Sebagian besar dari kita dibesarkan dengan pepatah lama, "Jika Anda tidak memiliki sesuatu yang baik untuk dikatakan, jangan katakan apa-apa." Ungkapan itu masih benar bahkan ketika menulis evaluasi kinerja. Lagi pula, ketika seorang karyawan percaya bahwa Anda tidak menyukainya atau bahwa ia tidak dapat melakukan sesuatu dengan benar, ia tidak mungkin mencoba untuk meningkat, sedangkan seorang karyawan yang diberitahu bahwa ia unggul di beberapa bidang tetapi masih memiliki beberapa kekurangan akan kemungkinan berusaha untuk berbuat lebih baik. Itulah mengapa sangat penting untuk memperhatikan bagaimana Anda mengucapkan evaluasi kinerja.
Tantangan Tinjauan Kinerja
Evaluasi kinerja, juga dikenal sebagai ulasan atau penilaian karyawan, sering tidak populer dengan karyawan yang menerimanya dan manajer yang menggabungkannya. Namun, mereka masih merupakan alat penting untuk membuat karyawan memahami kinerja mereka dan bagaimana mereka dapat membantu perusahaan dengan lebih baik. Meskipun pujian atau kritik tatap muka tentu berguna setiap hari, ulasan formal dapat memberikan manajer dan karyawan sesuatu yang konkret di mana mereka dapat melihat ke belakang.
Tentu saja, cukup mudah untuk menulis ulasan karyawan yang positif tentang karyawan yang hampir sempurna, tetapi karena hampir semua orang memilikinya sesuatu diperlukan untuk bekerja, tantangannya terletak pada mendorong produktivitas dan menjaga moral sambil tetap mengekspresikan kebutuhan perusahaan. Anda perlu memuji kebajikan karyawan Anda sementara juga cukup mengkritik bidang masalah mereka dengan kritik yang membangun.
Jenis Evaluasi Karyawan
Ada banyak cara berbeda untuk menilai karyawan seperti halnya cara menilai siswa di sekolah. Beberapa perusahaan menggunakan sistem persentase, beberapa menggunakan nilai surat, beberapa menggunakan skor satu hingga lima, beberapa memiliki format pertanyaan dan jawaban tertulis dan beberapa membiarkan semuanya benar-benar terbuka dan tidak menggunakan sistem penilaian formal sama sekali.
Jika perusahaan Anda sudah memiliki sistem, Anda sudah memiliki awal. Jika tidak, Anda harus memilih sistem. Apa pun yang Anda pilih, pastikan itu adil dan konsisten untuk semua karyawan.
Terlepas dari bagaimana karyawan dinilai, sebagian besar ulasan kinerja akan fokus pada enam komponen mendasar:
- kemampuan berkomunikasi
- kemampuan memecahkan masalah
- kualitas dan ketepatan kerja
- keterampilan kolaborasi dan kerja tim
- kehadiran, keandalan, dan ketergantungan
- kemampuan untuk memenuhi tenggat waktu dan sasaran
Saat menulis ulasan Anda, fokuslah pada tujuan spesifik perusahaan seperti bagaimana karyawan menyelaraskan dengan budaya perusahaan dan pernyataan misi bisnis, kompetensi spesifik posisi yang terkait dengan pekerjaan aktualnya dan pencapaian atau pertumbuhan penting selama periode evaluasi.
Contoh Evaluasi Kinerja Positif
Contoh-contoh tinjauan kinerja positif sering menyarankan menawarkan sesuatu yang dapat digunakan karyawan itu. Namun, jika seorang karyawan melakukan pekerjaan yang sangat baik dan Anda tidak melihat apa pun untuk dikritik, jangan memaksanya.Adalah lebih baik untuk benar-benar positif daripada memasukkan kritik semata-mata dengan tujuan memberikannya sesuatu untuk ditingkatkan.
Cobalah untuk menghindari kata-kata umum seperti "baik," "buruk," "luar biasa" dan "baik" dan alih-alih gunakan istilah yang lebih deskriptif seperti "dinamis," "fungsional," "efektif" dan "efisien." Berikut adalah contoh bermanfaat dari ulasan positif:
"Susan adalah server yang responsif dan melebihi semua harapan. Dia memiliki sikap positif, tersenyum ketika berbicara dengan pelanggan dan cepat untuk menawarkan rekomendasi saat yang tepat. Ketika restoran sedang sibuk, dia siap beradaptasi dengan tekanan, dan dia siap fleksibel ketika masalah muncul. "
"Ketika segala sesuatunya berjalan lambat, dia mencari tanggung jawab tambahan dan tetap berorientasi pada detail, betapapun sibuknya lantai. Susan bekerja sendiri dengan baik ketika diperlukan, tetapi juga memiliki komunikasi yang efektif dengan anggota tim lain saat dibutuhkan."
