Permintaan Proposal (RFP) adalah dokumen di mana Anda meminta kontraktor untuk menawar pekerjaan yang ingin Anda lakukan. Ini menguraikan rincian tugas, kualifikasi yang diperlukan, ketentuan kontrak, tenggat waktu pengiriman dan instruksi tentang cara merespons. Anda biasanya mengirim surat niat beberapa minggu sebelum proposal tanggapan yang sebenarnya ke RFP. Ini memberi penerbit RFP gagasan tentang berapa banyak tanggapan yang diharapkan. Meskipun Anda dapat menemukan templat RFP dan letter of intent yang berkualitas secara online, sebaiknya telusuri terlebih dahulu contoh bagaimana Anda harus merespons dan apa yang harus dimasukkan atau tidak.
Menguraikan Detail
Sebelum menanggapi RFP, bacalah dengan seksama. Pada akhirnya, proposal tanggapan Anda harus mencakup perincian tentang bagaimana Anda akan menghasilkan hasil yang memenuhi persyaratan. Berhati-hatilah jika persyaratan RFP tidak secara jelas menyatakan fungsi yang diinginkan atau ambigu dalam hal apa pun. Anda tidak ingin menemukan diri Anda kekurangan dalam memenuhi persyaratan di akhir proyek. Cari metrik yang menentukan bagaimana kepatuhan Anda akan diukur. Menilai hukuman untuk ketidakpatuhan dan menimbang risikonya. Memahami bagaimana kontrak yang dihasilkan akan didokumentasikan, dipantau dan dikelola untuk menegakkan perjanjian. Jika penerbit terbuka untuk pertanyaan, hubungi mereka untuk menyelesaikan apa pun yang tidak jelas. Kemudian, Anda dapat mengirim surat niat Anda dengan percaya diri.
Contoh Dasar dan Garis Besar Letter of Intent RFP
Setelah Anda memutuskan untuk merespons, segera kirimkan surat niat RFP kepada perusahaan yang mengeluarkan RFP yang menyatakan bahwa Anda berencana untuk mengajukan proposal. Ini memastikan bahwa Anda akan menerima pembaruan atau perubahan RFP asli. Jangan merespons dengan surat tulisan tangan atau menggunakan email kecuali diperintahkan secara eksplisit untuk melakukannya. Mulailah surat Anda dengan menunjukkan mengapa Anda tertarik. Akui tenggat waktu. Sertakan informasi kontak Anda. Sebagai contoh isi surat Anda, bisa sesederhana:
"Kami ingin menunjukkan minat kami pada Permintaan Proposal (RFP) yang dirujuk dan diberitahu tentang pembaruan apa pun sebelum kami mengirimkan pada tanggal yang diwajibkan."
Anda dapat, tentu saja, memasukkan lebih banyak detail. Hindari mengajukan pertanyaan klarifikasi, yang dapat membuat maksud Anda ambigu.
Bagaimana dengan Waktu untuk Bernegosiasi?
Negosiasi harga biasanya dimulai nanti, seperti pada tahap penawaran awal, jika Anda membuat daftar. Namun, Anda dapat memilih untuk memasukkan satu atau dua paragraf dalam letter of intent, menguraikan kebutuhan pendanaan proyek. Namun ketahuilah bahwa mengemukakan masalah keuangan terlalu dini dalam proses dapat memengaruhi peluang Anda untuk membuat kontrak.
Kirim dengan aman
Anda ingin memastikan surat Anda diterima; kirimkan melalui surat bersertifikat sehingga Anda mendapatkan tanda terima dengan catatan pengiriman. (Layanan Pos Amerika Serikat ini menawarkan layanan ini dengan biaya rendah; lihat situs web mereka untuk harga saat ini.) Anda juga dapat melacak informasi pengiriman online. Anda kemudian harus siap untuk menulis proposal Anda yang sebenarnya untuk menentukan hak dan kewajiban kontrak.
