Semua perusahaan yang merekrut dan memelihara karyawan harus menyimpan file karyawan atau karyawan untuk setiap karyawan yang mereka pekerjakan. Manajer sumber daya manusia harus berhati-hati untuk tidak memasukkan informasi sensitif dalam file karyawan umum, seperti catatan izin medis, keuangan, kriminal atau keamanan. Jenis informasi ini harus disimpan di lokasi yang aman, menurut hukum negara bagian dan federal. Jenis informasi non-sensitif lainnya harus disimpan dalam file karyawan khusus untuk memungkinkan peninjauan karyawan atau digunakan sebagai bukti dalam litigasi ketenagakerjaan.
Catatan Pekerjaan Awal
Informasi mengenai komunikasi pra-kerja, deskripsi posisi, salinan lamaran kerja awal, resume, catatan wawancara, tawaran pekerjaan, segala formulir verifikasi yang ditandatangani, seperti membaca dan memahami buku pedoman karyawan, harus disimpan dalam file karyawan.
Informasi Upah, Penggajian, dan Pajak
Jenis-jenis dokumen ini termasuk catatan waktu, formulir W-4 yang diisi oleh karyawan, catatan kehadiran, otorisasi setoran langsung, pernyataan W-2 tahunan dan mandat tunjangan anak yang memengaruhi upah bawa pulang karyawan.
Penilaian Kinerja, Ulasan Dan Insiden
Jika perusahaan Anda melakukan tinjauan kinerja berkala, salinan dari setiap ulasan mengenai karyawan tertentu harus ditempatkan dalam file personel karyawan. Selain itu, setiap insiden tentang perselisihan dengan karyawan atau manajemen lain, masalah perilaku, pola ketidakhadiran, kinerja pekerjaan yang buruk, dan peringatan tertulis harus dicatat dalam file.
Pelatihan dan Pendidikan
Banyak posisi membutuhkan pelatihan pendahuluan dan berkelanjutan, pendidikan atau sertifikasi. Pengusaha harus menyimpan catatan semua program pelatihan yang diselesaikan karyawan. Jika karyawan dikeluarkan sertifikat penyelesaian untuk kursus tertentu yang berkaitan dengan pekerjaan, salinan harus disimpan dalam file.
Kontak dan Manfaat Darurat
Semua majikan harus menyimpan daftar kontak darurat untuk setiap karyawan dalam arsip terlepas dari apakah lingkungan kerja itu berbahaya. Selain itu, semua manfaat yang terkait dengan posisi karyawan harus dicatat. Manfaat dapat termasuk liburan berbayar, asuransi kesehatan, program penggantian biaya kuliah dan perlindungan lainnya.
