Jika Anda telah membuat keputusan yang sulit dan berat untuk mengundurkan diri atau pensiun, dalam banyak kasus Anda harus menuliskan niat Anda secara tertulis. Selain menyampaikan berita, surat itu juga mengutip alasan utama di balik keputusan Anda. Adalah rasa hormat yang umum bagi majikan untuk menyatakan niat ini untuk memberikan waktu kepada perusahaan untuk mempersiapkan keberangkatan Anda.
Identifikasi niat Anda untuk segera meninggalkan perusahaan di baris pertama surat itu. Tetapkan apakah ini pengunduran diri atau pensiun. Misalnya, sederhana, "Saya menulis surat ini untuk memberi tahu Anda tentang keputusan saya untuk mengundurkan diri dari posisi saya sebagai asisten penjualan John Smith."
Masukkan tanggal efektif keberangkatan Anda. Berikan pemberitahuan cukup kepada perusahaan setidaknya dua minggu. Bahkan jika itu bukan syarat kontrak kerja Anda, jika Anda mengundurkan diri dan berencana mencari pekerjaan di perusahaan lain, Anda harus meninggalkan kesan positif di perusahaan lama Anda. Majikan baru biasanya memanggil majikan lama untuk bertanya tentang pekerjaan Anda dan alasan untuk pergi.
Diskusikan penyebab keberangkatan Anda. Gunakan alasan umum, seperti "Saya mengejar karier baru" atau "Saya mengejar peluang baru." Hindari mengemukakan masalah negatif dari pekerjaan yang mungkin mendorong keputusan Anda, seperti pengalaman buruk dengan manajer. Sekali lagi, Anda harus menjaga pentingnya meninggalkan kesan positif pada manajer perusahaan jika Anda memerlukan referensi di masa depan.
Diskusikan betapa bersyukurnya Anda telah bekerja bagi perusahaan untuk menutup surat itu. Ini adalah keputusan Anda apakah Anda ingin menawarkan untuk membantu melatih pengganti Anda di sini juga. Jika Anda ingin sumber daya manusia mengetahui rencana masa depan Anda, Anda dapat melihat lebih detail dalam surat itu.
Berikan nomor telepon Anda dan minta manajer Sumber Daya Manusia untuk menghubungi Anda untuk membahas masalah terakhir, seperti tanggal wawancara keluar Anda. Jika Anda pensiun, mintalah kontak mengenai manfaat pensiun Anda dari departemen administrasi manfaat perusahaan.