Ulasan dan Contoh Tengah Jalan
Saat mencari contoh evaluasi karyawan yang agak kritis secara online, Anda akan sering melihat bahwa penulis selalu memulai dengan sesuatu yang positif. Itu karena orang lebih responsif terhadap kritik jika mereka merasa kerja keras mereka juga diperhatikan. Biasanya merupakan ide yang baik untuk memasukkan "sandwich pujian" bila memungkinkan, memulai dan mengakhiri dengan sesuatu yang positif untuk dikatakan tentang karyawan tersebut. Sebagai contoh:
"Donald memenuhi semua harapan ketika datang untuk membantu pelanggan, tetapi komunikasinya dengan karyawan lain meninggalkan sesuatu yang diinginkan. Dia beradaptasi dengan baik dengan tuntutan klien dan situasi sulit, seperti transisi ke sistem telepon baru. Sayangnya, keterampilan manajemen waktunya bisa menggunakan sedikit pekerjaan, karena ia sering membiarkan pelanggan ditahan selama lima menit atau lebih sambil mencoba fokus memperbaiki masalah kecil untuk klien yang datang sendiri.
"Donald mempertahankan sikap positif, betapapun stres situasi ini, dan kemampuannya untuk selalu menyenangkan pelanggannya menjadikannya kandidat yang potensial untuk promosi ke departemen layanan pelanggan tingkat elit."
Contoh Ulasan Karyawan yang Negatif
Ulasan kinerja yang buruk adalah beberapa yang paling sulit untuk ditulis karena mungkin sulit untuk bersikap konstruktif dan mempertahankan moral karyawan sambil tetap menyatakan bahwa karyawan perlu meningkatkan pekerjaannya. Penting untuk menggunakan bahasa yang berfokus pada pertumbuhan untuk menjaga hal-hal se-positif mungkin. Sekali lagi, coba buka dengan sesuatu yang positif jika memungkinkan.
Jangan pernah melakukan ancaman seperti pemotongan gaji atau kehilangan pekerjaan, karena ini cenderung menurunkan motivasi karyawan daripada mendorongnya untuk berusaha lebih keras. Berikut adalah dua contoh penilaian kinerja kritis: yang harus Anda coba tiru dan yang harus Anda hindari.
Penilaian Karyawan yang Bermanfaat
"Donna dapat menjadi pemimpin yang sangat efektif di saat menjalankan tugasnya sebagai manajer shift. Namun, dia sering terlambat dan ini mengurangi jumlah waktu yang dia habiskan untuk melakukan pekerjaannya. Selain itu, dia memiliki kecenderungan untuk menghabiskan waktu dengan santai mengobrol. dengan karyawan lain, membuat waktu mereka kurang produktif.
"Kami ingin melihat Donna lebih fokus pada kehadirannya dan pada perilaku dirinya dengan sikap yang lebih profesional ketika berbicara dengan karyawan, menonton tepat waktu dan membatasi percakapan dengan mereka yang relevan dengan pekerjaan yang sedang dikerjakan."
Perhatikan bahwa ulasan dimulai dengan nada positif dan diakhiri dengan saran untuk bagaimana Donna dapat meningkatkan pekerjaannya.
Ulasan Kinerja yang Tidak Membantu
"John selalu terganggu dan tidak pernah memenuhi tenggat waktu proyek. Dia tidak membantu ketika berbicara dengan klien dan tidak repot menulis catatan yang memadai."
Pertama, jangan pernah menggunakan bahasa hiperbola atau kasar, karena ini dapat membuat pertahanan karyawan, membuat mereka terhalang dari kritik Anda dan tidak mungkin tumbuh. Kedua, spesifik. Bagaimana John tidak membantu? Akhirnya, tawarkan saran untuk bagaimana dia dapat meningkatkan: John harus memprioritaskan tugas pada hari itu untuk membantu menghilangkan gangguan dan mengikuti panduan kami untuk memastikan dia membuat catatan yang memadai.
Kiat untuk Menulis Ulasan Karyawan
Penting untuk diingat bahwa sebagian besar karyawan ingin melakukan pekerjaan dengan baik, tetapi tidak ada yang merespons dengan baik untuk diberi tahu bahwa mereka tidak baik. Saat menawarkan kritik, coba gunakan bahasa yang objektif dan berbasis pertumbuhan dan hindari hiperbola. Ingatlah bahwa lebih baik menawarkan solusi daripada sekadar mengatakan seseorang tidak cukup baik.
Mungkin sulit untuk memulai ketika menulis ulasan kinerja, jadi tempat awal yang baik dapat berupa deskripsi pekerjaan karyawan atau evaluasi diri dari karyawan yang menyatakan apa yang menurutnya baik dan apa yang dapat ditingkatkan. Saat menulis ulasan Anda, cobalah untuk menghindari membandingkan karyawan satu sama lain. Ingatlah bahwa sementara satu karyawan mungkin tampak kurang produktif daripada karyawan Anda yang berprestasi, ia mungkin masih jauh melebihi harapan umum.
Akhirnya, walaupun evaluasi kinerja bisa jadi tidak menyenangkan untuk diselesaikan, mereka memang membantu membimbing seorang karyawan menuju kesuksesan. Sangat sulit untuk meninjau kinerja karyawan dalam jangka waktu yang lama daripada hanya beberapa bulan. Dengan mengingat hal itu, cobalah untuk melakukan tinjauan secara teratur, tidak hanya setahun sekali, dan pertahankan waktu yang konsisten karena evaluasi tidak boleh mengejutkan. Ini akan memberi karyawan Anda kesempatan untuk melihat kerja keras mereka terbayar jika mereka mencoba menindaklanjuti dengan saran Anda.
