Asisten virtual bekerja sebagai kontraktor independen yang menawarkan administrasi dan berbagai layanan yang mirip dengan sekretaris di kantor, asisten administrasi, dan staf administrasi. Mereka umumnya bekerja dari kantor rumah yang dilengkapi dengan mesin faks, komputer, meja, printer, dan akses Internet. Jenis perangkat lunak yang diperlukan oleh asisten virtual bergantung pada industrinya. Semua asisten virtual menggunakan seperangkat perangkat lunak umum untuk menyediakan layanan dan mengelola bisnis.
Penerbitan Desktop
Perangkat lunak penerbitan desktop mencakup pengolah kata, presentasi, spreadsheet, dan perangkat lunak database. Asisten virtual yang bekerja di industri pemasaran memerlukan program penerbitan untuk membuat selebaran, situs web, kartu pos, undangan, dan berbagai jenis publikasi. Persyaratan lain termasuk add-on yang disertakan dengan perangkat lunak pengolah kata, pemeriksa ejaan dan tata bahasa, tesaurus, kamus dan penerjemah bahasa.
Transkripsi
Transkripsi terdiri dari rekaman dan dikte tulisan; program perangkat lunak transkripsi memudahkan pemutaran komunikasi yang direkam. Asisten virtual dapat berhenti, memulai, memundurkan, dan menjeda rekaman. Anda dapat mengirim transkrip yang direkam melalui email apa adanya atau sebagai file terkompresi. Pada 2011, format umum termasuk MP3 dan WMV. Beberapa program perangkat lunak perekaman kompatibel dengan format yang berbeda.
Pembukuan
Mengelola bisnis asisten virtual memerlukan perangkat lunak pembukuan dan penagihan. Asisten virtual yang mengkhususkan diri sebagai pemegang buku harus menggunakan sistem pembukuan all-in-one. Asisten ini dapat membuat faktur, penawaran, dan proposal; catat pembayaran; dan melacak waktu kerja dengan satu program atau dengan program perangkat lunak desktop publishing yang berbeda.
Komunikasi
Perangkat lunak komunikasi adalah kebutuhan lain untuk asisten virtual. Perangkat lunak faks dan email yang tersedia menawarkan personalisasi dan template yang sudah jadi. Asisten virtual dapat memilih untuk membuat templat yang sesuai dengan citra bisnis mereka. Menggunakan layanan telepon Internet akan mengurangi biaya tagihan telepon jarak jauh dan bulanan. Menggunakan program email dan faks secara online membutuhkan koneksi internet yang baik.
