Pekerjaan seorang perencana pertemuan dapat menjadi hal yang menakutkan mengingat sejumlah detail yang terlibat dengan perencanaan dan pementasan konferensi pembicara, tetapi jika Anda menikmati tantangan multitasking dan dikenal sebagai ahli dalam detail juggling, Anda akan siap untuk pekerjaan.
Item yang Anda butuhkan
-
Daftar periksa induk
-
Kontrak pembicara
-
Lokasi
-
Rencana cadangan darurat
Mulailah merencanakan konferensi pembicara Anda setidaknya satu tahun sebelumnya - lebih lama jika orang-orang yang ingin Anda tunjukkan sebagai pembicara tamu adalah pria dan wanita papan atas yang kalendernya diisi bertahun-tahun sebelumnya. Buat daftar periksa induk yang merinci setiap tugas yang harus diselesaikan untuk membawa pembicara ke konferensi dan persediaan, peralatan, dan ketentuan yang harus diperoleh untuk menggelar acara.
Pesan tempat konferensi di lokasi yang mudah dijangkau yang berlokasi dekat bandara, transportasi umum, hotel, restoran, dan fasilitas lainnya karena staf di tempat-tempat ini dilatih untuk menangani kerumunan konferensi 24/7. Minta pengacara Anda untuk menyusun kontrak berbicara standar sehingga Anda memiliki perjanjian yang mengikat secara hukum dengan setiap pembicara untuk muncul dan berpartisipasi dalam acara tersebut.
Kerjakan agenda konferensi Anda sehingga pembicara dijadwalkan dengan sengaja. Tentukan pembicara paling dinamis untuk menangani keynote dan slot terakhir sehingga peserta sangat senang dengan komentar yang pertama dan terinspirasi oleh kata-kata yang terakhir. Beri tahu pembicara batas waktu Anda dan beri kesan pada mereka pentingnya menyisakan waktu untuk pertanyaan lapangan.
Memesan persediaan, tabel pendaftaran, mengatur penyewaan peralatan, signage, lencana, dan sistem kartu kredit / penerimaan tunai untuk mereka yang belum membeli tiket muka. Kirim jadwal konfirmasi kepada pembicara konferensi beberapa bulan sebelum tanggal untuk memberikan peserta banyak waktu untuk membuat rencana transportasi. Verifikasi tanggung jawab organisasi Anda, mis., Penggantian tiket pesawat, penginapan yang dipesan sebelumnya atau batas pengeluaran per-diem, dan pastikan pembicara menerima daftar acara sosial yang mereka undang sebagai bagian dari kunjungan mereka.
Bayangkan rencana cadangan yang mencakup kemungkinan bencana: kematian atau cedera pembicara atau perubahan venue menit terakhir. Tetapkan sukarelawan untuk bertindak sebagai tuan rumah dari masing-masing pembicara dan memesan layanan limusin atau taksi untuk mengarahkan para pembicara jika transportasi tidak menjadi tanggung jawab tuan rumah. Selesaikan tugas-tugas menit terakhir seperti memesan makanan ringan dan wadah air untuk pembicara.
Kumpulkan stamina Anda untuk hari-hari prakonferensi terakhir - jika alat bantu audio visual akan hilang, terjadi perpaduan kamar hotel dan pesawat tertunda, ini cenderung menjadi waktu di mana hal-hal di luar kendali. Pertahankan akal Anda tentang Anda dan andalkan daftar periksa utama Anda. Setelah Anda menulis postconference, terima kasih kepada pembicara, bantulah diri Anda dan berlibur. Anda sudah mendapatkannya.
