Salah satu hal pertama yang harus diciptakan oleh bisnis baru untuk dirinya sendiri adalah kop surat perusahaan resmi. Logo dan informasi kontak dasar perusahaan harus tercantum pada kop surat. Terkadang, grafik tambahan ikut berperan untuk membuat tata letak kop surat yang lebih menarik.
Identitas perusahaan
Alat tulis kop surat memainkan peran besar dalam identitas merek perusahaan. Segala sesuatu yang dikirim dari perusahaan ke kliennya (surat, folder publisitas, amplop, faktur) harus membuat identitas perusahaan yang kohesif dan dapat dikenali. Logo dan alamat perusahaan harus diulangi pada semua materi pemasaran bisnis. Tujuannya agar publik dapat langsung mengetahui dari siapa korespondensi berasal dengan melihat logo pada kop surat perusahaan. Kop surat adalah cara lain untuk menanamkan logo perusahaan, atau gambar, dalam pikiran publik.
Minat Visual
Tujuan utama kop surat adalah untuk menyampaikan pesan kepada penerima. Desain kop surat seharusnya tidak terlalu sibuk, dan gambarnya tidak boleh terlalu besar, sehingga hanya ada sedikit ruang untuk mengetik huruf. Sebagian besar perusahaan memilih untuk menambahkan desain di balik teks pada kop surat mereka. Ini menambah daya tarik visual pada halaman, tetapi desainer harus memastikan bahwa gambar latar belakang cukup ringan dan tidak bersaing dengan keterbacaan teks. Kop surat harus secara visual terus menjalankan identitas merek perusahaan dengan menggunakan logo dan pilihan warna tertentu.
Kontak informasi
Kop surat harus menyertakan informasi kontak perusahaan. Nama bisnis, alamat, nomor telepon, nomor faks, email, dan alamat situs Web harus cukup besar pada alat tulis untuk dibaca dengan mudah tetapi tidak memakan banyak ruang sehingga hanya ada sedikit ruang untuk pesan.
Keaslian
Bisnis membuat kop surat mereka sebagai sarana untuk menunjukkan kepada penerima surat bahwa bisnis itu adalah perusahaan yang serius dan dapat diandalkan. Penciptaan kop surat menunjukkan komitmen terhadap identitas merek. Jika pelanggan potensial menerima surat yang ditulis pada kop surat profesional, itu membuat kesan yang jauh lebih positif pada klien potensial. Semakin baik kualitas kertas yang digunakan dan kop surat yang dirancang secara profesional, semakin serius klien potensial melihat bisnis dan bersedia mencobanya.
Komunikasi
Seperti halnya peradaban awal yang menulis tentang perkamen di Roma kuno, tanah liat di Babilonia kuno, papirus di Mesir kuno, dan akhirnya kertas di Cina kuno, tujuan kop surat selalu menjadi metode komunikasi tertulis. Awalnya disebut "kertas surat," istilah kop surat dikatakan telah muncul di Amerika sekitar tahun 1890. Pada awal 1900-an, kop surat menjadi lebih kecil dan lebih ringan sehingga kertas tersebut akan cocok dengan mesin tik. Pada pertengahan 1900-an, logo perusahaan menjadi desain populer yang disertakan pada kop surat.
