Agar kantor Anda berjalan efektif dan efisien, Anda harus dapat menjadwalkan janji temu dengan benar. Mengizinkan terlalu banyak waktu untuk berlalu di antara janji temu akan membuang waktu yang berharga dan mengurangi produktivitas. Di sisi lain, janji temu yang terlalu lama dapat menyebabkan waktu tunggu yang lama yang akan mengganggu pelanggan dan mungkin menyebabkan mereka bangun dan berjalan keluar. Ada beberapa hal yang harus Anda pertimbangkan untuk membuat jadwal yang akan menguntungkan semua orang.
Putuskan apakah Anda ingin menggunakan buku janji atau program perangkat lunak komputer. Keduanya sama-sama efektif, walaupun komputer dapat menarik informasi lebih cepat daripada mencarinya di buku. Buku janji dan program perangkat lunak tersedia secara luas di toko-toko dan online. Pilihan lain adalah menggunakan kalender berbasis web gratis untuk penjadwalan Anda; ini menawarkan keuntungan akses dari komputer mana pun.
Blokir semua hari kantor Anda akan ditutup. Ini mungkin termasuk akhir pekan, liburan, tanggal liburan dan kejadian lainnya yang dapat menyebabkan kantor tutup. Memblokir tanggal-tanggal ini sebelumnya akan memastikan bahwa Anda tidak secara tidak sengaja memesan janji saat tidak ada orang di sekitar Anda.
Blokir jam berapa hari Anda tidak membuat janji. Sebagai contoh, Anda mungkin tidak mulai membuat janji sampai setelah jam 9 pagi. Kemudian Anda dapat mengambil satu jam untuk makan siang dari siang hari hingga jam 1 malam. Hari Anda di kantor mungkin berakhir pukul 5 malam, jadi Anda tidak ingin menjadwalkan janji apa pun setelah pukul 4:30 malam.
Tentukan jumlah waktu yang Anda butuhkan untuk setiap janji temu. Kantor dokter dapat menetapkan waktunya dalam lima belas menit, sementara salon rambut dapat memilih selama tiga puluh menit. Jika janji akan lebih lama dari itu, dua blok waktu dapat disisihkan untuk satu orang. Misalnya, izin mungkin memakan waktu satu jam. Seorang penata rambut bisa menyisihkan dua setengah jam waktu untuk satu pelanggan itu.
Buat janji berdasarkan kebutuhan pelanggan. Jika pelanggan harus pulang pukul 3 malam. untuk anak-anaknya turun dari bus sekolah, Anda akan ingin menjadwalkannya untuk 1 p.m. janji. Selalu lakukan yang terbaik untuk mengakomodasi pelanggan.
Kiat
-
Selalu berikan kartu janji kepada pelanggan untuk mengingatkannya tentang janji yang akan datang. Panggil semua janji di hari sebelumnya sehingga Anda dapat mengonfirmasi bahwa mereka masih akan datang.
Peringatan
Jika Anda mengenakan biaya untuk tidak muncul, Anda harus memberi tahu pelanggan bahwa ketika mereka menjadwalkan janji temu mereka.
