Dokumen adalah bagian dari melakukan bisnis, dan proses mempekerjakan karyawan baru tidak terkecuali. Ada beberapa dokumen yang harus diisi oleh karyawan baru, seperti formulir pemotongan pajak dan dokumen setoran langsung. Semua formulir yang diperlukan bersama dengan dokumen khusus perusahaan harus diisi oleh karyawan dan diproses tepat waktu, idealnya pada hari pertama karyawan.
Dokumen Karyawan Baru
Karyawan baru harus mengisi formulir lamaran kerja - jika mereka belum melakukannya - daftar alamat lengkap mereka, nomor kontak, informasi kontak darurat, referensi dan semua pengalaman kerja sebelumnya, bersama dengan persetujuan untuk pemeriksaan latar belakang dan persetujuan untuk obat-obatan pengujian. Sebagian besar karyawan menyelesaikan aplikasi dan menandatangani formulir persetujuan selama wawancara dan proses perekrutan, tetapi, jika tidak, sumber daya manusia akan membutuhkan informasi ini dilengkapi dan diproses untuk file personil karyawan.
Formulir Pemerintah
Pemerintah A.S. mewajibkan beberapa formulir diisi untuk setiap karyawan baru. Formulir I-9 memverifikasi identitas setiap individu yang dipekerjakan dan jika ia berhak secara hukum untuk bekerja di Amerika Serikat. Formulir ini harus diisi dan ditandatangani selambat-lambatnya pada hari pertama kerja dan disimpan oleh majikan bersama dengan salinan kartu jaminan sosial karyawan. Formulir W-4 merinci tunjangan pemotongan karyawan untuk keperluan pajak penghasilan federal. Karyawan harus mengisi Formulir W-4 baru jika tunjangan pemotongan mereka berubah selama tahun tersebut.
Sebutkan Formulir Perekrutan Baru
Semua pengusaha diwajibkan oleh undang-undang federal untuk melaporkan setiap perekrutan baru - dalam waktu 20 hari sejak tanggal perekrutan - ke Kantor Penegakan Dukungan Anak A.S. Lembaga negara ini menentukan apakah seorang karyawan berhutang pembayaran tunjangan anak. Karyawan baru dapat dilaporkan menggunakan salinan Formulir W-4 atau formulir perusahaan yang mencantumkan informasi yang sama. Formulir dapat diserahkan secara elektronik atau melalui surat ke Direktori Negara Bagian Karyawan Baru di negara bagian tempat karyawan itu bekerja.
Formulir Setoran Langsung
Formulir setoran langsung harus diisi dan diubah menjadi departemen akuntansi. Seorang karyawan akan perlu mencantumkan namanya, alamat dan nomor rekening bank, dan melampirkan cek kosong kosong untuk menerima setoran langsung gajinya.
Penerimaan Manual / Buku Pegangan Karyawan
Karyawan baru harus diberikan salinan buku pegangan perusahaan dan manual keselamatan, jika berlaku. Setiap karyawan harus menandatangani dan memberi tanggal pada sebuah kertas yang menyatakan bahwa dia menerima dan akan mematuhi peraturan yang tercantum dalam buku pegangan ini. Formulir-formulir ini penting, karena buku pegangan perusahaan menyatakan semua peraturan perusahaan, termasuk kebijakan narkoba dan alkohol, kebijakan pelecehan seksual, kode etik karyawan, klausa yang tidak diungkapkan dan tidak bersaing, dan informasi perusahaan terkait lainnya.
