Menulis surat rekomendasi untuk karyawan, rekan kerja, atau kenalan lainnya bisa terasa seperti pekerjaan rumah, tetapi dia pasti akan menghargai upaya yang Anda lakukan dalam menyanyikan pujiannya. Surat-surat terbaik keduanya efusif dan tulus, yang membutuhkan sentuhan khusus.
Mintalah peminta surat untuk salinan semua informasi yang Anda perlukan untuk menulis surat rekomendasi sebaik mungkin. Ini harus mencakup tidak hanya resume pemohon dan daftar proyek yang telah dikerjakannya atau kualifikasi lainnya, tetapi juga daftar poin yang ingin ditekankannya dalam surat itu.
Cari tahu apakah ada formulir khusus yang harus Anda gunakan atau prosedur yang harus Anda ikuti. Seringkali surat yang sudah dilengkapi harus disegel dalam amplop dengan tanda tangan Anda di flap.
Mulailah surat dengan pernyataan nama dan posisi Anda, nama dan posisi pemohon, berapa lama Anda mengenalnya, dan dalam kapasitas apa. Pernyataan ini harus menetapkan kemampuan Anda untuk secara akurat mengevaluasinya.
Jelaskan dua atau tiga kualitas atau keterampilan pemohon yang paling menonjol, berikan contoh spesifik bagaimana ia telah menunjukkan kualitas-kualitas itu di masa lalu. Area yang perlu dipertimbangkan termasuk kecerdasan pemohon dan kemampuan analitik, tingkat pengalaman, keterampilan organisasi, keandalan, dan kemampuan untuk bekerja dengan orang lain.
Bandingkan pemohon surat dengan orang lain yang Anda kenal dalam kapasitas yang sama. Jika memungkinkan, hitung perbandingannya, misalnya, "Dari sembilan asisten yang saya miliki, Mary adalah yang terbaik."
Pertimbangkan untuk menyertakan beberapa kritik sederhana terhadap pemohon surat. Jika dia telah membuat beberapa kemajuan dalam mengatasi kekurangan baru-baru ini, menyebutkannya di sini dapat meningkatkan kredibilitas Anda.
Akhiri surat dengan penilaian keseluruhan Anda dari pemohon dan kesesuaiannya dengan posisi yang ia cari. Bahasanya harus kuat, tetapi tidak berlebihan atau tidak tulus.
Tambahkan informasi kontak Anda dan tawaran untuk menanggapi pertanyaan tindak lanjut jika Anda bersedia melakukannya.
Simpan salinan surat itu. Ini akan menghemat banyak waktu dan usaha jika dia membutuhkan surat lain di masa depan.
Kirim surat atau kirimkan ke peminta tepat waktu.
Kiat
-
Satu hingga dua halaman biasanya merupakan panjang ideal untuk surat rekomendasi. Kurang dan pembaca akan curiga Anda tidak banyak bicara tentang pemohon; lagi dan Anda akan melelahkan mereka yang perlu membacanya. Pujian yang samar adalah ciuman kematian. Bungkam tentang pemohon yang tidak memiliki bukti untuk mendukung mereka adalah tanda ketidaktulusan atau ketidaktertarikan. Jika Anda tidak punya waktu untuk menulis rekomendasi yang tepat dan Anda memercayai pemohon untuk menulis rekomendasi yang baik, Anda dapat memintanya untuk menuliskannya untuk Anda. Namun pastikan untuk memeriksanya dengan cermat, sebelum Anda menandatanganinya. Rekomendasi terbaik mempertimbangkan posisi yang dicari pemohon. Jika dia ingin diterima di sekolah pascasarjana, misalnya, Anda mungkin ingin fokus pada kecerdasan atau motivasi dirinya, tetapi jika dia mencari posisi sebagai manajer, Anda mungkin ingin menekankan keterampilan kepemimpinannya.
Peringatan
Jika Anda menulis surat rekomendasi untuk seorang karyawan, tanyakan kepada departemen sumber daya manusia perusahaan Anda untuk memastikan Anda mematuhi kebijakan perusahaan. Beberapa perusahaan melarang pengawas menulis surat rekomendasi untuk menghindari kemungkinan masalah hukum. Jika Anda tidak dapat dengan jujur menulis surat antusias untuk pemohon, lebih baik menyarankan mereka menemukan orang lain daripada kompromi integritas Anda atau menulis surat suam-suam kuku, yang tidak mungkin membodohi siapa pun.
