Kebijakan dan prosedur pengaduan memberdayakan karyawan dengan memastikan bahwa suara mereka akan didengar. Sebuah proses formal meningkatkan moral karyawan, meringankan atasan langsung dari perselisihan yang sedang berlangsung dan membantu memastikan bahwa ketidaksepakatan atau masalah lain diselesaikan dengan cepat dan teratur.
Fungsi
Kebijakan pengaduan digunakan oleh banyak organisasi untuk menyediakan saluran komunikasi yang andal dan terdokumentasi antara karyawan dan manajemen. Prosedur tertulis membantu memastikan respons yang cepat, tertib, dan adil terhadap keluhan atau keluhan karyawan. Karyawan yang merasa mereka dianiaya melalui pemecatan, penurunan pangkat, penangguhan tanpa upah, diskriminasi yang melanggar hukum, pelecehan seksual atau peristiwa yang disengketakan lainnya dapat membawa kasus mereka ke tingkat manajemen yang lebih tinggi dengan mengajukan keluhan.
Jenis
Keluhan dapat dibagi menjadi tiga tahap: tahap informal, tahap formal dan proses banding. Bilamana memungkinkan, keluhan harus diselesaikan secara informal antara karyawan dan atasan langsungnya. Jika keluhan tidak diselesaikan dengan atasan langsung, karyawan tersebut harus menyampaikan keluhan dengan tingkat manajemen berikutnya. Jika karyawan tetap tidak puas dengan jawaban tersebut, ia kemudian mulai mengajukan pengaduan resmi yang menyatakan, secara tertulis, keluhannya dan dasar untuknya. Jika keluhan formal ditolak, karyawan biasanya dapat melalui proses banding, dengan keputusan yang dicapai pada saat itu bersifat final sejauh menyangkut perusahaan.
Tanggung jawab
Pengusaha harus bekerja untuk memastikan bahwa setiap orang di organisasi mereka memahami kebijakan pengaduan dan proses banding. Mereka juga bertanggung jawab untuk secara berkala meninjau kebijakan untuk kepatuhan dengan perubahan dalam undang-undang, peraturan, atau praktik ketenagakerjaan. Manajer dan penyelia bertanggung jawab untuk menerapkan prosedur tertulis secara adil dan konsisten, sementara karyawan, untuk bagian mereka, harus mengetahui kebijakan dan mengikuti mereka ketika dibutuhkan.
Jangka waktu
Karyawan yang memilih untuk mengajukan keluhan harus mengikuti prosedur tertulis dan umumnya melakukannya dalam jangka waktu yang ditentukan oleh kebijakan keluhan majikan. Misalnya, kebijakan dapat menentukan bahwa keluhan harus diajukan dalam waktu 15 hari sejak peristiwa yang memicu. Beberapa kategori keluhan, seperti diskriminasi atau pelecehan, dapat diizinkan untuk periode waktu yang lebih lama (seperti 30 hari kalender).
Manfaat
Kebijakan dan prosedur pengaduan bermanfaat bagi pengusaha dan karyawan mereka. Karyawan merasa diberdayakan dengan mengetahui ada proses di mana suara mereka dapat didengar. Pengawas atau manajer mendapat manfaat dengan meneruskan perselisihan yang belum terselesaikan ke tingkat manajemen yang lebih tinggi, di mana mereka dapat ditangani dengan baik. Perusahaan diuntungkan karena moral pekerja meningkat dengan partisipasi dalam proses tersebut. Selain itu, batas waktu bawaan mendorong penyelesaian masalah secara cepat sambil menghambat munculnya keluhan lama setelah fakta.
