat lunak akuntansi. Sederhananya, perbedaan utama antara kas dan sistem akuntansi akrual terletak pada adanya piutang dan hutang. Akuntansi kas dan akrual berbeda berdasarkan cara Anda mencatat waktu penerimaan kas Anda dari penjualan dan uang yang dihabiskan untuk membayar pengeluaran Anda.
Ketika Anda membayar sesuatu atau dibayar tunai, penjualan dan pengeluaran dicatat secara real time. Ketika Anda menggunakan akuntansi akrual, Anda mencatat penjualan saat Anda memperolehnya dan pengeluaran saat Anda mengeluarkannya, bahkan jika Anda belum menerima pendapatan penjualan atau belum membayar biayanya. Misalnya, dalam sistem akuntansi akrual, Anda akan membuat entri setiap bulan untuk menghasilkan uang untuk polis asuransi yang harus Anda bayar pada akhir tahun. Anda akan mencatat entri ini di akun aset yang disebut asuransi prabayar. Anda akan mencatat transaksi seolah-olah uang sudah dihabiskan dengan mengurangi saldo akun kas perusahaan Anda dan dengan demikian meningkatkan saldo akun asuransi prabayar Anda setiap bulan.
Apakah Pajak Pengembalian Uang atau Dasar Akrual?
Alasan yang baik untuk menggunakan perangkat lunak akuntansi meliputi fungsi pengumpulan dan pelaporan data. Ketika waktu pajak tiba, perangkat lunak membuatnya lebih mudah bagi Anda untuk mengakumulasi data pendapatan dan pengeluaran Anda untuk menyelesaikan pengembalian pajak federal dan negara secara akurat dan efisien.
Data akuntansi yang Anda gunakan untuk mengisi pengembalian pajak Anda dapat berupa uang tunai atau basis akrual, tergantung pada ukuran perusahaan Anda dan metode akuntansi yang Anda pilih untuk digunakan. IRS memiliki aturan tertentu yang akan membantu Anda memutuskan apakah uang tunai atau akuntansi akrual paling cocok untuk bisnis Anda.
Misalnya, jika perusahaan Anda menghasilkan kurang dari $ 1 juta pendapatan setiap tahun, Anda dapat menggunakan metode akuntansi tunai. Jika Anda memiliki inventaris, IRS mengharuskan Anda untuk menggunakan akuntansi basis akrual untuk bagian inventaris bisnis Anda secara khusus. Dengan beberapa pengecualian, jika bisnis Anda adalah perusahaan C, IRS mengharuskan Anda untuk menggunakan akuntansi berbasis akrual sehingga Anda akan melaporkan pajak Anda berdasarkan basis akrual.
Ketika perusahaan Anda melaporkan SPT pertamanya, Anda akan memilih metode tunai atau akrual. IRS mengharuskan Anda untuk memilih metode mana saja yang memberikan pandangan paling lengkap dan akurat tentang pendapatan dan pengeluaran perusahaan Anda. Anda juga harus menggunakan metode yang sama dari tahun ke tahun. Kalau tidak, akan menjadi sangat sulit jika IRS perlu membandingkan data Anda saat ini dengan angka historis Anda. Jika Anda memutuskan untuk mengubah metode akuntansi Anda, Anda harus menggunakan Formulir IRS 3115 untuk meminta izin.
Fungsi Sistem
Perangkat lunak akuntansi yang terkomputerisasi dapat menjadi tulang belulang, menyediakan dasar-dasar pembukuan, atau Anda dapat menggunakan solusi perangkat lunak lengkap yang menawarkan tidak hanya pembukuan, tetapi juga manajemen inventaris, pelacakan distribusi, pembuatan dan pelacakan barang dalam proses, manajemen hubungan pelanggan, manajemen waktu dan proyek dan banyak lagi.
Karena evolusi perangkat lunak yang berkelanjutan, paket akuntansi dapat melakukan lebih banyak tugas transaksional sehari-hari dan membebaskan Anda untuk melakukan pekerjaan bernilai tambah lainnya dalam bisnis Anda.
