Ketika perusahaan membeli mesin, kendaraan, perangkat lunak, atau barang lain yang memenuhi syarat sebagai aset karena kegunaan jangka panjangnya, ini dianggap sebagai pengeluaran modal. Karena biaya yang signifikan, sebagian besar perusahaan merencanakan di muka untuk pembelian ini; tetapi ketika mesin rusak atau teknologi baru memberikan peluang bagi perusahaan untuk merampingkan proses, pengeluaran sejumlah besar uang harus ditimbang terhadap utilitas pembelian. Untuk membuat kebijakan mengenai pengeluaran ini, manajemen harus memeriksa sejarah pengeluaran perusahaan dan menarik kesimpulan yang sesuai.
Tinjau catatan akuntansi masa lalu untuk menentukan pola pengeluaran untuk barang modal dan untuk memperkirakan pengeluaran tahunan yang tidak direncanakan karena penggantian peralatan.
Tetapkan anggaran templat yang mencakup pengalaman masa lalu dan pengeluaran yang direncanakan. Perkirakan persentase pengeluaran modal yang tidak direncanakan dan sertakan tunjangan untuk barang-barang tersebut.
Tentukan bagaimana keputusan mengenai pengeluaran yang tidak direncanakan telah dibuat di masa lalu dan catat bagaimana keputusan yang berhasil dirumuskan.
Tulis prosedur untuk mengidentifikasi pengeluaran modal yang akan dimasukkan ke dalam anggaran, termasuk templat RFP (permintaan proposal), persyaratan penawaran, persyaratan pembayaran, dokumentasi kebutuhan dan daftar ulasan serta persetujuan yang harus dilakukan sebelum memasukkan item biaya dalam anggaran.
Tulis daftar tindakan yang mencakup bagaimana keputusan harus dibuat pada pengeluaran yang tidak direncanakan. Uji tuntas yang diterapkan pada pengeluaran yang dianggarkan harus dimasukkan, ditambah sistem untuk membandingkan pengeluaran yang diharapkan dengan asumsi pendapatan dan mengevaluasi tingkat risiko yang terkait dengan pengeluaran uang itu.
Atur kebijakan Anda dengan pengantar yang menyatakan tujuan kebijakan, bagian yang mencakup pengeluaran modal yang direncanakan dan proses memasukkannya dalam anggaran, bagian pengeluaran modal yang tidak direncanakan dan bagaimana mereka harus dievaluasi, dan kebijakan untuk menentukan jumlah penyisihan untuk pengeluaran modal yang tidak direncanakan yang harus dimasukkan dalam anggaran tahunan.
Kiat
-
Suatu kebijakan hanya sebaik penegakannya. Selama proses pembuatan kebijakan Anda, minta semua manajer yang mungkin terpengaruh untuk berpartisipasi aktif dalam perumusannya dan mendapatkan persetujuan tertulis pada setiap elemen utama kebijakan.
Peringatan
Bersiaplah untuk memodifikasi kebijakan baru Anda saat kesempatan muncul. Mengontrol risiko membuat pengeluaran modal yang tidak direncanakan melibatkan departemen akuntansi yang kuat dan responsif yang dapat memberikan informasi keuangan yang akurat pada saat itu juga.
