Efisiensi adalah kunci dalam hampir semua pengaturan kantor atau bisnis. Menjadi terorganisir adalah keterampilan yang akan menguntungkan lingkungan kantor apa pun. Satu hal yang mungkin ingin Anda tingkatkan, meskipun Anda secara umum teratur, adalah pengarsipan dan prosedur pemeliharaan dokumen Anda. Anda dapat menghabiskan berjam-jam mencari dokumen-dokumen penting jika tidak ada sistem untuk mengelolanya. Memiliki kemampuan untuk mendapatkan dokumen yang diperlukan ketika Anda berada di bawah tekanan sangat penting. Meskipun beberapa tempat kerja mungkin memiliki file fisik yang sebenarnya, sebagian besar pengarsipan dokumen terjadi di komputer.
Penamaan
Beri nama semua file dan folder secara konsisten. Jangan menyebutkan beberapa dari mereka berdasarkan tanggal dan yang lain dengan nama proyek. Pastikan bahwa setiap file proyek tertentu memiliki sesuatu yang unik untuk proyek dalam judulnya. Buat folder proyek utama dengan nama yang mudah diidentifikasi. Bagilah folder ini menjadi subfolder dengan judul yang jelas yang dapat Anda gunakan untuk mendaftar nama-nama yang mengerjakannya atau hal-hal lain yang diperlukan.
Penghematan
Simpan dokumen serupa bersamaan. Jika Anda sedang mengerjakan proyek tertentu, simpan semua dokumen dalam folder master yang sama di komputer Anda. Ini lebih efisien dan logis daripada menyimpan semua spreadsheet atau semua grafik di berbagai tempat. Ketika Anda sibuk dengan detail, satu klik akan membawa Anda ke proyek.
Konten
Sebelum Anda mulai mengajukan dokumen, luangkan waktu untuk meninjau konten. Jangan menyimpan semua informasi yang dikirimkan kepada Anda. Ini berarti lebih banyak waktu melihat hal-hal yang tidak perlu nanti. Jika dokumen itu relevan dengan proyek khusus Anda, simpanlah. Jika tidak, lepaskan dari komputer Anda.
Status
Pisahkan dokumen yang merupakan bagian dari pekerjaan yang sedang berlangsung dari dokumen yang untuk pekerjaan yang selesai dan disimpan hanya untuk tujuan referensi dan catatan. Manfaatkan sistem folder Anda. Simpan dokumen saat ini di tempat yang mudah diakses, seperti desktop komputer Anda. Setelah pekerjaan selesai, pindahkan ke folder proyek tempat Anda menyimpan pekerjaan yang selesai. Sesuaikan metode ini sesuai dengan bisnis Anda.