Penting untuk memikirkan ke depan bagaimana Anda membayangkan pertumbuhan bisnis Anda dan memastikan bahwa perangkat lunak akuntansi Anda dapat diskalakan, artinya dapat mengakomodasi akun tambahan, unit bisnis tambahan dan dapat menangani jumlah unit inventaris yang lebih besar atau mengikat ke barcode pihak ketiga sistem perangkat lunak, antara lain. Jika Anda mengoperasikan toko ritel, misalnya, Anda dapat membuat transaksi mesin kasir Anda secara otomatis dicatat dalam perangkat lunak akuntansi tergantung pada sistem yang Anda pilih, menggunakan pemindai barcode dan tag produk berkode untuk memasukkan informasi ke dalam sistem Anda.
Kelebihan Software Akuntansi
Menggunakan perangkat lunak akuntansi menawarkan beberapa manfaat bagi perusahaan Anda. Pertama dan terutama, struktur dan disiplin sistem akuntansi terkomputerisasi memastikan bahwa perusahaan Anda dapat menghasilkan laporan keuangan yang akurat. Ini sangat penting jika perusahaan Anda perlu menyediakan ini untuk penggunaan eksternal seperti pembiayaan bank, atau jika Anda perlu menyajikan laporan keuangan Anda sesuai dengan prinsip akuntansi yang diterima secara umum (GAAP).
Perangkat lunak akuntansi dapat menghemat waktu, terutama jika Anda ingin membuat anggaran atau perkiraan. Anda hanya perlu membuat laporan data historis dan memproyeksikannya ke depan dengan beberapa penyesuaian untuk menghasilkan anggaran atau perkiraan tahun depan.
Anda juga dapat merampingkan dan menambah efisiensi pada proses akuntansi Anda secara keseluruhan, terutama jika Anda dapat melatih karyawan administratif untuk membantu dengan beberapa tugas pembukuan yang lebih rutin, seperti memasukkan tagihan ke sistem pembayaran Anda, misalnya.
Ketika Anda menghasilkan faktur perusahaan, perangkat lunak akuntansi Anda secara otomatis menambahkan jumlah ke saldo piutang perusahaan Anda. Semua fungsi ini bekerja bersama dalam perangkat lunak akuntansi yang sama mengurangi kesalahan dan membantu Anda memastikan bahwa Anda tidak membiarkan transaksi masuk melalui celah.
Kekurangan Perangkat Lunak
Ada beberapa kelemahan untuk menggunakan sistem akuntansi terkomputerisasi, meskipun mereka masih lebih masuk akal daripada menyimpan buku-buku Anda dengan buku besar dan pensil. Setelah Anda memahami potensi kerugiannya, Anda dapat mengambil langkah-langkah untuk memastikan bahwa masalah ini tidak menjadi masalah dalam bisnis Anda. Sistem akuntansi dapat menjadi rumit dan agak sulit bagi staf untuk digunakan. Paket akuntansi barebones mungkin tepat jika Anda atau staf Anda tidak memiliki keinginan atau persyaratan untuk memahami nuansa dan detail akuntansi.
Jika Anda memiliki perusahaan yang lebih mapan, atau perusahaan dengan struktur kompleks yang mencakup inventaris, pekerjaan dalam proses, beberapa entitas bisnis dan transaksi antar perusahaan, misalnya, perusahaan Anda akan memerlukan sistem akuntansi yang jauh lebih kompleks bersama dengan yang lebih terlatih. staf untuk mengelolanya.
Anda mungkin memiliki biaya berkelanjutan untuk sistem akuntansi. Jika Anda memilih versi Quickbooks online, Anda akan dikenakan biaya bulanan. Paket perangkat lunak yang lebih besar, terutama yang diinstal di server perusahaan Anda, sering membebankan biaya untuk lisensi. Misalnya, perusahaan Anda memiliki 10 orang yang perlu mengakses sistem akuntansi Anda. Penyedia perangkat lunak mungkin membebankan biaya satu kali, biaya tahunan atau bulanan untuk setiap lisensi pengguna selain biaya dasar untuk pembelian perangkat lunak.
