Sistem inventaris sangat penting untuk mengendalikan biaya pembelian dan memenuhi tujuan layanan pelanggan. Meskipun program manajemen inventaris elektronik adalah alat administrasi yang bermanfaat, kunci sistem yang baik terletak pada kekuatan prosedur yang Anda buat. Beberapa elemen yang paling penting dalam sistem yang dikembangkan dengan baik adalah deskripsi item, sistem penomoran, unit standar ukuran dan pelabelan item yang akurat.
Deskripsi dan Angka Item
Buat daftar stok yang menyertakan deskripsi dan nomor empat hingga delapan karakter unik untuk setiap item. Praktik terbaik untuk membuat deskripsi adalah mulai dengan kata benda dan kemudian menggunakan kata sifat dalam urutan yang penting untuk menggambarkan item. Deskripsi seperti "cangkir, kopi, besar, cokelat," "cangkir, kopi, sedang, putih" dan "cangkir, kopi, kecil, putih" adalah beberapa contoh. Nomor barang harus dengan mudah diidentifikasi, bukan menggambarkan suatu barang. Namun, Anda dapat memasukkan beberapa huruf dari deskripsi di awal nomor item Anda untuk mempermudah pencarian item. Misalnya, Anda dapat menggunakan nomor "CUC101" untuk mengidentifikasi cangkir kopi dan nomor "CUS101" untuk mengidentifikasi cangkir soda.
Tentukan Satuan Ukuran Standar
Buat daftar unit ukuran yang disetujui untuk memperjelas daftar pilihan dan laporan inventaris. Untuk sebagian besar bisnis, tindakan standar adalah unit di mana Anda biasanya membeli suatu barang. Unit umum adalah singkatan untuk istilah seperti masing-masing, potongan, kaki, pound atau galon. Pedoman praktik terbaik menyarankan Anda memilih satu singkatan dan menerapkan ejaan dan penampilannya secara konsisten.
Tetapkan Nama Lokasi
Lokasi yang ditetapkan dapat membuat barang lebih mudah ditemukan di ruang penyimpanan atau gudang, tidak peduli seberapa besar itu. Jika Anda menyimpan item di lebih dari lokasi, berikan setiap lokasi nama atau nomor kode, seperti "M" untuk gudang utama dan "S" untuk penyimpanan surplus. Kemudian bagi ruangan menjadi beberapa bagian, dan beri masing-masing nama yang unik. Misalnya, bagian dapat sesuai dengan nomor lorong atau tempat sampah. Selesaikan tugas ini dengan mengidentifikasi lokasi rak untuk item inventaris tertentu. Perusahaan Inventaris Jelas merekomendasikan menggunakan sistem penomoran di mana angka terendah sesuai dengan rak tertinggi dan turun ke lantai. Misalnya, label seperti "M-2-4" memberi tahu Anda sebuah item ada di rak keempat di lorong dua gudang utama.
Label dan Inventaris Toko
Buat label untuk setiap item inventaris yang sesuai dengan daftar stok yang Anda buat. Lakukan penghitungan inventaris fisik saat Anda memberi label, menyimpan, dan memasukkan item, unit pengukuran, dan informasi lokasi ke dalam basis data inventaris. Cetak mengambil dan menerima dokumen dari database dan gunakan ini untuk memperbarui database dan membuat laporan inventaris.
