Surat pengunduran diri resmi melayani sejumlah tujuan. Ini memberi tahu atasan Anda bahwa Anda akan pergi, memungkinkan Anda untuk melanjutkan dengan sikap profesionalisme dan memberi Anda rasa penutupan. Surat pengunduran diri bisa sederhana, tetapi harus mencakup setidaknya lima poin.
Informasi Penerusan
Surat pengunduran diri Anda harus menyertakan nama, alamat saat ini, nomor telepon, dan alamat email Anda. Jika Anda akan pindah, berikan alamat baru atau alamat teman atau kerabat tepercaya kepada perusahaan. Informasi penerusan ini akan memungkinkan perusahaan Anda mengirimkan cek terakhir kepada Anda jika berhutang dan W-2 pada saat pajak. Kemungkinan majikan akan menyimpan informasi ini dalam arsip karyawan Anda.
Apresiasi
Tidak peduli mengapa Anda pergi, surat pengunduran diri bukanlah forum untuk menyuarakan keluhan Anda. Terlepas dari apa yang Anda rasakan tentang majikan Anda, tinggalkan mereka dengan sikap profesionalisme. Anda dapat mengingat kembali surat itu dengan bangga. Munculkan setidaknya satu hal yang Anda hargai dari waktu Anda dengan bisnis ini. Mungkin sesederhana, "Saya bersyukur atas keterampilan komputer yang saya peroleh saat bekerja untuk Anda."
Kesopanan
Surat Anda harus memberi tahu atasan Anda tentang tanggal kerja terakhir Anda. Berikan minimal dua minggu; lebih banyak jika Anda mampu. Ini tidak hanya akan membuat Anda lebih baik, tetapi juga memberikan penghasilan saat Anda sedang menunggu untuk memulai posisi baru Anda.
Transisi
Ambil kesempatan dalam surat pengunduran diri Anda untuk menawarkan bantuan dalam transisi, untuk membantu melatih pengganti Anda. Bahkan jika Anda tidak lagi peduli dengan keberhasilan majikan, ingatlah bahwa orang lain akan mengambil posisi Anda dan akan mendapat manfaat dari pengetahuan Anda tentang pekerjaan dan tugasnya.
Undangan Terbuka
Meskipun surat Anda tidak boleh mengutarakan keluhan Anda, tambahkan baris yang memberi tahu atasan Anda bahwa Anda akan dengan senang hati mengakomodasi perusahaan dengan wawancara keluar, di mana Anda akan membahas alasan Anda pergi jika itu diinginkan. Jika perusahaan mencurigai ada masalah di departemen tertentu atau dengan anggota manajemen tertentu, mungkin ada peluang untuk mendapatkan wawasan Anda sebelum keberangkatan. Jika tidak ingin tahu alasan keberangkatan Anda, Anda akan selalu tahu Anda memberi perusahaan kesempatan.
