Pengarsipan dokumen adalah penyimpanan dokumentasi yang tidak lagi digunakan secara aktif tetapi organisasi perlu menyimpan dokumentasi ini sebagai jenis catatan sejarah. Biasanya, organisasi dan bisnis mengarsipkan dokumen, tetapi individu juga dapat mengarsipkan dokumentasi karena berbagai alasan. Serangkaian pertimbangan dan metode yang terkait dengan pengarsipan dokumen. Dalam beberapa kasus, organisasi akan memiliki seperangkat kebijakan yang ditetapkan dengan baik untuk mengelola dokumentasi, di mana organisasi menguraikan prosedur pengarsipan. Organisasi dapat mengarsipkan berbagai jenis media, termasuk elektronik, dengan relatif mudah.
Tujuan
Organisasi mengarsipkan dokumen karena berbagai alasan, dalam banyak kasus yang berkaitan dengan tujuan keseluruhan atau peran organisasi. Seringkali, organisasi arsip dokumentasi karena itu penting budaya atau sejarah. Atau, bisnis mungkin memiliki alasan hukum atau keuangan untuk menyimpan catatan dokumentasi masa lalu yang dapat diandalkan, yang mana pengarsipan adalah metode manajemen yang paling efektif.
Pertimbangan
Setiap organisasi dengan kebutuhan pengarsipan dokumen harus mempertimbangkan prosedurnya dengan cermat. Memutuskan dokumentasi apa yang perlu diarsipkan, baik dalam hal operasi masa lalu dan yang sedang berlangsung, tentu saja merupakan pertimbangan utama. Untuk dokumentasi yang sedang berjalan yang dihasilkan organisasi, organisasi mungkin tiba pada semacam jadwal pengarsipan. Metode pengarsipan juga bervariasi, dan kemajuan teknologi komputasi telah memperkenalkan banyak alat baru, menawarkan solusi yang efisien dan hemat biaya dalam banyak kasus.
Alat
Pada 2011, perangkat lunak untuk pengarsipan dokumen telah meningkat, memberi organisasi lebih banyak peluang untuk mengarsipkan dengan biaya lebih rendah. Organisasi dapat menggunakan pengarsipan perangkat lunak sebagai alat, tidak hanya untuk dokumen yang disimpan dalam bentuk elektronik, tetapi juga untuk dokumentasi kertas dan media lainnya. Organisasi dapat memindai atau mengonversi item non-digital untuk penyimpanan dalam bentuk elektronik, mengurangi jumlah ruang fisik yang diperlukan untuk pencatatan yang efektif.
Risiko
Risiko melekat pada sistem pengarsipan dokumen apa pun, dan organisasi harus mempertimbangkannya saat membuat kebijakan pengarsipan organisasi. Manfaat menyimpan dokumentasi dalam bentuk elektronik hanya valid jika arsipnya aman. Karena itu, organisasi harus menggunakan pengamanan yang memadai untuk melindungi stabilitas dan keamanan arsip, yang ditangani oleh berbagai alat dan layanan pengarsipan dengan cara yang berbeda.
Manfaat
Manfaat memiliki sistem pengarsipan dokumen yang efektif telah meningkat dengan munculnya solusi teknologi. Catatan elektronik menempati ruang fisik yang lebih sedikit dan, dalam beberapa kasus, bahkan mungkin tidak berada di dalam bangunan utama bisnis atau organisasi. Sebagai contoh, beberapa organisasi dapat menggunakan layanan manajemen dokumen eksternal. Keuntungan lain menggunakan catatan elektronik adalah bahwa organisasi dapat dengan mudah dan cepat menyediakan konten yang diarsipkan saat dibutuhkan, seringkali dalam format elektronik yang dapat dicari.
