Uang tunai adalah aset perusahaan yang paling likuid. Sangat penting untuk membayar tagihan dan memanfaatkan peluang keuangan. Perusahaan menerima uang tunai dari berbagai sumber, termasuk pembayaran dari pelanggan, dividen atas investasi dan penjualan peralatan dan pasokan, di antara banyak sumber lainnya. Sebagian besar rekening kas perusahaan mengalami banyak transaksi selama periode akuntansi. Mereka mencatat informasi terperinci mengenai transaksi-transaksi ini dalam buku kas.
Buku Besar pembantu
Perusahaan menggunakan buku besar umum dan buku besar pembantu untuk melacak transaksi keuangan perusahaan. Buku besar berisi informasi akun untuk setiap akun yang digunakan perusahaan. Buku besar pembantu memberikan informasi terperinci tentang akun tertentu. Buku kas merupakan satu jenis buku besar pembantu. Buku kas mencatat informasi terperinci untuk akun kas terpisah. Akun-akun ini dapat dipisahkan berdasarkan masing-masing rekening bank atau berdasarkan lokasi masing-masing.
Khusus Akun
Beberapa perusahaan memiliki beberapa rekening bank. Setiap rekening bank dapat digunakan untuk mengontrol fungsi tertentu dalam perusahaan. Banyak perusahaan, misalnya, menggunakan satu rekening bank hanya untuk penggajian, mengeluarkan semua item penggajian darinya dan menyetor dana yang cukup secara berkala untuk mencakup semua item yang dikeluarkan. Buku kas menyimpan daftar transaksi yang terpisah dan saldo berjalan untuk setiap rekening bank. Kapan pun perusahaan mengeluarkan pembayaran dari - atau melakukan setoran ke - akun tertentu, perusahaan mencatat pembayaran itu dalam akun buku besar kas terkait.
Lokasi-Khusus
Beberapa perusahaan memiliki rekening kas terpisah untuk lokasi masing-masing perusahaan. Setiap akun tunai digunakan untuk mengontrol transaksi tunai tertentu yang berlaku untuk lokasi tertentu. Buku kas menyimpan daftar transaksi terpisah dan saldo berjalan untuk setiap lokasi. Setiap kali suatu lokasi mengeluarkan pembayaran atau mencatat setoran, transaksi dicatat dalam akun buku besar terkait.
Saldo
Jumlah semua saldo akun buku kas harus sama dengan total saldo kas yang dicatat dalam buku besar perusahaan. Pada akhir bulan, perusahaan meninjau setiap akun buku kas dan merekonsiliasi saldo dari akun ke dokumentasi cadangan, yang mencakup hal-hal seperti laporan bank, slip setoran dan cek yang dibatalkan. Setelah merekonsiliasi masing-masing akun buku kas, perusahaan menjumlahkan saldo semua akun kas dan membandingkan jumlah ini dengan saldo akun kas primer. Perbedaan apa pun harus diselidiki.