Seperti halnya perangkat lunak apa pun untuk tujuan apa pun, pengembang terus meningkatkan dan memperbarui perangkat lunak sehingga dapat berkembang dengan perubahan dalam komputasi atau perubahan di lapangan. Karena hal ini, perkirakan akan ada waktu henti sesekali, terutama jika Anda menggunakan perangkat lunak berbasis online, dan membuat cadangan data reguler menjadi bagian penting dari sistem akuntansi Anda.
Lakukan riset ketika memilih perangkat lunak akuntansi terkomputerisasi yang tepat untuk perusahaan Anda. Tidaklah menyenangkan ketika Anda melakukan semua pekerjaan untuk mengimplementasikan perangkat lunak dan memuat data Anda, hanya untuk mengetahui setelah satu atau dua tahun bahwa perangkat lunak yang Anda pilih memiliki terlalu sedikit fitur dan tidak dapat mengakomodasi bisnis Anda yang sedang berkembang, atau memiliki terlalu banyak fitur asing yang membuatnya lebih rumit dari yang seharusnya.
Layanan pelanggan adalah elemen penting lainnya, jadi pilihlah perusahaan yang dapat memberi Anda, lebih disukai, dukungan 24/7 dan orang yang dapat diajak bicara daripada hanya basis pengetahuan online. Ingat juga bahwa jika Anda menggunakan sistem akuntansi berbasis cloud, informasi keuangan yang sensitif dapat diekspos kepada peretas online, jadi ambil langkah-langkah untuk mengamankan koneksi internet dan data perusahaan Anda.
Meningkatkan Sistem
Jika Anda memulai bisnis dengan menggunakan peranti lunak akuntansi pared-down, atau bahkan sistem pembukuan manual, pada titik tertentu Anda mungkin memutuskan untuk memutakhirkan akuntansi terkomputerisasi Anda untuk membawa bisnis Anda ke tingkat berikutnya. Untuk membuat transisi tidak menyakitkan dan mengatur perusahaan Anda untuk kesuksesan akuntansi, ada baiknya melakukan beberapa pekerjaan persiapan sebelum Anda melakukan transisi ke paket perangkat lunak akuntansi baru.
Mulailah dengan membersihkan data historis Anda, karena jika Anda memiliki informasi akuntansi yang berisi input yang salah, salah kode, atau informasi yang tidak lengkap, kesalahan ini akan terbawa ke sistem baru Anda dan membuatnya lebih sulit bagi Anda untuk memiliki integritas dalam buku akuntansi Anda.
Transisi ke sistem baru Anda pada akhir tahun atau setidaknya pada akhir kuartal, sehingga Anda dapat memiliki tanggal cut-off yang bersih. Ini akan membantu Anda di masa depan ketika Anda perlu melihat kembali transaksi historis tertentu. Selanjutnya, lihat bagan akun perusahaan Anda untuk kesalahan dan tambahkan akun baru yang diperlukan. Tinjau daftar pelanggan Anda, daftar vendor, daftar karyawan, dan daftar lain apa pun yang terkandung dalam perangkat lunak akuntansi Anda yang dapat mencakup akun lama, yang tidak digunakan atau entri duplikat.
Mintalah akuntan Anda mengaudit setiap akun buku besar pada saldo percobaan perusahaan Anda untuk memverifikasi bahwa saldo akun memang akurat. Sistem baru Anda mungkin tidak dapat mengakomodasi detail di balik transaksi ini, yang berarti bahwa jika Anda meneruskan saldo akun yang mengandung kesalahan, Anda tidak akan memiliki informasi dalam sistem baru untuk membantu menyelesaikan kesalahan atau ketidakakuratan. Terakhir, konsultasikan dengan akuntan atau CPA Anda untuk melihat apakah ia dapat meninjau pengaturan sistem Anda, dan merekomendasikan modifikasi apa pun yang dapat merampingkan atau menambah efisiensi pada alur kerja akuntansi Anda.
