Apakah Anda memiliki bisnis konstruksi baru atau Anda hanya ingin mencoba dan menarik pelanggan baru ke perusahaan Anda, mengirimkan surat promosi adalah teknik penjualan yang bijak. Agar tampak seandal dan sefesional mungkin, surat Anda harus mengikuti format dan teknik surat bisnis yang tepat. Bergantung pada penerima (pelanggan, investor atau pemberi pinjaman) surat itu, Anda mungkin perlu menyesuaikan masing-masing untuk membuat kesan terbaik, meskipun setiap surat harus mencakup ikhtisar layanan konstruksi yang Anda tawarkan.
Buat tajuk yang menyertakan nama bisnis konstruksi Anda, alamat, nomor telepon bisnis, dan alamat email. Gandakan ruang di bawah tajuk dan ketik tanggal saat ini.
Gandakan ruang dan ketikkan nama penerima, jabatannya (jika ada), nama dan alamat perusahaannya, semuanya dibenarkan kiri dan spasi tunggal.
Ketik salam formal, salam penerima dengan namanya (mis. "Dear Mrs. Smith"). Bahkan jika Anda mengirim banyak salinan surat yang sama, Anda akan membuat kesan dan koneksi pribadi yang jauh lebih baik dengan meluangkan waktu untuk mengatasi setiap penerima.
Tulis paragraf pengantar dua hingga tiga kalimat yang dimulai dengan informasi Anda yang paling menarik. Misalnya, jika bisnis Anda menawarkan diskon besar untuk layanan atap, baru-baru ini menyelesaikan proyek konstruksi yang penting bagi masyarakat, atau baru-baru ini mulai menawarkan layanan seperti instalasi utilitas yang sebelumnya tidak tersedia, berikan kepada penerima informasi ini segera untuk ambil perhatian mereka.
Tulis isi surat lamaran, lebih detail tentang promosi Anda. Jika penerima tidak terbiasa dengan bisnis konstruksi Anda, berikan ringkasan satu atau dua kalimat dari layanan yang Anda tawarkan. Meskipun Anda mungkin berusaha melakukan semacam penjualan dengan surat Anda, pertahankan bagian surat ini fokus pada bagaimana perusahaan Anda dapat membantu penerima.
Tulis paragraf penutup yang mencakup ajakan untuk bertindak, yang menjelaskan langkah selanjutnya. Misalnya, jika Anda mengadakan penjualan pada renovasi, sebutkan tanggalnya. Jika Anda menawarkan layanan baru yang menurut Anda perlu oleh penerima, tunjukkan bagaimana Anda akan menghubungi Anda untuk membahasnya. Berterimakasihlah kepada penerima atas waktunya dan akhiri dengan penutupan resmi (mis. "Hormat"). Ketikkan nama dan jabatan Anda dengan spasi ganda di bawah penutup.
Tunjukkan brosur atau selebaran terlampir yang diberi spasi ganda di bawah nama Anda dengan jumlah dokumen terlampir dalam tanda kurung. Misalnya: "Lampiran (3)."
