Banyak bisnis membatasi akses ke bangunan tertentu atau bagian dari bangunan yang harus dimasuki karyawan untuk melakukan pekerjaan mereka. Bisnis dapat mengeluarkan kunci untuk karyawan, yang memungkinkannya mengakses area terlarang. Sebelum mengeluarkan kunci, bisnis mungkin mengharuskan karyawan untuk menandatangani perjanjian pemegang kunci, yang mencakup aturan tentang penggunaan kunci yang tepat dan hukuman untuk penggunaan yang tidak tepat.
Kewajiban
Perjanjian pemegang kunci dapat menetapkan tanggung jawab atas kerusakan furnitur dan peralatan di area terlarang. Ini dapat mencakup tindakan yang disengaja, seperti karyawan yang menggunakan kunci untuk membuka pintu sehingga orang yang tidak berwenang dapat memasuki gedung, dan tindakan yang tidak disengaja, seperti dengan ceroboh meninggalkan pintu terbuka setelah karyawan meninggalkan gedung.
Duplikasi
Perjanjian pemegang kunci dapat melarang duplikasi kunci oleh karyawan. Beberapa kunci menyertakan batasan aksesnya sendiri, seperti kunci elektronik, tetapi kunci logam yang tidak menyertakan fitur keamanan lainnya relatif sederhana dan murah untuk digandakan. Menurut University of Denver, seorang majikan dapat memutuskan untuk mengajukan tuntutan pidana terhadap seorang karyawan yang menduplikasi kunci tanpa izin.
Penggantian
Jika karyawan kehilangan kunci, perjanjian pemegang kunci dapat menentukan apa yang harus dilakukan karyawan untuk mendapatkan kunci baru. Perjanjian tersebut dapat menyatakan bahwa karyawan tersebut harus melaporkan kunci yang hilang dalam periode waktu tertentu, seperti satu hari. Majikan dapat mengenakan biaya denda, seperti $ 20, sebelum memberikan karyawan kunci baru. Majikan masih dapat membebankan denda ini meskipun kehilangannya bukan karena kesalahan karyawan karena seseorang mencuri kuncinya. Jika bangunan berada di bawah batasan keamanan yang lebih kuat, majikan juga mungkin perlu mengganti kunci di gedung, sehingga karyawan mungkin juga harus membayar penggantian kunci, yang mungkin jauh lebih mahal.
Kembali
Perjanjian pemegang kunci mencakup persyaratan yang mengharuskan karyawan mengembalikan kunci jika majikan meminta kembali, karena majikan memiliki kunci. Jika perusahaan memutuskan untuk memberhentikan karyawan, atau menugaskannya untuk bekerja di gedung yang berbeda, karyawan harus mengembalikan kunci kepada orang atau departemen yang ditentukan oleh perjanjian pemegang kunci. Jika karyawan memposting deposit kunci ketika perusahaan memberinya kunci, karyawan menerima deposit ini kembali ketika dia mengembalikan kunci. Jika pemegang kunci tidak mengembalikan kunci dalam periode waktu yang ditentukan perjanjian, perjanjian tersebut dapat menyatakan bahwa pemegang kunci harus membayar biaya penggantian kunci, dan biaya penggantian kunci juga.
